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Der ultimative Leitfaden für Deine Gebäudereiniger Software (2021)

Bist Du auf der Suche nach einer neuen Software für Deine Gebäudereinigung? Dann wird Dir dieser Leitfaden bei der Auswahl der richtigen Software helfen. 

Für wen ist dieser Leitfaden überhaupt geeignet? Für Personen die in einer Gebäudereinigung tätig sind und folgende Positionen ausführen:

Geschäftsführung/ Geschäftsleitung

Verantwortliche für Buchhaltung

Verantwortliche für Auftragsorga

Verantwortliche für Personalplanung

In diesem Leitfaden wirst Du eine umfangreiche Einführung in Software für Gebäudereiniger erhalten. Du wirst die Gründe erfahren, warum eine intelligente Software für Deine Firma/ Deine Abteilung langfristig unumgänglich ist. Und welche Vorteile Du durch eine Software erhalten wirst. Egal ob es sich bei Dir um eine Neueinführung von Software handelt, oder Du Deine bestehende Software einfach nur erweitern und wechseln willst. Dieser Leitfaden wird Dir dabei helfen. Wie ein Navigationssystem wirst Du Schritt für Schritt durch die wichtigsten Kernelemente geführt:

Das Dilemma mit Gebäudereiniger Software

Stelle Dir vor Du hast vor fünf Jahren eine Software eingeführt. Anfangs lief alles reibungslos. Doch mittlerweile können bestimmte Prozesse nicht mehr abgedeckt werden. Der manuelle Aufwand ist für Deine Mitarbeiter einfach zu hoch. Die Auftragsorganisation beschwert sich schon seit zwei Jahr darüber, dass die Workflows nicht mehr zeitgemäß sind. Aufgrund fehlender Schnittstellen kannst Du auf keine innovativen Lösungen zugreifen. Und du denkst dir:

Ach hätte ich damals doch nur ein spezialisierte Gebäudereiniger Software gekauft!

Wächst das Unternehmen, sind schnell mehr und mehr Vorgänge zu bearbeiten. Hinzu kommt: Durch die wachsende Zahl der Auftraggeber und Objekte mit individuellen Leistungsprofilen nehmen ehemals schlichte Prozesse komplexe Formen an. Die als Insellösungen installierten Software-Tools lassen sich weder vernetzen noch von allen Arbeitsplätzen aus nutzen. Eine eilig eingekaufte und installierte Gebäudereiniger-Software soll an diesem Punkt oft Erleichterung schaffen, lässt sich aber nur begrenzt anpassen und erweitern. Da IT-Dienstleister teuer sind, setzen viele Gebäudereinigungsunternehmen an diesem Punkt auf selbstgebastelte Workarounds.
 

Wenig effiziente Prozesse

Eine an vielen Stellen improvisierte IT-Struktur resultiert in einer wenig effizienten Organisation. Bei größeren Anpassungen ist man weiterhin auf Berater angewiesen. Fehlende Schnittstellen und Inkompatibilitäten zwischen einzelnen Programmen legen die Umstellung auf eine zeitgemäße und mitwachsende Gebäudereiniger-Softwarelösung nah. Denn die Ansprüche von Kunden und Mitarbeitern wachsen. Wir sind heute schnelle, flexible und mobile Services gewohnt. Doch dies gelingt nur mit einer State-of-the-art Software für Gebäudereinigung.


Vernetzt und individuell anpassbar

Die Furcht vor mit der Umstellung verbundenen Komplikationen und Unterbrechungen lässt manch einen Gebäudereinigungsbetrieb lange mit dem Schwenk auf ein neues System zögern - manchmal zu lange. Doch nur mit einer modernen und umfassend vernetzten Software sind Gebäudereiniger schnellen Veränderungen und dynamischen Wachstumsphasen gewachsen. Der hohe Wettbewerbsdruck verlangt ein flexibles Steuerungstool, mit dem sich Abläufe automatisieren und optimieren lassen. Die Gebäudereiniger Software von Mendato punktet mit einem bedienerfreundlichen digitalen Schaltpult, das alle unternehmensinternen Projekte und Abläufe transparent abbildet und sich mit zahlreichen anderen Anwendungen vernetzen lässt.

Wettbewerb um junge Mitarbeiter

Eine neue Generation von Mitarbeitern ist mit digitalen Games und Tools groß geworden. Damit einher gehen neue Ansprüche an Design und Usability einer Software. Sperrig gestaltete Nutzeroberflächen mit langen Mauswegen und unlogischen Abläufen frustrieren. Veraltete Software stellt aber auch eine Gefahr für Datensicherheit und Datenintegrität dar. Der hohe Nutzen einer unternehmensweit einsetzbaren Gebäudereiniger-Software mit modernem Interface erschließt sich spätestens dann, wenn mehr und mehr Auftraggeber und Standorte zu verwalten sind.

Dashboard Mendato Software

Eine Software-Lösung, die standortübergreifenden Austausch und eine individuell konfigurierbare Zugriffssteuerung bietet, gibt Buchhaltung, Auftragsorganisation, Personalplanung und Mitarbeitern eine einheitliche Plattform. Auch externe Dienstleister lassen sich problemlos anbinden und finden sich schnell zurecht. Die Reinigungssoftware Mendato verwaltet alle relevanten Betriebsbereiche und punktet mit hoher Zukunftssicherheit. Mit dem flexiblen und ausbaufähigem Software-System auf Cloud-Basis profitiert Dein Gebäudereinigungsbetrieb von einem hochgradig anpassbaren System und einer lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorfälle.

Die Komplexität in der Gebäudereinigungsbranche

Auftragsabwicklung

Buchhaltung

Personalplanung

Im Vergleich zu anderen Branchen sind in der Gebäudereinigung die Prozesse auf vielen Ebenen durch unterschiedliche Anforderungen geprägt. Leistungen und Abläufe lassen sich selten eins zu eins auf einen neuen Auftrag übertragen - jeder Kunde setzt andere Schwerpunkte und auch die Objekte machen Anpassungen notwendig. Das macht die Personalplanung schwierig, da unterschiedliche Einsatzzeiten und Leistungsprofile mit den zeitlichen und fachlichen Kapazitäten der Mitarbeiter zu vereinbaren sind.

Auftragsabwicklung

Liegen Angebote, Rechnungen und Verträge auf verschiedenen Plattformen, macht die Inkompatibilität und Notwendigkeit zur Synchronisierung selbst einfache kaufmännische Vorgänge langwierig und fehleranfällig. Abnahmen und Leistungsnachweise sind bei den meisten Betrieben noch gar nicht digital formatiert. Die Suche in Ordnern und Ablagen verträgt sich schlecht mit einer effizienten und schlanken Arbeitsorganisation. Diese zergliederte Verwaltung erschwert die Qualitätskontrolle ebenso wie die schnelle Umsetzung von Kundenwünschen und das Beheben von Reklamationen.

Buchhaltung

In der Buchhaltung eines Gebäudereinigungsunternehmen sind verschiedene Rechnungsarten und Zeitintervalle zu berücksichtigen. Die für ein Objekt erbrachten Leistungen lassen sich selten auf einen neuen Auftrag anwenden. Rechnungslegung und Mahnverfahren sind mit einzelnen Aktivitäten und einer zeitaufwendigen Bearbeitung verbunden. Eine Optimierung von Zahlungsfristen und Rabatten zur Verbesserung des Cashflows findet nicht statt, da einfache Buchhaltungsprogramme wie Lexware und Sevdesk nicht auf die speziellen Belange einer Gebäudereinigung abgestimmt sind. Dafür erfordern die klassische Buchhaltungsprogramme wie WISO eine lange Einarbeitungszeit, was neue Mitarbeiter schnell frustrieren kann.

Personalplanung

In der Gebäudereinigerbranche sind unterschiedliche Beschäftigungsmodelle an der Tagesordnung. Ein Großteil des Personals arbeitet in Teilzeit oder als 450-Euro-Jobber. Hinzu kommt eine hohe Fluktuation der Mitarbeiter, was eine dynamische Personalplanung erfordert. Nur durch klare Leistungsbeschreibungen und strukturierte Einweisungen lässt sich unter diesen Bedingungen eine konsistente Reinigungsqualität gewährleisten. Vertretungen, die bei Urlaub oder Krankheit eines Mitarbeiters einspringen, müssen sich in einem Objekt auf Anhieb zurechtfinden können. Dies gelingt mit einer didaktisch aufgebauten Leistungsbeschreibung und Tourenplanung, die sich in eine leistungsfähige Software für Gebäudereinigung integrieren und mobil abrufen lässt.

Mit der Mendato Reinigungssoftware kannst Du komplexe Prozesse effizient gestalten. Trotz unterschiedlicher Anforderungen lassen sich gemeinsame Leistungsprofile definieren. Mit der innovativen Cloud-Lösung hat unsere Gebäudereinigung ein vielseitig einsetzbares und anpassbares Steuerpult zur Hand. Und nebenbei motivierst Du mit moderner Software Dein gesamtes Team und sorgst für unternehmerisches Momentum.

Ilknur Serbest / Geschäftsführerin der Richtig Sauber GmbH mit über 30 Standorten

Die 17 Vorteile einer Gebäudereinigersoftware

Durch den Umstieg auf eine moderne Reinigungssoftware kommen alle Unternehmensbereiche in den Genuss einer einheitlichen und flüssigen Vorgangsbearbeitung. Der schnelle Zugriff und die Vernetzung aller für die Bearbeitung erforderlichen Dokumente und Daten reduziert Stress und motiviert Mitarbeiter.

Buchhaltung

In der Buchhaltung lassen sich wiederkehrende Leistungen effektiv automatisieren. Bei manueller Eingabe werden fehlerhafte Eingaben durch die Software unmittelbar erkannt - der Anwender hat ein lernendes System zur Hand und profitiert von aktivem Feedback.

Die Benefits in Kürze:

  • Rechtzeitige Zahlungen
  • Stets aktuelle Daten
  • Kurze Einarbeitungszeit

Auftragsorganisation

Alle Informationen sind übersichtlich angeordnet und sofort verfügbar. Digital ausgestellte Arbeitsscheine werden digital quittiert und sind mit mobilen Endgeräten verwaltbar. Durch den direkten Zugriff auf alle Arbeitsscheine kann die Auftragsverwaltung auf Anmerkungen und Fragen unmittelbar reagieren. Reinigungskräfte ersparen sich den Gang ins Büro und profitieren von schnellen Reaktionen auf Fragen und Anforderungen.

Die Benefits in Kürze:

  • Klar strukturierte Informationen
  • Digitale Verwaltung der Arbeitsscheine
  • Schnelles Feedback

Personalplanung

Mitarbeiter haben den Einsatzplan am Handy verfügbar. Urlaubsplanung und Arbeitszeiterfassung nehmen Mitarbeiter mittels digitaler Check-in-Routinen vor. Die digital erfasste Einsatzplanung hilft, Leerstände zu vermeiden und personelle Kapazitäten schwankenden Auftragslagen anzupassen.

Die Kommunikation per Chat und Messenger entlastet Vorgesetzte und lässt sich dokumentieren. Reinigungskräfte können auch Fotos mit dem Smartphone anfertigen und zwecks Dokumentation online zusenden. So lässt sich einem Auftraggeber zum Beispiel belegen, dass ein Wasserschaden bereits vor Arbeitsantritt der Mitarbeiterin bestand.

Die Benefits in Kürze:

  • Effiziente Kapazitäten- und Personalplanung
  • Digitale Arbeitszeiterfassung
  • Kommunikation via Chat und Messenger
  • Prompte Dokumentation aller Vorfälle

Kundensupport

Durch den standortunabhängigen Zugriff auf die Kundendatenbank kann jeder Mitarbeiter dem Kunden aktuelle Auskünfte zu einem Vorgangsstatus geben. Anmerkungen anderer Mitarbeiter sind im System hinterlegt. Der direkte Kontakt zum Reinigungspersonal, den eine Cloud-basierte Software für Gebäudereinigung bietet, die zügige Behebung von Reklamationen - dies wird von Kunden bemerkt und geschätzt. Zufriedene Kunden sind schneller zu einer Auftragsverlängerung bereit. Das stellt Planungssicherheit her, wirkt sich aber auch in exzellenter Reputation und in Empfehlungen aus.

Die Benefits in Kürze:

  • Schneller Kundenservice
  • Zügig erledigte Reklamationen
  • Empfehlungen

Controlling

Einnahmen und Kosten lassen sich auf einen Blick erkennen. Mit wenigen Klicks sind profitable Projekte von Aufträgen zu unterscheiden, die nah an der Grenze zur Rentabilität liegen und mit häufigen Reklamationen verbunden sind. Leistungen, die hohe Margen erzielen, lassen sich in weiteren Angeboten betonen. Die Analyse der Kunden zeigt Kostensenkungspotenziale auf und lässt eine auf Laufzeit und Umsatzvolumen abgestimmte Betreuung der Kunden zu. Der mit Gebäudereinigung Software erzielte Gewinn an Flexibilität trägt so dazu bei, Engpässe und Überkapazitäten zu vermeiden.

Die Benefits in Kürze:

  • Profitable Aufträge identifizieren
  • Kernkompetenzen stärken
  • Kostensenkungspotenziale erkennen
  • Kapazitäten optimieren

Was kostet eine gute Gebäudereiniger Software?

Bei der Preisgestaltung gehen Anbieter von Reinigungssoftware unterschiedliche Wege. Die veröffentlichten Preise bewegen sich zwischen 49 EUR und 250 EUR pro Nutzer. Günstige Basisversionen sind oft mit eingeschränkten Funktionalitäten verbunden. Um einen ersten Eindruck von den Möglichkeiten der unterschiedlichen Software-Lösungen für den Einsatz in der Gebäudereinigung zu erhalten, lohnt sich ein Blick auf die Onlineauftritte von Anbietern wie Landwehr Software, Skyline Software und Saphir Software.

Faire und transparente Preise - das bietet die Mendato Software für Gebäudereinigung

Jahresumsatz vs. Paketpreis

Während einige Anbieter den Jahresumsatz eines Unternehmens zugrunde legen, setzen andere auf Paketpreise, die sich an der Anzahl der Zugänge und Mitarbeiter orientieren. Wir halten den zweiten Ansatz für einen fairen Ansatz und verbinden maximale Kostentransparenz mit einfacher und fairer Preisgestaltung: Ein Paketpreis pro Benutzer. Von einer Zwei-Klassen-Gesellschaft halten wir nichts, daher sind in allen Versionen der Mendato Reinigungssoftware sämtliche Funktionen freigeschaltet.

Backoffice-Lizenzen und Auswärts-Lizenzen

Mendato unterscheidet zwischen Backoffice-Lizenzen und Auswärts-Lizenzen. Der Nutzer einer Backoffice-Lizenz hat vollen Zugriff auf alle Prozesse. Als Anwender kommen beispielsweise die Auftragsabwicklung und die Buchhaltung infrage. Für Mitarbeiter im operativen Geschäft reicht eine Auswärts-Lizenz. Damit können deine Reinigungskräfte auf alle für sie relevanten Informationen zugreifen und finden sich schnell zurecht.

Auf welche 9 Punkte solltest Du bei Software achten?

Eine gute Software für Gebäudereinigung ist auf die speziellen Anforderungen und die Struktur eines Reinigungsunternehmens abstimmbar. Innerhalb der Reinigungsbranche unterscheiden sich Prozesse je nach Unternehmensgröße, Art der Kunden und Objekten. Für eine Reinigungssoftware spricht, wenn ähnlich aufgestellte Unternehmen wie Deines das System erfolgreich einsetzen.

Die Software sollte alle Funktionen integrieren, die in der Gebäudereiniger Branche benötigt werden. Das grundsätzliche Leistungsportfolio lässt sich der Webseite eines Anbieters entnehmen. In verschiedenen Phasen der Unternehmensentwicklung nehmen Funktionen eine unterschiedliche Relevanz ein. Daher sollte eine Software für Gebäudereiniger ausbaufähig und zukunftssicher sein.

Zu den Basis-Modulen einer Gebäudereiniger Software zählen:

Kundenverwaltung

Buchhaltung

Auftragsabwicklung

Personalplanung

Controlling

Automatisierung für wiederkehrende Abläufe

Generell haben es Unternehmen aus dem Bereich Gebäudereinigung überwiegend mit wiederkehrenden Leistungen zu tun. Dienstleistungen wie Unterhaltsreinigung und Grundreinigung werden in wöchentlichem oder halbjährlichem Turnus durchgeführt, daher ist die Möglichkeit zur Automatisierung ein wichtiger Bestandteil einer Software. Auch mit der Abrechnung von Lieferanten haben es Reinigungsunternehmen von Beginn an zu tun. Materialien und Reinigungsmittel verbrauchen sich und müssen rechtzeitig nachbestellt werden.

Adaptiv und nutzerfreundlich

Gebäudereinigungs-Unternehmen unterscheiden sich bei den Tätigkeitsschwerpunkten. Ein Betrieb, der sich auf die Reinigung von Glasfassaden und Solarpaneelen spezialisiert hat, braucht andere Produkte als eine Reinigungsfirma, die sich mit der Reinigung und Desinfizierung von Arztpraxen befasst. Ein großer Auftrag geht mit erhöhten Anforderungen einher, daher sollte die Software eine gute Skalierbarkeit bieten und Reserven für die Verwaltung hoher Datenvolumina besitzen. Ist die Software auch intuitiv und leicht bedienbar? In Phasen hoher Auslastung aller Mitarbeiter ist es wichtig, dass sich die Software durch einfache Bedienung und ein positives Nutzererlebnis auszeichnet.

Diese Fragen helfen Dir bei der Auswahl:

  • Wie ist Dein erster Eindruck von der Handhabung und der Bedienung?
  • Empfindest Du das System als intuitiv und die Abläufe als selbst erklärend?
  • Gibt es etwas, was Du als störend oder irritierend ansiehst?
  • Wie flüssig lassen sich benötigte Prozesse auslösen?
  • Wie viele Klicks und Schritte sind zum Erstellen einer Rechnung nötig?

Alle Abläufe innerhalb der Software sollten in sich schlüssig und weitestgehend selbsterklärend sein. Vieles lässt sich schon einer Anschau der Nutzeroberfläche entnehmen. Orientieren sich Layout, Farben und Position der Schaltflächen an gängigen und etablierten Standards im Netz? Wenn ja, verspricht dies kurze Einarbeitungszeiten. Im Idealfall sollte ein neuer Anwender den nächsten Schritt ohne Einweisung allein anhand des logisch und einheitlich gestalteten Aufbaus auslösen können.

Flache Lernkurve

Die Bedeutung einer intuitiv bedienbaren und angenehmen Nutzeroberfläche wird oftmals unterschätzt. Dabei ist sie Studien zufolge einer der wichtigsten Faktoren, um die Akzeptanz einer eingesetzten Software  zu gewährleisten. Wenn neue Mitarbeiter erst langwierig geschult werden müssen, erschwert das ein zügiges Onboarding und ist mit einer steilen und demotivierenden Lernkurve verbunden. Auch größere Updates der Software sollten keine aufwendige Nachschulung erfordern.

Hohe Datenqualität und sichere Prozesse

Komplizierte Systeme wirken sich nicht nur schlecht auf die allgemeine Akzeptanz, sondern auch auf die Datenqualität aus. Doppelte Datensätze und diverse Workarounds machen eine Software zu einem wenig effizienten Tool. Am Schluss leiden insbesondere die Leistungsträger in Deinem Unternehmen unter einem schlecht angepassten und wenig flexiblen Software System.

Kollaboration und Kommunikation auf Augenhöhe

Kollaboration bedeutet Demokratisierung des Zugriffs alle Mitarbeiter sollten auf unternehmensrelevante Informationen zugreifen können und ihren Tätigkeitsbereich selbstständig verwalten können. Damit kann bei einer Kundenreklamation jeder Mitarbeiter aussagekräftige Auskünfte erteilen, wenn der eigentliche Kundenbetreuer in Urlaub ist.

Kompatibel und erweiterbar

Eine der wichtigsten Anforderungen an eine moderne Gebäudereiniger Softwarelösung ist ein offener Standard, der die Zusammenarbeit mit anderen Systemen problemlos gestaltet. Die Integration mit Office 365 und Google G-Suite ist fast schon selbstverständlich. Daneben sollten sich aber auch Apps aus den Bereichen Zeiterfassung (z.B. Blink) oder CRM (z.B. Hubspot) in wenigen Schritten andocken lassen. Für Personalwesen und Mahnwesen sind Schnittstellen wichtig, um von einer konformen Softwarelösung für alle unternehmerischen Prozesse zu profitieren. Mendato ist eine leistungsstarke Gebäudereiniger Software mit zahlreichen Schnittstellen zu führenden Programmen anderer Anbieter. Alleine mit Zapier-Schnittstelle bilden wir über 3.000 Apps ab.

Von der Präsentation zum Test im Echtbetrieb

Der Einkauf einer Gebäudereiniger Software ist eine Entscheidung mit einiger Tragweite, da sich hieraus weitere Konsequenzen ableiten. Vor dem Kauf sollte immer ein Test der Gebäudereiniger Software stehen. Mit einer kostenlosen Probeversion kannst Du realistische Erfahrungen sammeln. Als praktischer Anwender erhältst Du einen Eindruck von der Handhabung und dem Umgang mit dem System.

Vor dem Einsatz einer Probeversion sollte eine Online-Präsentation durch einen Anbieter stehen. Unser Tipp: Vergleiche mindestens zwei Anbieter. Im Zuge der Präsentationen kannst Du dann Fragen stellen und gezielt auf die Anforderungen Deines Unternehmens eingehen. Stärken und Schwächen eines Systems lassen sich anschließend mit der Testversion erkunden. Im Betrieb stellt sich schnell heraus, wie benutzerfreundlich das System wirklich ist und welchen Nutzen es Deinem Unternehmen bietet.

Mit Mendato profitierst Du neben einem hohen Funktionsumfang von einem einzigartigen Onboarding Verfahren. Den reibungslosen Übergang zum neuen System stellen wir durch eine umfassende Betreuung über einen persönlichen Ansprechpartner sicher, der Dich mit der Software schnell vertraut macht.

Schulungen und Support

Um das Optimum aus einer Gebäudereiniger Software herauszuholen, ist sie dem Unternehmensprofil anzupassen. Deine Mitarbeiter sind für sie relevanten Funktionen einzuweisen. Ein modernes System bildet alle für den Unternehmenserfolg wichtigen Prozesse übersichtlich und verständlich ab. Vertriebsprozesse, Marketingstrategie, Kundenservice und Kontaktmanagement werden lückenlos dokumentiert und lassen sich von anderen Mitarbeitern nachvollziehen.

Entscheide Dich für ein System, das sich einfach bedienen und konfigurieren lässt. Nur wenn der Einstieg in die Handhabung der Software klar und verständlich abläuft, ist die unternehmensweite Akzeptanz einer neuen ERP Software sichergestellt. Ganz ohne Schulung geht es dennoch nicht. Durch anwenderspezifische und praxisnahe Übungen erfahren Deine Mitarbeiter, wie sie mit der Software effizient umgehen und sie im Alltag einsetzen können. Mendato offeriert Schulung in der Gruppe, im Team und als individuelle Einweisung. Mit didaktischen Methoden zeigen wir auf, wie das System funktioniert und machen Zusammenhänge klar. Die Software eröffnet einen neuen Blick in die Unternehmensstruktur und den organisatorischen Ablauf.

Datenschutz und Sicherheit

Software braucht eine ständige Weiterentwicklung, um neuen Anforderungen zu genügen und mit dem Wandel im Unternehmen Schritt zu halten. Daher sollte beim Prüfen der unterschiedlichen Anbieter auch ein Blick auf Zahl der Aktualisierungen und die Aktivität des Anbieters fallen. Mindestens ebenso wichtig ist es, dass die Software den in der DSGVO definierten Bestimmungen des Datenschutzes genügt. Ein spezielles Modul sollte den DSGVO-konformen Software Einsatz gewährleisten. Eine datensensible Softwarelösung zeichnet sich durch Datensparsamkeit aus und gibt nur die Daten aus, die ein Mitarbeiter für einen Vorgang benötigt.

In Mendato lässt sich mit wenigen Klicks ein DSGVO-konformer Bericht über alle gespeicherten Daten erstellen und Kunden auf Anfrage zukommen. Wenn du Daten manuell aus verschiedenen Vertriebs- Marketing- und Kunden Plattformen entfernen willst, ist das in konventionellen Software-Lösungen mit langwierigen und kostenträchtigen Prozessen verbunden. Mit der vernetzten Mendato Software lassen sich alle Lösch-Aktionen vollständig und unter Beachtung des Datenschutzes durchführen.

Welche Funktionen sollte eine Gebäudereiniger Software haben?

A. Stammdaten

Kundenverwaltung

Eine Kundendatenbank sollte alle wichtigen Daten zu den Kunden des Unternehmens beinhalten. Ein wichtiges Feature ist die Fähigkeit der Erweiterbarkeit um eine beliebige Zahl an Feldern - nur so lässt sich eine hohe Zukunftssicherheit gewährleisten. Kunden sollten sich auf mehrere Arten gruppieren lassen, um eine gezielte und individuelle Ansprache aus der Kundendatenbank heraus vornehmen zu können. Die Formatierung der einzelnen Felder sollte aktuellen Standards entsprechen und mit im Hintergrund laufenden Anwendungen agieren, um zum Beispiel die IBAN einer Bankverbindung fehlerfrei erfassen und auslesen zu können. Mit einer relationalen Datenbank lassen sich Bezüge zu internen wie externen Elementen und Dokumenten herstellen. Sind Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Aufträge über das Kundenprofil eindeutig zuzuordnen? Auch offene Posten und Aufgaben müssen sich über die Kundendatenbank erreichen lassen. Gleiches gilt für die elektronische Korrespondenz und die dem Kunden zuordnen Tickets.

Kundenverwaltung in Mendato

Objektverwaltung

Objekte sollten sich in beliebiger Anzahl einem Kunden zuordnen lassen. Alle Informationen zum Objekt werden in der Objektverwaltung erfasst. Hierzu zählen neben Anschriften und Kontakten auch Anmerkungen und Filialen. Durch die zentrale Bündelung der Informationen sind für mehrere Objekte valide Informationen schnell und effizient anpassbar. Auch auf den Rechnungen müssen die jeweiligen Objekte eindeutig zugeordnet sein, um bei wiederkehrenden Rechnungslegungen alle Positionen kenntlich zu machen. In der Personalplanung sind Zugriffe auf die Objektverwaltungen wichtig, um Einsatzorte auszuwählen und aktuelle Informationen - zum Beispiel wegen Renovierung gesperrte Gebäudebereiche - zeitnah ausweisen zu können. Die Verknüpfung mit Einsatzplanung und Zeiterfassung erlaubt es, für jedes Objekt Durchschnittsstundensätze zu ermitteln und auf Kundenebene zusammenzufassen.

Objektverwaltung in Mendato

Produkte

Durch das Abspeichern von Produkten mit Titel, Positionsbeschreibung und Preis lässt sich viel Zeit sparen. Wichtig ist, während der Rechnungsstellung auf die Produkte zugreifen zu können, um Verkaufspreise individuell anpassen zu können. In der Gebäudereinigung bestehen die Produkte aus Dienstleistungen. Die Zusammenstellung des Leistungsportfolios ergibt sich aus dem Bedarf des Kunden. Durch eine flexible Gestaltung der Produkte und die Zusammenfassung zu mit Preisvorteilen verbundenen Bundles lassen sich in Verbindung mit entsprechenden Marketing-Kampagnen Aufträge mit höherem Umsatzvolumen abschließen.

Produktverwaltung in Mendato

Lieferanten

Die Erfassung aller Lieferanten samt Kontaktdaten ermöglicht es, Nachbestellungen fristgerecht durchzuführen sowie Lieferscheine und Eingangsrechnungen zu verwalten. Generell lassen sich Lieferanten in zwei Rollen aufnehmen:

- Lieferanten für Materialien und Verbrauchsmittel
- Lieferanten als Subunternehmer

Die Gebäudereiniger Software muss in der Lage sein, Eingangsrechnungen zu erfassen, damit der Steuerberater über seinen Zugang vorausgefüllte Listen zur Verfügung hat, die er direkt buchen kann.

Für Subunternehmer gibt es zwei Abrechnungsarten. 

Wenn der Lieferant eine Rechnung schickt, wird das als Eingangsrechnung dokumentiert. 

Solltest Du dem Lieferanten eine Gutschrift schreiben wollen, wird dies als Gutschrift erfasst. 

Beide Abrechnungsarten sollten sich von der Gebäudereiniger Software abbilden lassen.

Lieferantenverwaltung in Mendato

Angebote

Wenn Textbausteine auf bereits angelegte Produkte zugeschnitten sind, lassen sich Angebote in wenigen Schritten erstellen. Im Corporate Identity Layout erstellte Angebote stellen eine professionelle und überzeugende Angebotserstellung sicher.

Eine Formatierung in PDF erlaubt die Anfertigung von Ausdrucken und den postalischen Versand an Kunden. Zunehmende Akzeptanz finden Angebote, die per E-Mail mit angehängtem PDF-Dokument den Empfänger erreichen. Durch die Auslagerung umfangreicher Angebote und Anhänge in die Cloud und die Versendung eines Links landen auch elektronische Schreiben mit hohem MB-Volumen sicher in der Mailbox des Empfängers.

In der Angebotsverwaltung lassen sich die Angebote nach Status kennzeichnen. Offene Angebote erhalten eine Pending-Markierung. Vom Kunden akzeptierte Angebote oder Angebote, die eine Nachverhandlung erfordern, sind in Mendato daher auf Anhieb zu erkennen. Wird ein Angebot vom Kunden akzeptiert, lässt sich im Falle eines Einzelauftrags direkt eine Rechnung ausstellen. Für Angebote mit wiederkehrenden Leistungen lässt sich ein Auftragsbestätigungsformular generieren und versenden.

Die Auswertung der versandten Angebote ist ein wertvolles Feature in Mendato, um das Verhältnis zwischen angenommenen und abgelehnten Angeboten zu analysieren und die Angebotserstellung zu optimieren.

Angebote in Mendato verwalten

B. Buchhaltung

Rechnungen

Im Bereich Rechnungsstellung sollte eine Software alle Abrechnungsarten abdecken können. Dies bezieht sich auf:

- Abrechnungen mit Pauschalpreisen

- Abrechnungen mit Stundenpreisen

- Abrechnungen mit QM-Preisen

Kombinierte Abrechnungsarten sollten sich von der Gebäudereiniger Software ebenfalls problemlos darstellen lassen. Eine Standardanforderung ist die Anordnung nach Datum oder nach Status. Im Bereich Status sollte die Software anzeigen, ob eine Rechnung storniert, verschickt, bezahlt oder angemahnt wurde.

Rechnungen in Mendato verwalten

Wiederkehrende Rechnungen

In der Reinigungsbranche fallen viele Leistungen wiederholt an. Hierzu zählen Unterhaltsreinigung, Treppenhausreinigung und Büroreinigung. Daher ist eine Automatisierung von hohem Nutzen. Durch Eingabe von Abrechnungszyklus und Abrechnungsintervall lässt sich sich ein monatlicher, quartalsweiser oder jährlicher Turnus definieren. Die Abrechnung kann vor oder nach Erbringung der Leistungen erfolgen, daher sollte die Datenbank beide Abrechnungsmodalitäten berücksichtigen können.

Die Bearbeitung von Rechnungsreklamationen kostet Zeit und hält deine Mitarbeiter von anderen Aufgaben ab. Auch deswegen ist es wichtig, dass die eingesetzte CRM-Software die Anfertigung korrekter und nachvollziehbarer Rechnungen unterstützt. Da es im Bereich Gebäudereinigung im Vergleich zu anderen Branchen überdurchschnittlich oft zu Anpassungen und Reklamationen kommt, sollten sich alle Positionen von der Gebäudereiniger Software flexibel anpassen lassen. Dies ist auch wichtig, wenn einem Kunden Rabatte gewährt werden oder zusätzliche Leistungen abzurechnen sind. Die Berücksichtigung unterschiedlicher Szenarien darf sich aber nicht in einer überfrachteten Bedienoberfläche ausdrücken.

Der Rechnungsversand per E-Mail hat sich seit einigen Jahren fest etabliert und spart Kosten. Die fertige Rechnung sollte sich mit wenigen Klicks automatisch versenden lassen, muss sich aber auch kurzfristig vor dem Versand noch anpassen lassen können.

Wiederkehrende Leistungen in Mendato verwalten


Mahnwesen

Der Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen sollte sich nicht zur lästigen und zeitraubenden Aufgabe für die Buchhaltung entwickeln. Mit drei vordefinierten Mahnstufen in der Software lässt sich bereits ein effizientes Forderungsmanagement einrichten:

Zahlungserinnerung

Zweite Mahnung

Dritte Mahnung

Die vorgefertigten Textbausteine in einer Software lassen sich individuell anpassen, um die eigene Kundschaft gezielt anzusprechen oder - je nach Art der Kundenbeziehung - eine empathische bis energische Tonalität unterzubringen. In den einzelnen Mahnstufen muss sich in der Software eine frei definierte Gebühr anlegen lassen. Wurden bereits Teilzahlungen vom Kunden geleistet, sollte dies in den Mahnungen automatisch berücksichtigt und angeführt werden, damit nur noch der offene Betrag angemahnt wird.

Mahnungen in Mendato verwalten

Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen sollten sich mit wenigen Klicks in die Software hochladen und mit Daten zu Lieferanten, Belegnummern und Beträgen ergänzen lassen. Ein einfach gestalteter Export zu DATEV und eine saubere Schnittstelle zum Steuerberater gewährleistet eine zeitnahe Buchung.

Eingangsrechnungen verwalten

Steuerberater

Alle für den Steuerberater relevanten Unterlagen sollten sich von der Software versenden oder freigeben lassen. Der Steuerberater-Zugang stellt sicher, dass der Steuerberater alle Rechnungen und Belege einsehen und herunterladen kann. Mit der DATEV und Steuerberater Export Funktion lassen sich Daten formatieren und von führenden Buchhaltungsprogramme direkt weiter verarbeiten.

Steuerberater Exporte in Mendato

C. Auftragsabwicklung

Dokumentenmanagement

Der Umgang mit großen Mengen an Daten erfordert eine effiziente und sichere Organisation aller Dokumente. Aufträge, Rechnungen, Arbeitsscheine, Leistungsverzeichnisse und Verträge sind Unterlagen, die bei Verlust oder Beschädigung zu Kosten und rechtlichen Komplikationen führen können. Mit einer integrierten Dokumentenverwaltung steht in der Mendato Gebäudereiniger Software eine zentrale und mit einer Zugriffssteuerung verbunden Verwaltung der Unterlagen bereit. Die Integrität der Dokumente bleibt auch bei einer Aufteilung der enthaltenen Daten erhalten.

Aufteilungen und Auszüge von Dokumenten bieten sich an, um für einzelne Bearbeiter irrelevante Dokumenteninhalte auszublenden. Mit einer systematischen Digitalisierung aller Dokumente kannst du Prozesse im Unternehmen optimieren und Kosteneinsparungen erzielen. Auch die papierbasierte Verwaltung von Arbeitsscheinen erübrigt sich mit dem DMS-Modul in der Mendato Gebäudereiniger Software. Die digitale Ausstellung von Arbeitsscheinen hilft, fehlerhafte Erfassungen zu vermeiden. Die interaktive Einbeziehung deiner Mitarbeiter stärkt ihr Engagement und verbessert die Qualität.

Dokumente in Mendato verwalten

Arbeitsscheinverwaltung mit Rückmeldungskontrolle

Arbeitsscheine schaffen Sicherheit - für den Kunden und den Unternehmer in der Gebäudereinigung. Durch die Bestätigung der erbrachten Leistungen ist bei einer Reklamation ein Beleg vorhanden, der die Tätigkeit schriftlich dokumentiert und bestätigt. Arbeitsscheine bezeichnen eindeutig Objekt, Datum und weitere Details.

Mit der Digitalisierung von Arbeitsscheinen ist ein Zuwachs an Sicherheit und Effizienz verbunden. Digitale Arbeitsscheine lassen sich von Reinigungskräften auf jedem mobilen Endgerät öffnen und markieren. Auch für deinen Kunden ist ein Benefit vorhanden, da er die Arbeitsscheine digital signieren kann und die Ablage von Papierdokumenten entfällt.

Arbeitsscheine in Mendato verwalten

D. Personalabwicklung und Mitarbeiterverwaltung

Die Mitarbeiterverwaltung ist ein zentraler Bestandteil einer Gebäudereiniger Software. Angestellte Mitarbeiter sollten sich einfach und nach mehreren Kriterien zuordnen lassen. Über die Zugriffssteuerung in Mendato kannst du festlegen, welche Informationen einem Nutzer freigegeben werden.

Alle digitalisierten Informationen und Personalakten sind nach den Richtlinien des Datenschutzes aufzubewahren. Kontaktdaten, Dokumente und Vorgänge sollten sich einfach aktualisieren lassen. Die Integrität der Daten ist dabei zu gewährleisten. Auch für das Bewerbermanagement ist es wichtig Bewerbungen datenschutzkonform verwalten. In verschiedenen Formaten vorliegende Arbeitszeugnisse, Referenzen sowie persönliche Notizen - zum Beispiel Eindrücke aus dem Bewerbungsgespräch - sollten sich problemlos im System hinterlegen lassen.

E. Controlling und Prognose

Mit Controlling erhältst du als einen Überblick über die aktuelle Performance deines Unternehmens und kannst rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um deine Ziele zu erreichen.

Mit Mendato bleibst du auf Kurs

Durch gezielte Maßnahmen lassen sich kurzfristige und langfristige unternehmerische Ziele verfolgen. Dies gelingt nur mit einem Tool, mit dem sich aussagekräftige Analysen und Kennzahlen herstellen lassen. Die Gebäudereiniger Software Mendato ist mit einer Controlling-Funktion samt anpassbaren Informations- und Berichtsmodul ausgestattet. Durch die einfache Aktualisierung der Datenbasis kannst du tagesaktuelle Auswertungen für das Controlling ziehen. Warum ist das so wichtig? Nur mit aktuellen Zahlen lässt sich auf Abweichungen und Störeinflüsse kurzfristig reagieren und die zeitnahe Steuerung gewährleisten. In einer Branche mit viel Wettbewerb und sensiblen Kunden sind aktuelle Daten ein Must-have.

Rentabilität steigern und Kosten senken

Das Rechnungswesen als Bestandteil des Finanz-Controllings ist der Hauptbestandteil eines jeden Unternehmens und spielt auch für Gebäudereinigungsunternehmen eine wichtige Rolle. Mit dem Faktura Manager in Mendato lassen sich Auswertungen mit diversen Analysen, Kennzahlen und Statistiken anfertigen. Zum Beispiel lassen sich Umsatzdetails ausgeben, mit denen der Einkauf Kosten senken kann. Über die Umsatzstatistik sind sich Umsätze für jeden Zeitraum darstellbar und nach Leistungsart klassifizierbar. Du siehst sofort, welche Betriebsbereiche wirtschaftlich sind und welche Leistungen die höchsten Erträge generieren.

Konzentration auf profitable Kunden und Objekte

Mit einer Kostenrechnungsanalyse kannst du die Profitabilität von Kunden und Objekten optimieren und Stundensätze anpassen. Leistungsarten lassen sich auch so filtern, dass Umsätze, die mit der Lieferung von Verbrauchsmaterialien verbunden sind, nicht mit geleisteten Stunden in Verbindung gesetzt werden. Über den durchschnittlichen Stundensatz lässt sich dann ablesen, ob ein Objekt profitabel ist. Sind mit einem Kunden mehrere Objekte verbunden, lassen sich in Mendato auch Mischkalkulationen anstellen, um den durchschnittlichen Stundensatz zu ermitteln.