Besonders bei Praxen mit vielen Räumen und Etagen war die Dokumentation aufwendig: 30 Räume, unterschiedliche Etagen, unterschiedliche Aufgaben – alles manuell nachhalten? Bei 20 bis 30 täglichen Einsätzen wird das schnell zum Engpass. Dazu kam der Wunsch nach GPS-basierter Zeiterfassung und einer Live-Dokumentation dessen, was vor Ort erledigt wurde.
⚠ Vorher mit 3 Programmen
- ToolTime, Lexware und BüroEasy parallel
- Kein durchgängiger Angebot-zu-Rechnung-Prozess
- Keine branchenspezifische Software
- Raum-/Etagenplanung rein manuell
- Leistungsbelege nicht automatisiert
✔ Heute mit Mendato
- Eine spezialisierte Lösung für alles
- Räume und Etagen mit Checklisten abgebildet
- GPS-Zeiterfassung für alle Mitarbeitenden
- Controlling für Umsatz, Kosten und Margen
- 20–30 tägliche Einsätze strukturiert geplant
Der Wechsel zu Mendato
Im Herbst 2023 kam Philipp über eine Messe zu Mendato. Nach der Demo war klar: Hier gibt es endlich eine branchenspezifische Lösung, die Auftragsmanagement, Zeiterfassung und Buchhaltung in einem System vereint – und dafür gemacht ist, wie Gebäudereiniger tatsächlich arbeiten.
Schritt für Schritt wurden Aufträge angelegt, Leistungsbelege eingerichtet und der Dienstplan aufgebaut. Im Mai 2024 folgte die Freischaltung der Controlling App – für Philipp ein entscheidender Moment. Sein Objektleiter Jens Bajo arbeitet mittlerweile ebenfalls im System und plant die täglichen Einsätze direkt in Mendato.
„Ich habe 30 Räume angelegt, unterschiedliche Etagen mit unterschiedlichen Aufgaben – das bildet Mendato genau so ab, wie ich es brauche. Keine andere Software konnte das vorher.“
– Philipp Lange, Glas- und Gebäudereinigung Philipp Lange GmbH
Das Ergebnis
Heute nutzt Philipp Lange Mendato vollständig für Personalplanung, Zeiterfassung und Buchhaltung. Die drei vorherigen Programme wurden ersetzt. Aufträge fließen nahtlos in Einsätze und von dort in die Abrechnung – der Medienbruch zwischen verschiedenen Systemen ist Geschichte.
Was Philipp Lange besonders macht: Er nutzt Mendato nicht nur als Verwaltungstool, sondern als Steuerungsinstrument für sein Tagesgeschäft. Die Raum-/Etagenstruktur mit Checklisten ist perfekt für Praxen und komplexe Objekte. Und mit dem Controlling hat er erstmals eine saubere Übersicht über Umsatz, Kosten und Margen pro Auftrag – bei 20 bis 30 täglichen Einsätzen ist das Gold wert.
🏆 Auf einen Blick
51–100 Mitarbeitende in Wolmirstedt bei Magdeburg. Drei Programme (ToolTime, Lexware, BüroEasy) durch eine Lösung ersetzt. Raum-/Etagenplanung mit Checklisten für Praxen. Controlling für Margenübersicht bei 20–30 täglichen Einsätzen.
Genutzte Mendato-Module
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