Transparenz
Dieser Artikel wird von Mendato veröffentlicht. Alle Angaben sind nach bestem Wissen recherchiert. Quellen sind gekennzeichnet.
Zusammenfassung: QR-Code vs. Mendato
QR-Code-Zeiterfassung ist ein Trigger: Code scannen, Anwesenheit erfasst. Funktional bleibt es dabei – keine Checklisten, keine Fahrzeiten.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger: bildet alles ab – von GPS-Zeiterfassung bis Kundenportal.
Kurz: QR-Code skaliert schlecht. Mendato ist die durchgängige Branchensoftware für wachsende Betriebe. (Quelle: mendato.com)
01 – EinführungZeiterfassung ist mehr als „Kommen und Gehen“
QR-Code-Zeiterfassung war für viele Reinigungsbetriebe ein logischer erster Schritt weg vom Papier. Die Idee ist simpel: In jedem Objekt hängt ein Code, Mitarbeitende scannen ihn – fertig. Und genau das ist gleichzeitig die Stärke und die Grenze dieser Methode.
In der Gebäudereinigung geht es um Dokumentationspflicht, Fahrzeiten zwischen Objekten, automatische Zuschlagsberechnung und Qualitätskontrolle. Reicht ein QR-Code – oder braucht dein Betrieb Mendato?
Was du in diesem Artikel erfährst
Wo QR-Code funktioniert, wo nicht – und warum Mendato als Branchensoftware alles abbildet, nicht nur den Check-in.
02 – ProduktfokusEinzeltrigger vs. Branchensoftware
QR-Code
- Erfasst Anwesenheit per Scan
- Objektbezogen durch physischen Code
- Kein eigener Funktionsumfang
- Immer abhängig vom System dahinter
Mendato
- Vollständige Betriebsorganisation für Gebäudereiniger
- Struktur: Kunde → Objekt → Auftrag → Einsatz
- Planung, Zeiterfassung, Lohn & Abrechnung vernetzt
- Unterhalts- und Sonderreinigung als Kern
QR-Code ist keine Software, sondern eine Erfassungsmethode. Ob die erfasste Zeit korrekt verarbeitet wird – mit Rahmentarifvertrag-Zuschlägen und Sollzeiten – hängt vom dahinterliegenden System ab.
Mendato ist eine ganzheitliche Branchensoftware: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Zeiterfassung ist ein Baustein – kein alleinstehender Trigger.
03 – ManipulationssicherheitQR-Code klingt sicher – ist es aber oft nicht
QR-Codes haben einen grundlegenden Schwachpunkt: Sie können abfotografiert, per WhatsApp weitergegeben oder ausgedruckt werden. Gegenmaßnahmen wie GPS-Prüfung oder dynamische Codes sind möglich – aber dann verliert der QR-Code seinen Vorteil: die Einfachheit.
Mendato arbeitet mit einem objektbezogenen App-Check-in per GPS. Zeit, Objekt, Standort und Kontext werden automatisch erfasst. Abweichungen sind prüfbar, Muster erkennbar. (Video: Zeiterfassung)
⚠ QR-Code ohne Zusatzmechanik
- Code abfotografiert & weitergegeben
- Check-in außerhalb des Objekts möglich
- Keine automatische Standortprüfung
- Manipulation schwer nachvollziehbar
✔ Mendato GPS-Check-in
- Standort automatisch erfasst
- Abweichungen sofort sichtbar
- Muster erkennbar (Dashboard)
- Kein physisches Medium nötig
Achtung: Manipulationssicherheit
Laut Bundesarbeitsgericht müssen Arbeitgeber ein verlässliches Zeiterfassungssystem bereitstellen. Ein statischer QR-Code erfüllt das nur bedingt – die Manipulationssicherheit fehlt.
04 – Einrichtung & OnboardingLeicht für Mitarbeitende, aufwendig für den Betrieb
QR-Code-Systeme sind für Reinigungskräfte ideal einfach: Code scannen, fertig. Für den Betrieb entsteht jedoch dauerhafter Aufwand: Codes drucken, anbringen, ersetzen. Typische Probleme: Code abgerissen, falscher Code, mehrere Eingänge. Bei 50–200 Objekten wird das zum Verwaltungsproblem.
Mendato braucht eine kurze App-Einweisung – fertig. Kein Drucken, kein Anbringen, kein „QR-Code fehlt“-Ticket. Zusätzlich unterstützt Mendato ein Hybridmodell: Wer noch nicht digital arbeiten kann, nutzt Papier-Stundenzettel – diese werden per Foto importiert.
Praxisbeispiel
Ein Betrieb mit 80 Objekten müsste bei QR-Codes regelmäßig Codes nachrucken und ersetzen. Mit Mendato entfällt das komplett – neue Objekte sind in Minuten im System.
05 – FahrzeitenDer größte Schwachpunkt von QR-Codes
QR-Codes erfassen ausschließlich Zeit im Objekt. Sobald Fahrzeiten relevant werden, entsteht ein Medienbruch: Excel, Papier oder ein separates System. Das erzeugt Nacharbeit und Fehler in der Lohnabrechnung.
Mendato bildet Objektzeiten, Fahrzeiten und Übergänge in einem System ab. Die Wege zwischen Objekten sind automatisch nachvollziehbar. Kein Excel, kein Medienbruch. (Video: Zeiterfassung)
Nur Objektzeit
- Erfasst Start/Stopp im Objekt
- Fahrzeiten: Extra-System nötig
- Medienbruch bei Lohnabrechnung
- Keine Tourübersicht möglich
Ganzer Arbeitstag
- Objektzeiten + Fahrzeiten integriert
- Automatische Übergangszeiten
- Sauberer Lohn-Export ohne Lücken
- Tourenplanung inklusive
06 – Zuschläge & LohnvorbereitungQR-Code ist nur ein Auslöser, keine Lösung
Wichtig: QR-Code ist keine Zeiterfassungslogik, sondern nur ein Trigger. Ob Nacht-, Feiertags- oder Wochenendzuschläge automatisch berechnet werden, hängt vom System dahinter ab. Viele Betriebe landen trotzdem bei manueller Nacharbeit in Excel.
Mendato ist als Branchensoftware so aufgebaut, dass Uhrzeit, Wochentag, Feiertag und Einsatzart systemseitig berücksichtigt werden. Der Lohndaten-Export inkl. RTV-Zuschlägen funktioniert per Klick – direkt übertragbar an die vorbereitende Lohnbuchhaltung oder DATEV.
Praxis-Vorteil Mendato
Zuschläge nach RTV (z. B. Nachtarbeit, Feiertage) werden automatisch berechnet und fließen direkt in den Lohn-Export. Kein manuelles Nachrechnen, keine Excel-Tabelle. Das spart pro Monat mehrere Stunden Büroarbeit. (Quelle: RTV Gebäudereinigung)
07 – FunktionsumfangHier verliert QR-Code fast immer
QR-Code kann genau eines: Anwesenheit auslösen. Fotodokumentation, Checklisten, Reklamationen, Materialbestellungen oder Urlaubsanträge landen bei WhatsApp, E-Mail oder auf Papier.
Mendato bündelt alles in einem System. Das Ticketsystem ersetzt WhatsApp-Chaos, die Qualitätskontrolle läuft objektbezogen, und der Dienstplan ist direkt mit der Zeiterfassung verknüpft.
⚠ QR-Code: Nur Anwesenheit
- Keine Fotodokumentation
- Keine Checklisten oder Aufgaben
- Keine Reklamationen / Tickets
- Keine Materialmeldungen
- Keine Urlaubsanträge
✔ Mendato: Alles in einem System
- Fotos je Objekt & Einsatz
- Checklisten & Qualitätskontrollen
- Ticketsystem für Reklamationen
- Materialbestellungen
- Urlaubsplaner & Abwesenheiten
„Viele Softwarelösungen getestet – nur Mendato konnte die komplexen Behörden-Prozesse abbilden.“
– Ömer Güler, Kontep Dienstleistungen (100+ RK)
08 – KostenGünstig pro Code, teuer im Betrieb
QR-Code-Systeme wirken günstig: Druck kostet fast nichts. Die echten Kosten entstehen im Betrieb: Einrichtung pro Objekt, Ersatz, Kontrollen, Fahrten – bei dynamischen Codes kommen Tablet-Kosten hinzu.
Mendato verursacht klare, planbare Softwarekosten – dafür entfallen nahezu alle Objektkosten. Die Gesamtkosten sind bei steigender Objektanzahl günstiger als QR-Code mit Hardware. (Preise)
09 – Großkunden & BehördenDer Trend kippt – weg von Hardware
Historisch wollten viele Auftraggeber Terminals oder QR-Codes in ihren Objekten. Heute verschiebt sich der Fokus: Transparenz, Echtzeit-Nachweise und digitale Portale werden wichtiger als Hardware.
Mendato bietet dafür ein eigenes Kundenportal (Video) – Auftraggeber sehen Einsatzzeiten, Fotos und Tickets in Echtzeit.
Trend bei Behörden und Großkunden
Auftraggeber fragen zunehmend nach digitalen Nachweisen statt Hardware. Portale und SLA-Tracking ersetzen den QR-Code im Objekt.
10 – PreisePreise & Kostenstruktur
QR-Code-Lösung
Variabel (je nach Anbieter + Hardware)
Mendato
Paketpreise
QR-Code-Systeme wirken günstiger. Bei steigender Objektanzahl summieren sich aber Druck-, Ersatz- und Hardwarekosten. Mendato bietet Paketpreise ab 99 € – 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte. (Mendato Preise)
11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?
QR-Code hat kein eigenes Bewertungsprofil. Mendato dagegen schon:
QR-Code-Lösungen
Verschiedene Anbieter
variabel
„Von nicht-cloudbasierter Software zu Mendato – kein Bürozwang mehr, keine Stundenzettel.“
– Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
12 – VergleichstabelleQR-Code vs. Mendato auf einen Blick
| Kriterium | QR-Code | Mendato |
|---|---|---|
| Produktansatz | Einzelner Trigger | Ganzheitliche Branchensoftware |
| Branchenfokus | Branchenunabhängig | 100% Gebäudereinigung |
| Onboarding Mitarbeitende | Sehr einfach | Etwas erklärungsbedürftig |
| Einrichtung pro Objekt | Erforderlich | Nicht notwendig |
| Manipulationsschutz | Schwach (ohne GPS) | Stark (GPS-Check-in) |
| Fahrzeiten abbildbar | Nein | Ja – Video |
| Zuschläge/RTV | Abhängig vom System | Integriert – Video |
| Hybridmodell (Papier+App) | Nein | Ja – Video |
| Fotodokumentation | Nein | Ja |
| Checklisten & Aufgaben | Nein | Ja |
| Reklamationen / Tickets | Nein | Ja – Video |
| Kundenportal | Nein | Ja – Video |
| Dienstplan | Nein | Ja – Video |
| Skalierbarkeit | Mittel bis schlecht | Hoch |
| Bewertung | – | 5,0 ★ (70+) |
| Preismodell | Variabel + Objektkosten | Paketpreise ab 99 € |
13 – FazitQR-Code war ein guter Anfang – aber kein Endpunkt
QR-Code-Zeiterfassung
QR-Code-Zeiterfassung war ein wichtiger Schritt weg vom Papier. Für kleine Betriebe mit wenigen Objekten funktioniert sie weiterhin. Aber: Mit steigender Objektanzahl skaliert QR-Code schlecht, erzeugt dauerhaften Verwaltungsaufwand und bleibt funktional begrenzt.
Keine Fahrzeiterfassung, keine Checklisten, keine Reklamationsverwaltung, keine automatische Zuschlagsberechnung – und Manipulationsschutz nur mit Zusatz-Hardware.
Mendato
Mendato setzt auf einen durchgängigen digitalen Prozess. Zeiterfassung ist die Basis für Planung, Qualität und Wachstum. Für Betriebe mit mehr als 10 Objekten ist Mendato die konsequente nächste Stufe. Laut IHK München wird digitale Zeiterfassung zur Pflicht.
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Jetzt kostenlos starten →14 – FAQHäufig gestellte Fragen
QR-Code ist doch super simpel – warum sollte man wechseln?
Kann man QR-Codes nicht manipulationssicher machen?
Was ist mit älteren Mitarbeitenden, die keine App können?
Was wollen Behörden und Großkunden heute?
Was kostet Mendato im Vergleich zu QR-Code-Lösungen?
Kann Mendato auch Fahrzeiten erfassen?
Gibt es eine Testphase bei Mendato?
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Quellen
BAG – Zeiterfassungspflicht · IHK München · BfDI Datenschutz · Haufe