Mendato vs. TimeTac – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWarum dieser Vergleich für Gebäudereiniger wichtig ist

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung kein isoliertes Thema. Sie ist die Grundlage für Personalplanung, Lohnvorbereitung, Nachweise gegenüber Kunden und Controlling. Viele Betriebe stoßen bei der Softwareauswahl auf TimeTac und Mendato. Beide Systeme bieten digitale Zeiterfassung – lösen aber nicht dieselbe Aufgabe.

In diesem Artikel prüfen wir nicht nur, ob Zeiten erfasst werden können. Wir beantworten die praxisrelevanten Fragen: Wie gut bildet die Software die Realität von Gebäudereinigungen ab? Wie werden Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung unterschieden? Wie sauber greifen Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung ineinander?

02 – ProduktfokusZeiterfassung als Tool vs. Prozessbaustein

TimeTac positioniert sich als branchenübergreifende Zeiterfassungslösung für Dienstleister, Handwerk und Verwaltung. Der Schwerpunkt liegt auf Dokumentation von Arbeitszeiten – nicht auf Betriebssteuerung. Quelle: timetac.com

Mendato wurde ausschließlich für Gebäudereinigungen entwickelt. Zeiterfassung ist hier immer an Objekte und Aufträge gebunden – ein fester Bestandteil eines durchgängigen Systems für Planung, Betrieb, Buchhaltung und Controlling. Das Ziel ist nicht nur „Zeit erfassen“, sondern den Betrieb steuerbar machen. Quelle: mendato.com/funktionen

03 – SoftwareaufbauZentrale Lösung vs. modulare Plattform

TimeTac ist als zentrale Anwendung aufgebaut: eine Web-Oberfläche für Verwaltung, mobile Apps für die Zeiterfassung. Alle Funktionen laufen in einer Oberfläche zusammen. Das ist bewusst einfach gehalten und passt gut zu kleinen Teams mit wenig Rollentrennung.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – Reinigungskräfte arbeiten einfach, Objektleiter planen ohne Buchhaltungsfunktionen, das Büro erhält strukturierte Daten.

04 – OrganisationsformProjektstruktur vs. Kunde-Objekt-Auftrag

TimeTac arbeitet organisatorisch mit Mitarbeitenden, Kunden und Projekten. Zeiten werden auf Projekte gebucht – ein Projekt kann als Objekt interpretiert werden. Bei einem Kunden mit vielen Objekten und verschiedenen Leistungen (Unterhalt, Glas, Sonder) vermischen sich Zeiten und Verantwortlichkeiten schnell.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Jeder Auftrag hat eigene Schichten, eigene Zeiten (Soll/Plan/Ist), eigene Mitarbeitende und eigene Auswertungen. Unterhaltsreinigung und Glasreinigung am selben Objekt bleiben sauber getrennt – auch in der Abrechnung.

05 – ZeiterfassungGleiche Basis, unterschiedliche Tiefe

Zeitmodelle

TimeTac arbeitet mit zwei Zeitebenen: Sollzeit auf Mitarbeiterebene und Istzeit aus der Erfassung. Damit weißt du, wie lange gearbeitet wurde – aber nicht, ob es wirtschaftlich war.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit liegt auf Auftragsebene. So erkennst du sofort, ob ein Objekt über- oder unterdeckt ist. Bei knappen Margen und vielen Objekten macht diese Ebene den Unterschied zwischen Bauchgefühl und Steuerbarkeit. Mehr dazu: Zeiterfassung & Lohnabrechnung bei Mendato

Erfassungsmethoden

TimeTac bietet mobile App, Web-Zeiterfassung und Terminal-Lösungen – flexibel und branchenneutral. Zeiten werden Mitarbeitenden und optional Projekten zugewiesen. Der Bezug zu Objekt, Leistung oder Schicht ist dabei nicht systemisch verankert.

Mendato bindet die Zeiterfassung direkt an Einsätze, Schichten und Aufträge. Zeiten sind immer einem Objekt zugeordnet – das reduziert Fehlbuchungen, Nacharbeit im Büro und Abstimmungsaufwand mit der Objektleitung. Zusätzlich bietet Mendato eine GPS-Ortung, um in Echtzeit zu prüfen, ob Reinigungskräfte im Objekt sind. Video: Zeiterfassung | Video: GPS-Ortung

Hybridmodell

TimeTac ist konsequent auf digitale Zeiterfassung ausgelegt. Für klassische Papier-Stundenzettel gibt es keine strukturierte Integration. Papierzeiten müssen separat gesammelt und manuell im System nachgetragen werden.

Mendato erlaubt echten Hybridbetrieb: Mitarbeitende mit Smartphone erfassen per App, Mitarbeitende ohne Smartphone arbeiten mit Papier – und diese Stundenzettel werden strukturiert digitalisiert. Alle Zeiten laufen zentral zusammen. Video: Stundenzettel-Import in Mendato

Offline-Zeiterfassung

TimeTac ermöglicht Offline-Zeiterfassung: Zeiten werden lokal auf dem Gerät gespeichert und bei bestehender Verbindung automatisch synchronisiert. In funkarmen Bereichen gehen keine Stempelungen verloren.

Mendato unterstützt ebenfalls Offline-Zeiterfassung. Der Unterschied: Offline erfasste Zeiten bleiben Einsätzen, Schichten und Aufträgen zugeordnet. Nach der Synchronisation ist die Zuordnung vollständig erhalten – keine manuelle Nachpflege nötig.

Mehrsprachigkeit

TimeTac bietet feste Sprachversionen mit manueller Auswahl. Die Sprache muss aktiv im System eingestellt werden. Bei Gerätewechsel oder neuen Mitarbeitenden entsteht Einrichtungsaufwand.

Mendato passt sich automatisch der Gerätesprache des Smartphones an – keine Konfiguration, sofortige Nutzung in der Muttersprache. Gerade bei gemischten, internationalen Teams spart das spürbar Schulungsaufwand und reduziert Fehlbedienungen.

Standortbezug

TimeTac bietet NFC-basierte Zeiterfassung – Mitarbeitende stempeln per NFC-Tag am Einsatzort. Damit lässt sich dokumentieren, dass vor Ort gestempelt wurde.

Mendato setzt auf GPS-Ortung, die direkt mit Objekten und Einsätzen verknüpft ist. So siehst du in Echtzeit, ob sich Reinigungskräfte im richtigen Objekt befinden – ohne zusätzliche Hardware. Video: GPS-Ortung in Mendato

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Wichtig vorab: Weder TimeTac noch Mendato erstellen selbst Lohnabrechnungen. Beide Systeme ersetzen kein Lohnprogramm wie DATEV oder LODAS. Der Unterschied liegt darin, wie vollständig und fehlerarm die Daten an die Lohnbuchhaltung übergeben werden.

TimeTac liefert erfasste Arbeitszeiten und Abwesenheiten als strukturierte Exporte. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag (RTV) müssen extern berechnet werden – im Lohnprogramm, beim Steuerberater oder manuell. Tarifliche Änderungen werden nicht automatisch berücksichtigt.

Mendato bereitet die Lohnabrechnung aus den operativen Prozessen vor. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag sind direkt in der Systemlogik verankert und werden automatisch erkannt. Abwesenheiten fließen konsistent in die Lohnvorbereitung ein. Das Ergebnis: weniger manuelle Berechnungen, geringere Fehlerquote, klarere Daten für den Steuerberater. Video: Lohndaten-Export in Mendato

07 – PersonalplanungOrganisatorische Lösung vs. integriertes Planungssystem

Unterhaltsreinigung

TimeTac bietet keine eigene Logik für Unterhaltsreinigung. Wiederkehrende Einsätze werden nicht als Schichten oder Intervalle im System geführt. Die eigentliche Einsatzplanung erfolgt außerhalb – per Excel, Wochenplan oder externer Software.

Mendato bildet Unterhaltsreinigung systemisch als eigenen Auftrag ab – mit festen Schichten, Intervallen und klarer Zuordnung von Mitarbeitenden. Änderungen wirken sich sofort auf Einsatzübersichten, Zeiten und Lohnvorbereitung aus. Video: Dienstplan in Mendato

Sonderreinigung

TimeTac kann Sonderreinigung zeitlich erfassen. Die Planung – wer hat Kapazität, welche Qualifikation wird benötigt – erfolgt jedoch außerhalb des Systems.

Mendato behandelt Sonderreinigung als eigenständige, disponierbare Aufträge. Einsätze sind zentral sichtbar, Mitarbeitende werden gezielt zugewiesen, Änderungen wirken sofort. Der integrierte Personalfinder zeigt automatisch, wer verfügbar ist und die passende Qualifikation hat. Video: Personalfinder in Mendato

08 – SubunternehmerNicht vorgesehen vs. systemisch integriert

TimeTac ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt. Ein eigenes Subunternehmermodell ist öffentlich nicht dokumentiert. Subunternehmer werden außerhalb des Systems verwaltet, Zeiten und Leistungen laufen nicht zusammen.

Mendato integriert Subunternehmer systemisch über ein eigenes Subunternehmerportal. Externe Partner erhalten einen eigenen Zugang, Einsätze werden zugewiesen, Leistungen dokumentiert. Besonders wichtig: Die Abrechnung läuft über ein integriertes Gutschriftssystem. Video: Gutschriften in Mendato

09 – KundenmanagementTransparenz als Wettbewerbsfaktor

TimeTac ist als internes Tool konzipiert. Ein Kundenportal ist öffentlich nicht dokumentiert. Nachweise müssen manuell weitergegeben werden, Reklamationen laufen über E-Mail oder Telefon.

Mendato bietet ein eigenes Kundenportal: Auftraggeber sehen, ob Mitarbeitende eingecheckt haben, wann Einsätze stattfanden und können Reklamationen direkt über ein integriertes Ticketsystem erfassen. Das schafft Transparenz, reduziert Rückfragen und stärkt die Kundenbindung. Video: Kundenportal in Mendato

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

TimeTac rechnet pro Nutzer ab (ca. 10 €/Mitarbeitendem). Das ist transparent, skaliert aber linear – jede Teilzeitkraft kostet gleich viel. Mendato arbeitet mit Paketpreisen, die unabhängig vom Minijob-Anteil kalkuliert sind. Bei 50 Reinigungskräften sparst du mit Mendato rund 200 € monatlich – bei deutlich größerem Funktionsumfang.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen geben Hinweise auf Zufriedenheit, Stabilität und Support. Entscheidend sind Plattform, Anzahl und Branchenbezug.

12 – VergleichstabelleTimeTac vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitWelche Lösung passt zu deinem Betrieb?

TimeTac

TimeTac ist eine solide, branchenübergreifende Zeiterfassung. Sie eignet sich, wenn du Zeiten sauber dokumentieren willst, die Struktur einfach ist und Planung, Zuschläge und Abrechnung extern organisiert werden. Für kleine Teams mit überschaubaren Abläufen kann das ausreichen.

Sobald jedoch mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung oder tarifliche Besonderheiten dazukommen, stößt der Ansatz an Grenzen. Personalplanung, Zuschläge, Subunternehmer und Kundenkommunikation bleiben organisatorisch und verursachen Zusatzaufwand.

Mendato

Mendato ist als Branchensoftware für Gebäudereinigungen konzipiert. Zeiterfassung ist Teil eines durchgängigen Prozesses: Kunde → Objekt → Auftrag, Soll-/Plan-/Ist-Zeiten, integrierte Personalplanung, automatische Zuschläge nach Rahmentarifvertrag, Subunternehmer mit Gutschriftssystem, Kundenportal und Reklamationsmanagement. Wer seine Gebäudereinigung strukturiert steuern, planen und skalieren will, ist mit Mendato deutlich besser aufgestellt.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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