Zusammenfassung – Stundenzettel in der Gebäudereinigung
Stundenzettel sind in der Gebäudereinigung seit Jahrzehnten Standard – und formal weiterhin erlaubt. Seit dem BAG-Beschluss 2022 gilt aber: Arbeitgeber müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen (bundesarbeitsgericht.de).
Ein vollständiger Stundenzettel braucht mindestens: Name, Datum, Objekt, Beginn, Ende, Pausen, Arbeitszeit und Unterschrift. Fehlt etwas, drohen Bußgelder bis 30.000 € nach § 21 MiLoG.
Typische Probleme: nachträgliches Ausfüllen, Übertragungsfehler, verlorene Zettel, keine Echtzeitkontrolle. Digitale Systeme lösen diese Probleme mit manipulationssicheren Zeitstempeln und automatischer Zuschlagsberechnung.
Mendato bietet digitale Zeiterfassung speziell für Gebäudereiniger – inklusive Stundenzettel-Import, GPS-Stempeluhr und automatischem Lohndaten-Export.
01 – HintergrundWarum Stundenzettel in der Gebäudereinigung historisch Standard sind
Stundenzettel gehören in der Gebäudereinigung zum Alltag wie Wischmopp und Reinigungsmittel. Bevor es Smartphones und Apps gab, war der Zettel auf Papier die einzig praktikable Lösung – und er hat sich über Jahrzehnte bewährt.
Dafür gibt es gute Gründe: Reinigungskräfte hatten selten Zugang zu digitaler Technik. Viele arbeiten in Teilzeit, als Minijob oder an mehreren Objekten gleichzeitig. Die Einsatzorte liegen oft weit auseinander. Da ist Papier einfach, schnell und günstig.
Stundenzettel sind also nicht grundsätzlich schlecht. Sie sind nur nicht mehr in jedem Fall ausreichend, wenn es um die heutigen rechtlichen Anforderungen geht. Das EuGH-Urteil von 2019 und der BAG-Beschluss von 2022 haben die Anforderungen deutlich verschärft.
Gut zu wissen
Stundenzettel sind kein Auslaufmodell – aber sie müssen heute deutlich mehr leisten als früher. Wer mit Papier arbeitet, muss sicherstellen, dass alle Pflichtangaben vollständig und täglich dokumentiert werden.
02 – Recht & PflichtDie rechtliche Pflicht zur Zeiterfassung
Spätestens seit 2022 ist klar: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch erfassen. Das gilt für die Gebäudereinigung ganz besonders, weil die Branche zu den sogenannten „überwachungsbedürftigen Branchen“ nach dem Mindestlohngesetz gehört.
Mindestlohngesetz (MiLoG) – tägliche Dokumentation
Nach § 17 MiLoG bist du verpflichtet, Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Arbeitsdauer täglich zu erfassen – und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 €.
Quelle: dbb.de – Mindestlohndokumentationspflichten
EuGH-Urteil 2019 – objektiv, verlässlich, zugänglich
Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ Zeiterfassungssystem einzurichten. Papier-Stundenzettel erfüllen dieses Kriterium nur bedingt – weil sie leicht manipulierbar sind.
Quelle: curia.europa.eu – EuGH-Urteil C-55/18
BAG-Beschluss 2022 – Pflicht gilt jetzt
Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 bestätigt: Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits – auch ohne neues Gesetz. Es gibt keine Übergangsfrist. Das bedeutet: Auch wenn du heute noch mit Stundenzetteln arbeitest, musst du die Zeiten lückenlos dokumentieren.
Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG 1 ABR 22/21
Rahmentarifvertrag (RTV) Gebäudereinigung
Der Rahmentarifvertrag enthält Zuschläge, die sich auf exakte Uhrzeiten beziehen – zum Beispiel für Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit. Dein Stundenzettel muss diese Informationen vollständig abbilden, damit die Lohnabrechnung korrekt ist.
Quelle: verdi.de – Gebäudereinigung Tarifinformationen
Bußgeldrisiko
Verstöße gegen die Dokumentationspflicht nach § 21 MiLoG können mit Bußgeldern bis zu 30.000 € geahndet werden. Der Zoll prüft die Gebäudereinigung gezielt – auch unangemeldet.
03 – PflichtangabenWelche Informationen ein Stundenzettel enthalten muss
Ein vollständiger Stundenzettel in der Gebäudereinigung muss alle gesetzlich geforderten Angaben enthalten. Fehlt auch nur ein Punkt, kann der Zoll oder ein Arbeitsgericht den Zettel als unvollständig werten.
| Pflichtangabe | Erläuterung | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vollständiger Name | Vor- und Nachname der Reinigungskraft | § 17 MiLoG |
| Datum | Tag des Einsatzes | § 17 MiLoG |
| Objekt / Einsatzort | Genaue Bezeichnung oder Adresse | MiLoG + RTV |
| Arbeitsbeginn | Uhrzeit in Stunden und Minuten | § 17 MiLoG |
| Arbeitsende | Uhrzeit in Stunden und Minuten | § 17 MiLoG |
| Pausenzeiten | Dauer und ggf. Lage der Pausen | ArbZG § 4 |
| Tatsächliche Arbeitszeit | Netto-Arbeitszeit nach Abzug der Pausen | § 17 MiLoG |
| Unterschrift MA | Eigenhändige Unterschrift der Reinigungskraft | Beweissicherung |
| Unterschrift Vorarbeiter | Optional, aber empfohlen bei größeren Objekten | Empfehlung |
Praxis-Tipp
Viele Betriebe vergessen die Pausenzeiten. Das ist einer der häufigsten Fehler bei Zollprüfungen. Tipp: Trage die Pause direkt auf dem Stundenzettel als eigene Zeile ein – nicht nur die Netto-Arbeitszeit.
04 – PraxisDie größten Probleme von Stundenzetteln in der Gebäudereinigung
Auch wenn Stundenzettel über Jahrzehnte funktioniert haben – in der Praxis stoßen sie regelmäßig an ihre Grenzen. Hier sind die häufigsten Probleme, die Gebäudereiniger mit Papier-Stundenzetteln erleben:
Objektwechsel und kurze Einsätze
Viele Reinigungskräfte arbeiten an 2–5 Objekten pro Tag. Jeder Objektwechsel muss einzeln dokumentiert werden. Auf Papier wird das schnell unübersichtlich – und Fehler schleichen sich ein.
Nachträgliches Ausfüllen
Das passiert ständig: Mitarbeiter sammeln die Zettel und füllen sie am Wochenende oder Monatsende aus. Das ist nicht nur ungenau – es gilt bei Prüfungen als unzuverlässig und kann die gesamte Dokumentation entwerten.
Unleserliche Handschrift und fehlende Angaben
Wer nach einem langen Arbeitstag schnell den Zettel ausfüllt, schreibt nicht immer leserlich. Bei einer Prüfung kann das zum Problem werden – besonders wenn Uhrzeiten oder Objektnamen nicht eindeutig erkennbar sind.
Verlust oder Beschädigung
Zettel gehen verloren, landen im Auto, bleiben im Objekt liegen oder werden nass. Ein verlorener Stundenzettel bedeutet: Die Arbeitszeit ist nicht dokumentiert. Und das kann bei einer Prüfung teuer werden.
Übertragungsfehler ins Büro
Das Abtippen von handschriftlichen Zetteln in Excel oder Lohnabrechnungssysteme führt zu Zahlendrehern, falschen Summen, vergessenen Pausen und falschen Objektzuordnungen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Keine Echtzeitkontrolle
Mit Papier-Stundenzetteln weißt du erst am Monatsende, ob Zettel fehlen – oder ob etwas nicht stimmt. Dann ist es oft zu spät, um Fehler zu korrigieren.
⚠ Typische Risiken mit Papier
- Bußgelder bis 30.000 € bei unvollständiger Doku
- Lohnnachzahlungen durch fehlende Pausendoku
- Streitfälle mit Mitarbeitern über Arbeitszeiten
- Kundenverlust bei fehlender Leistungsdokumentation
- Stundenlanger Büroaufwand fürs Abtippen
✔ So sieht es mit digitaler Lösung aus
- Manipulationssichere Zeitstempel
- Automatische Zuschlagsberechnung
- Echtzeitkontrolle über alle Objekte
- Leistungsnachweis per Klick für Kunden
- Direkter Export in die Lohnabrechnung
05 – VergleichPapier vs. Excel vs. Digital im Vergleich
Viele Gebäudereiniger stehen vor der Frage: Weiter mit Papier, auf Excel umsteigen – oder gleich digital? Hier ein ehrlicher Vergleich der drei Methoden:
| Kriterium | Papier-Stundenzettel | Excel-Tabelle | Digitale Lösung |
|---|---|---|---|
| Kosten | Sehr günstig | Günstig | Ab 99 €/Monat |
| Manipulationssicherheit | Gering | Gering | Hoch |
| Echtzeitkontrolle | Nein | Nein | Ja |
| Objektzuordnung | Manuell | Manuell | Automatisch (GPS) |
| Zuschlagsberechnung | Manuell | Teilweise | Automatisch |
| Lohnexport | Abtippen | Copy & Paste | Direkter Export |
| Zollprüfung bestehen | Riskant | Riskant | Sicher |
| Büroaufwand | Hoch (Abtippen) | Mittel | Minimal |
| EuGH-Konformität | Fraglich | Fraglich | Erfüllt |
06 – AlternativenDigitale Alternativen – was sie besser machen
Digitale Zeiterfassungssysteme lösen die meisten Probleme, die Papier-Stundenzettel mit sich bringen. Vor allem für Gebäudereiniger mit mehreren Objekten und Teams lohnt sich der Umstieg.
Die wichtigsten Vorteile digitaler Zeiterfassung gegenüber Papier:
Manipulationssichere Zeitstempel: Mitarbeiter stempeln per Smartphone oder Tablet – mit GPS-Verifizierung. Die Daten können nachträglich nicht verändert werden. Das ist genau das, was der EuGH mit „objektiv und verlässlich“ meint.
Automatische Objektzuordnung: Mendato erkennt automatisch, an welchem Objekt ein Mitarbeiter stempelt. Kein manuelles Eintragen, keine Verwechslungen.
Automatische Zuschlagsberechnung: Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertage – die Zuschläge nach dem RTV werden automatisch berechnet. Das spart Bürozeit und vermeidet Fehler.
Video-Tipp: Zeiterfassung mit Mendato
In diesem kurzen Video zeigt Mendato, wie die digitale Stempeluhr in der Praxis funktioniert – vom Einstempeln am Objekt bis zum Lohndaten-Export: Zeiterfassung ansehen (YouTube)
Direkter Lohnexport: Statt Zettel abzutippen, exportiert Mendato die fertigen Lohndaten direkt an den Steuerberater oder das Lohnabrechnungssystem – per Klick.
Echtzeitkontrolle: Du siehst jederzeit, wer gerade wo arbeitet, ob Zeiten fehlen und ob die Soll-Stunden erfüllt werden. Probleme erkennst du sofort – nicht erst am Monatsende.
Stundenzettel-Import: Wer schrittweise umsteigen möchte, kann bei Mendato bestehende Papier-Stundenzettel importieren (Video ansehen) und parallel digital weiterarbeiten.
Papier-Stundenzettel
- Leicht manipulierbar
- Keine Echtzeit-Daten
- Verlorene Zettel = keine Dokumentation
- Übertragungsfehler beim Abtippen
- Zuschlagsberechnung manuell
Digitale Zeiterfassung
- Revisionssichere Zeitstempel
- Live-Übersicht aller Objekte
- Automatische Objektzuordnung (GPS)
- Direkter Export an Steuerberater
- RTV-Zuschläge automatisch berechnet
07 – Nächster SchrittKostenlose Stundenzettel-Vorlagen zum Download
Wenn du aktuell mit Papier-Stundenzetteln arbeitest oder dein Team zunächst beim Papier lassen möchtest, ist eine gute Vorlage entscheidend. Sie muss alle Pflichtangaben enthalten und so aufgebaut sein, dass Fehler minimiert werden.
Damit du nicht selbst eine Vorlage erstellen musst, findest du im Artikel Stundenzettel-Vorlage für die Gebäudereinigung drei professionelle Vorlagen zum kostenlosen Download – als PDF, Word und Excel. Alle Vorlagen erfüllen die Anforderungen nach § 17 MiLoG und sind speziell für die Gebäudereinigung optimiert.
Kostenlose Vorlagen
👉 Hier geht’s zu den kostenlosen Stundenzettel-Vorlagen für die Gebäudereinigung – als PDF, Word und Excel. Alle mit den gesetzlichen Pflichtangaben.
08 – FazitHandlungsempfehlung für Gebäudereiniger
Stundenzettel haben in der Gebäudereinigung über Jahrzehnte gute Dienste geleistet. Und sie sind weiterhin erlaubt – solange sie vollständig, korrekt und täglich ausgefüllt werden.
Die Realität sieht aber oft anders aus: Zettel gehen verloren, Zeiten werden rückwirkend eingetragen, Pausen fehlen, und das Abtippen frisst Bürostunden. Dazu kommen die verschärften Anforderungen durch EuGH, BAG und den Zoll.
Wenn du unter 10 Reinigungskräfte hast und dein Papier-System sauber läuft, kannst du damit weiterarbeiten. Nutze in diesem Fall unbedingt eine vollständige Vorlage mit allen Pflichtangaben.
Sobald dein Betrieb wächst oder du mehrere Objekte betreust, wird der Aufwand mit Papier schnell unwirtschaftlich. Spätestens dann lohnt sich der Umstieg auf ein digitales System wie Mendato – das speziell für Gebäudereiniger entwickelt wurde.
Zusammengefasst
Papier-Stundenzettel funktionieren – wenn sie vollständig, täglich und korrekt geführt werden. Digitale Systeme sind objektiver, schneller und sparen massiv Bürozeit. Mendato bietet beides: Stundenzettel-Import für den sanften Übergang und digitale Zeiterfassung für die Zukunft.
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