Zusammenfassung – Onboarding auf den Punkt
Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist dein Schutzschild gegen Haftungsfallen, Bußgelder und Reputationsschäden. Diese Checkliste führt dich durch die 9 wichtigsten Dokumente, die du von jedem Subunternehmer vor Beginn der Zusammenarbeit einholen musst. Mit der digitalen Subunternehmer-Mappe von Mendato verwaltest du alles zentral und wirst automatisch an ablaufende Nachweise erinnert.
🎥 Video: Sauberes Onboarding – Erfolgsfaktor 3/5
Die Zusammenarbeit mit Subunternehmern ist ein effektiver Weg, um Kapazitätsengpässe zu überbrücken und als Gebäudedienstleister zu wachsen. Doch dieser Weg birgt erhebliche rechtliche und finanzielle Risiken. Ohne ein sauberes Onboarding und eine lückenlose Dokumentenprüfung drohen Haftungsfallen, Bußgelder und Reputationsschäden.
Dokument 01Gewerbenachweis und Handwerksrolleneintrag
Das Gebäudereiniger-Handwerk ist in Deutschland ein zulassungsfreies Handwerk. Es besteht keine Meisterpflicht. Dennoch muss der Betrieb neben der Gewerbeanmeldung bei der Gemeinde auch im Verzeichnis der zulassungsfreien Handwerke bei der Handwerkskammer (HWK) eingetragen sein. Bei Kapitalgesellschaften (GmbH/UG) ist zusätzlich ein aktueller Handelsregisterauszug erforderlich.
🔎 Was prüfst du?
Identität: Stimmen Firma, Inhaber und Sitz mit den Vertragsdaten überein?
Tätigkeit: Ist „Gebäudereinigung“ explizit als Tätigkeit genannt?
Aktualität: Ist der Gewerbeschein aktuell und der HR-Auszug nicht veraltet?
⚠ Risiko ohne Nachweis
Eine fehlerhafte Anmeldung kann zu Abmahnungen und Bußgeldern führen. Bei Prüfungen entsteht eine unklare Rechtslage, die direkt auf dich zurückfallen kann.
Dokument 02Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung
Diese Versicherung ist existenziell. Sie deckt Personen-, Sach- und Vermögensschäden ab, die durch die Tätigkeit des Subunternehmers entstehen. Besonders wichtig für Gebäudereiniger: Einschlüsse für Schlüsselverlust, Bearbeitungsschäden und Glasschäden.
| Prüfpunkt | Mindestanforderung | Bei großen Objekten |
|---|---|---|
| Deckungssumme pauschal | 3 Mio. € für Personen-/Sachschäden | 5–10 Mio. € |
| Schlüsselverlust | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Bearbeitungsschäden | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Mietsachschäden | ✓ Pflicht | ✓ Pflicht |
| Glasschäden | ● Empfohlen | ✓ Pflicht |
⚠ Risiko ohne Nachweis
Ein verlorener Generalschlüssel kann den Austausch einer ganzen Schließanlage erfordern – Kosten im fünf- oder sechsstelligen Bereich. Ohne passenden Versicherungsschutz bleibt im schlimmsten Fall du auf den Kosten sitzen.
Dokument 03Mitgliedsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
Die Mitgliedschaft bei der gesetzlichen Unfallversicherung ist Pflicht. Für Gebäudedienstleister ist in der Regel die BG BAU zuständig. Sie kommt für die Kosten von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten auf.
🔎 Was prüfst du?
Aktualität: Ist die Bescheinigung für das laufende Jahr gültig?
Firmenidentität: Stimmen die Daten auf der Bescheinigung mit dem Subunternehmer überein?
⚠ Risiko ohne Nachweis
Fehlender BG-Schutz ist ein massives Haftungsrisiko. Bei einem Unfall in deinem Objekt können hohe Regressforderungen und Bußgelder auf dich zukommen.
Dokument 04Bescheinigung in Steuersachen
Dieses Dokument – oft als „steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung“ bezeichnet – ist eine offizielle Auskunft des Finanzamts über die steuerliche Zuverlässigkeit eines Unternehmens. Es bestätigt, dass der Subunternehmer seine Steuererklärungen fristgerecht abgibt und keine erheblichen Steuerrückstände hat.
🔎 Was prüfst du?
Identität & Datum: Firmendaten korrekt? Die Bescheinigung sollte nicht älter als 6–12 Monate sein.
Inhalt: Bestätigt das Dokument die steuerliche Zuverlässigkeit ohne Einschränkungen?
Dokument 05Unbedenklichkeitsbescheinigung der Krankenkasse
Diese Bescheinigung der zuständigen Krankenkasse (Einzugsstelle) bestätigt, dass der Subunternehmer seine Sozialversicherungsbeiträge für seine Mitarbeiter pünktlich und vollständig abführt.
⚠ Generalunternehmerhaftung
Nach dem Mindestlohngesetz haftest du als Auftraggeber wie ein Bürge für die korrekte Abführung der Sozialversicherungsbeiträge durch deine Subunternehmer. Dieses Dokument ist ein entscheidender Baustein, um dein Haftungsrisiko zu minimieren.
Dokument 06Korrekte Abbildung der Umsatzsteuer (§ 13b UStG)
Bei Gebäudereinigungsleistungen zwischen zwei Unternehmen, die solche Leistungen erbringen, gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Das bedeutet: Du als Leistungsempfänger schuldest die Umsatzsteuer an das Finanzamt, nicht der leistende Subunternehmer. Die Rechnung des Subs muss daher netto ausgestellt sein.
✗ Falsch
- Rechnung weist 19 % USt aus
- Kein Hinweis auf § 13b
- Sub schuldet USt + du verlierst Vorsteuerabzug
✓ Richtig
- Rechnung netto ohne USt
- Vermerk: „Steuerschuldnerschaft § 13b UStG“
- Du führst USt ab und ziehst Vorsteuer
💡 Mendato-Tipp: Gutschriften statt Rechnungen
Mit dem Gutschriftverfahren von Mendato gehst du einen Schritt weiter: Du erhältst keine Rechnung mehr vom Subunternehmer, sondern erstellst ihm eine Gutschrift. Dadurch minimierst du alle Risiken bei der Abrechnung und stellst sicher, dass die Steuer immer korrekt abgebildet ist.
Dokument 07Nachweise zu Arbeitszeit und Mindestlohn
In der Gebäudereinigung gilt ein allgemeinverbindlicher Branchen-Mindestlohn. Subunternehmer sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos zu erfassen und zu dokumentieren.
🔎 Was forderst du an?
Schriftliche Verpflichtungserklärung: Lass den Subunternehmer die Einhaltung des Branchen-Mindestlohns schriftlich bestätigen.
Nachweis der Zeiterfassung: Vereinbare vertraglich das Recht, stichprobenartig anonymisierte Zeitnachweise anzufordern.
So hilft Mendato
Wenn du deinen Subunternehmer an dein Mendato-Konto anbindest, hast du eine deutlich bessere Kontrolle über die geleisteten Arbeitszeiten und stärkst deine Position bei Prüfungen durch den Zoll.
Dokument 08Dokumentation zu Arbeitsschutz und Unterweisung
Jeder Arbeitgeber muss für seine Mitarbeiter Gefährdungsbeurteilungen erstellen und regelmäßige Arbeitsschutzunterweisungen durchführen. In der Gebäudereinigung betrifft das besonders den Umgang mit Leitern, Maschinen und Reinigungschemie.
🔎 Was vereinbarst du?
Selbsterklärung: Fordere eine schriftliche Bestätigung an, dass Gefährdungsbeurteilungen vorliegen und die Mitarbeiter jährlich unterwiesen werden.
Objekt-Unterweisung: Führe selbst eine kurze, protokollierte Einweisung in die Besonderheiten des Objekts durch (z. B. Fluchtwege, Alarmanlage).
Dokument 09Datenschutz- und Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
Eine Geheimhaltungsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) verpflichtet den Subunternehmer, alle vertraulichen Informationen wie Kundendaten, Preise oder Alarmcodes geheim zu halten.
🔎 Was prüfst du?
NDA: Eine Geheimhaltungsvereinbarung sollte immer Teil des Vertragswerks sein.
AV-Vertrag: Nur wenn der Subunternehmer in deinem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet (z. B. Zugang zu deinem System erhält), ist zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO nötig.
Die korrekte Vertragsgestaltung schützt dich auch vor dem Verdacht der Scheinselbstständigkeit. Mehr dazu im Artikel Werkvertrag vs. Arbeitnehmerüberlassung. Hier erfährst du auch alles über die Abgrenzung zur Arbeitnehmerüberlassung.
Alle 9 Dokumente im Überblick
| # | Dokument | Zweck | Aktualisierung |
|---|---|---|---|
| 1 | Gewerbenachweis + HWK | Zulassung & Identität | Bei Änderung |
| 2 | Betriebshaftpflicht | Schadenabsicherung | Jährlich |
| 3 | BG-Bescheinigung | Unfallversicherung | Jährlich |
| 4 | Bescheinigung Steuersachen | Steuerliche Zuverlässigkeit | 6–12 Monate |
| 5 | Krankenkassen-Unbedenklichkeit | Sozialversicherung | 6–12 Monate |
| 6 | § 13b UStG Nachweis | Korrekte Steuer | Einmalig + laufend |
| 7 | Mindestlohn-Erklärung | Branchen-Mindestlohn | Bei Vertragsänderung |
| 8 | Arbeitsschutz-Nachweis | Sicherheit | Jährlich |
| 9 | NDA / AVV | Datenschutz | Bei Vertragsänderung |
Papier & E-Mail-Chaos
- Dokumente in verschiedenen Ordern verstreut
- Ablaufdaten werden vergessen
- Bei Prüfung: hektisches Suchen
- Kein Überblick über fehlende Nachweise
- Hoher manueller Verwaltungsaufwand
Digitale Subunternehmer-Mappe
- Alle Dokumente zentral pro Sub gespeichert
- Automatische Erinnerung bei Ablauf
- Sofort auskunftsfähig bei Prüfungen
- Ampelsystem: grün, gelb, rot pro Sub
- Minimaler Verwaltungsaufwand
🎥 Video: Die Subunternehmer-Mappe in Mendato
„Mendato hat unser Subunternehmer-Onboarding komplett verändert. Früher haben wir Dokumente per E-Mail gesammelt und in Ordnern abgelegt – jetzt ist alles digital, zentral und wir werden automatisch erinnert, wenn etwas abläuft. Bei der letzten Zollprüfung konnten wir alles innerhalb von Minuten vorlegen.“
– TRISCARI Gebäudereinigung GmbH (über 100 MA)
10 – FazitKontrolle durch System statt administratives Chaos
Die Liste der erforderlichen Nachweise ist lang – aber diese Dokumente sind keine Bürokratie, sondern das Fundament einer rechtssicheren Zusammenarbeit. Sie schützen dich vor Bußgeldern, Haftungsansprüchen und dem Verlust deines guten Rufs.
Mit der digitalen Subunternehmer-Mappe von Mendato kannst du diesen Prozess deutlich vereinfachen: Alle Dokumente zentral pro Subunternehmer hochladen, verwalten und deren Gültigkeit überwachen. So bist du bei einer Prüfung durch den Zoll oder das Finanzamt jederzeit lückenlos auskunftsfähig.
Weiterführende Artikel: 7 Erfolgsfaktoren für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern und Werkvertrag vs. Arbeitnehmerüberlassung.
✓ Dein nächster Schritt
Lade dir die Subunternehmer-Finden-Checkliste herunter und starte dein Onboarding mit System. Mit Mendato hast du alle 9 Dokumente im Griff – digital, automatisch und prüfungssicher.
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.
Jetzt kostenlos starten →