Definition
Die Urlaubsplanung koordiniert die Urlaubszeiten aller Mitarbeitenden – mit dem Ziel, den Betrieb aufrechtzuerhalten und Reinigungsqualität zu sichern.
Zusammenfassung – Urlaubsplanung auf einen Blick
Urlaubsplanung = Urlaub koordinieren, ohne dass Objekte unbesetzt bleiben.
Kernregel: Maximale gleichzeitige Abwesenheit pro Objekt definieren und Vertretungen vorab festlegen.
Digitaler Urlaubskalender spart Stunden an Koordinationsaufwand.
01 – GrundlagenWarum Urlaubsplanung komplex ist
In einem Bürobetrieb kann ein Mitarbeiter Urlaub nehmen – die Arbeit wartet. In der Gebäudereinigung nicht: Ein ungereinigtes Objekt fällt sofort auf. Deshalb muss für jede abwesende Reinigungskraft eine Vertretung stehen.
Bei dutzenden Mitarbeitenden, Teilzeitverträgen und mehreren Objekten wird die Einsatzplanung während der Urlaubszeit zum Puzzlespiel.
Kategorie
Personal & Zeit
Auch bekannt als
Abwesenheitsplanung, Urlaubskalender, Ferienplanung
Relevant für
GF, Personal, Objektleiter, Disposition
Mendato-Modul
02 – Best Practices5 Regeln für gute Urlaubsplanung
1. Jahresplanung im Q1
Fordere alle Mitarbeitenden auf, bis Ende Februar ihre Haupturlaubswünsche einzureichen. Frühe Planung = weniger Konflikte.
2. Maximale Abwesenheit pro Objekt
Definiere: Wie viele Reinigungskräfte eines Objekts dürfen gleichzeitig im Urlaub sein? Faustregel: maximal 20–30 % des Teams.
3. Vertretungen vorab festlegen
Jede Reinigungskraft sollte einen festen Vertreter haben, der das Objekt kennt und eingearbeitet ist.
4. Ferienzeiten fair verteilen
Transparente Regeln: Rotation bei Schulferienzeiten, Vorrang für Eltern, Betriebszugehörigkeit berücksichtigen.
5. Puffer einplanen
In der Urlaubszeit kommen unvorhergesehene Ausfälle (Krankheit) obendrauf. Plane daher immer einen Vertretungspuffer ein.
03 – RechtUrlaubsanspruch im Überblick
| Regelung | Anspruch |
|---|---|
| Gesetzlich (§ 3 BUrlG, 5-Tage-Woche) | 20 Tage/Jahr |
| Tariflich (RTV) | 28–30 Tage (nach Betriebszugehörigkeit) |
| Teilzeitkräfte (3 Tage/Woche) | 12 Tage gesetzlich (anteilig) |
04 – Digitale LösungUrlaubsplanung mit Mendato
Digitaler Urlaubskalender: Alle Abwesenheiten auf einen Blick. Urlaub, Krankheit, Fortbildung – farblich codiert.
Digitale Urlaubsanträge: Mitarbeitende stellen Anträge per App. Objektleiter genehmigen oder lehnen ab.
Engpass-Warnung: Mendato warnt, wenn zu viele Mitarbeitende eines Objekts gleichzeitig Urlaub beantragen.
✓ Mendato-Vorteil
Urlaubsplanung in Minuten statt Stunden. Kein Excel-Chaos, keine übersehenen Engpässe.
05 – FazitGute Urlaubsplanung = reibungsloser Betrieb
Urlaub ist Recht – aber Planung ist Pflicht. Wer früh plant, Vertretungen organisiert und digital arbeitet, hat entspannte Ferienzeiten statt Feuerwehreinsätze.
Verwandte Begriffe
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.
Jetzt kostenlos starten →