Der Dienstplan zeigte keine Feiertage oder Ferien an, Pausen wurden von Mitarbeitenden vergessen, und Überschneidungen bei Einsätzen waren schwer zu erkennen. Bei 400 Objekten summieren sich solche Kleinigkeiten schnell zu großen Problemen – verlorene Abrechnungen, unzufriedene Kunden, unnötiger Mehraufwand im Büro.
⚠ Vorher
- Leistungsbelege bei Sonderreinigungen vergessen
- Dienstplan ohne Feiertage und Ferien
- Reklamationen gingen in Outlook unter
- Zeiterfassung unübersichtlich, Pausen vergessen
- Subunternehmer separat verwaltet
✔ Heute mit Mendato
- Aufträge, Rechnungen und Belege strukturiert
- Zeiterfassung und Dienstplan digital
- Subunternehmer im System integriert
- Buchhaltungsvorbereitung läuft sauber
- Mehrere Team-Zugräffe für Backoffice
Der Wechsel zu Mendato
Seit Oktober 2022 arbeitet GDK mit Mendato. Der Einstieg lief über eine intensive Demo und den Import der Kundendaten – bei 400 Objekten kein Selbstläufer. Doch das Team arbeitete sich zügig ein: Fiona Langer, die Backoffice-Verantwortliche, wurde durch die Mendato-YouTube-Tutorials eigenständig zur Expertin.
Schritt für Schritt wurde der Funktionsumfang erweitert: Zuerst Aufträge und Buchhaltung, dann Operations für die Zeiterfassung, später zusätzliche Zugräffe für das Team. Heute läuft bei GDK auch das Subunternehmermanagement über Mendato – ein Modul, das für einen Betrieb mit dieser Objektvielfalt essenziell ist.
„Ich bin mittlerweile sehr zufrieden und tief in Mendato angekommen. Bei 400 Objekten braucht man ein System, das wirklich alles abbildet – von der Unterhaltsreinigung bis zum Winterdienst.“
– Kevin Kleinstück, Gebäudedienste Kleinstück UG
Das Ergebnis
Heute nutzt GDK Mendato produktiv für Auftragsmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltungsvorbereitung und Subunternehmermanagement. Mehrere Team-Mitglieder arbeiten gleichzeitig im System – Fiona und Angelina in der Zeiterfassung, Kevin in der Steuerung.
Was GDK besonders macht: Kevin hat sich nicht mit dem Basispaket zufriedengegeben. Er hat eigene Workflows entwickelt, die Nutzung schrittweise vertieft und erwägt jetzt den Wechsel auf ein Paket mit Controlling – um bei 400 Objekten auch die Margen im Blick zu behalten. Ein Betrieb, der Mendato als zentrale Plattform für alles nutzt: Reinigung, Winterdienst, Sonderaufträge, Subunternehmer.
🏆 Auf einen Blick
Ca. 400 Objekte und 31–50 Mitarbeitende – verwaltet mit Mendato seit über 3 Jahren. Aufträge, Zeiterfassung, Buchhaltung und Subunternehmermanagement in einem System. Vom fragmentierten Backoffice zur strukturierten Gesamtlösung.
Genutzte Mendato-Module
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