Definition
Dokumentationspflicht bezeichnet die gesetzliche Verpflichtung für Gebäudereinigungsbetriebe, bestimmte Aufzeichnungen zu führen – insbesondere Arbeitszeiten, Mindestlohn-Nachweise, Qualitätskontrollen und Unterweisungen.
Zusammenfassung – Dokumentationspflicht auf einen Blick
Gebäudereiniger müssen Arbeitszeiten, Mindestlohn, Qualität und Arbeitsschutz dokumentieren. Die Branche steht unter besonderer Beobachtung durch Zoll und Finanzkontrolle Schwarzarbeit.
Aufbewahrungsfristen: 2 Jahre (Arbeitszeit), 6 Jahre (Lohn), 10 Jahre (Rechnungen, Verträge).
Digitale Dokumentation spart nicht nur Zeit – sie ist im Prüfungsfall der beste Schutz vor Bußgeldern.
01 – GrundlagenWarum Dokumentation so wichtig ist
Die Gebäudereinigung ist eine der Branchen, die am häufigsten von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) geprüft werden. Das hat gute Gründe: hoher Anteil an geringfügig Beschäftigten, Mindestlohn-Relevanz und eine Historie von Schwarzarbeit in der Branche.
Für dich als Betriebsinhaber bedeutet das: Dokumentation ist keine freiwillige Fleißaufgabe, sondern gesetzliche Pflicht. Und bei einer Prüfung musst du die Unterlagen vorlegen können – vollständig, korrekt und innerhalb der Frist.
Darüber hinaus ist gute Dokumentation auch im Kundenverhältnis Gold wert: Qualitätsprotokolle, Leistungsnachweise und Begehungsberichte zeigen dem Kunden, dass du professionell arbeitest – und schützen dich bei Reklamationen.
Kategorie
Organisation
Auch bekannt als
Aufzeichnungspflicht, Nachweispflicht, Belegpflicht
Relevant für
GF, Personalabteilung, Objektleiter, Buchhaltung
Mendato-Modul
02 – ÜbersichtWas muss dokumentiert werden?
| Bereich | Was genau? | Rechtsgrundlage | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Arbeitszeit | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | ArbZG, MiLoG | 2 Jahre |
| Mindestlohn | Arbeitszeitaufzeichnung für Minijobber & kurzfristig Beschäftigte | MiLoG § 17 | 2 Jahre |
| Lohn & Gehalt | Lohnabrechnungen, Beiträge, Steuern | HGB, AO | 6 Jahre |
| Arbeitsschutz | Gefährdungsbeurteilung, Unterweisungen | ArbSchG | Dauerhaft |
| Qualität | QK-Protokolle, Begehungsberichte, Fotos | Vertragspflicht | Vertragslaufzeit + |
| Rechnungen | Ein- und Ausgangsrechnungen | UStG, HGB | 10 Jahre |
⚠ Besondere Pflicht: MiLoG-Dokumentation
Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte musst du Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit spätestens 7 Tage nach der Arbeitsleistung aufzeichnen. Bei einer Zollprüfung muss das vor Ort vorliegen – sonst droht ein Bußgeld bis zu 30.000 €.
03 – KonsequenzenFristen & was bei Verstößen passiert
Dokumentationslücken können teuer werden – und nicht nur finanziell. Die Konsequenzen reichen von Bußgeldern über Nachzahlungen bis hin zum Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen.
⚠ Risiken bei fehlender Dokumentation
- Bußgelder MiLoG: bis 500.000 €
- Nachforderung Sozialversicherung (bis 4 Jahre rückwirkend)
- Beweislastumkehr bei Arbeitszeitstreitigkeiten
- Ausschluss von öffentlichen Vergaben
- Imageschaden bei Prüfungen
✔ Vorteile sauberer Dokumentation
- Prüfungssicher bei Zoll & Finanzamt
- Beweismittel bei Reklamationen
- Transparenz für Kunden
- Basis für Controlling & Kalkulation
- Professionelles Auftreten bei Ausschreibungen
04 – Digitale LösungDigitale Dokumentation mit Mendato
Papierdokumentation hat zwei Probleme: Sie ist aufwendig und sie geht verloren. Digitale Dokumentation löst beide Probleme – und schafft zusätzlich Möglichkeiten für Auswertung und Transparenz.
Zeiterfassung per App: Mitarbeitende checken per Smartphone ein und aus. Beginn, Ende und Dauer werden automatisch erfasst – MiLoG-konform und revisionssicher.
QK-Dokumentation: Qualitätskontrollen mit Note, Foto und Kommentar – gespeichert mit Zeitstempel und Standort. Der Kunde kann Berichte als PDF erhalten.
Zentrale Ablage: Alle Dokumente an einem Ort – durchsuchbar, filterbar und jederzeit verfügbar. Keine Ordner im Keller, keine verlorenen Zettel.
✓ Mendato-Vorteil
Mit Mendato erfüllst du die wichtigsten Dokumentationspflichten automatisch im Tagesgeschäft. Zeiterfassung, QK-Protokolle und Leistungsnachweise entstehen als Nebenprodukt der täglichen Arbeit – ohne zusätzlichen Aufwand.
05 – FazitDokumentation ist Pflicht – mach sie zur Stärke
Dokumentationspflichten in der Gebäudereinigung sind umfangreich – aber mit dem richtigen System kein Problem. Digitale Tools machen aus einer lästigen Pflicht einen echten Vorteil: Prüfungssicherheit, Kundentransparenz und saubere Daten für dein Controlling.
Wer heute noch auf Papier dokumentiert, investiert viel Zeit in etwas, das digital in Sekunden passiert. Die Umstellung lohnt sich – spätestens bei der nächsten Zollprüfung.
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