Zusammenfassung – Lohnabrechnung Kosten auf einen Blick
Eine Lohnabrechnung beim Steuerberater kostet in der Gebäudereinigung 15–35 € pro Mitarbeiter/Monat. Externe Lohnbüros liegen bei 8–20 €, eigene Software bei 15–50 €/Monat pauschal.
Das Besondere in der Gebäudereinigung: Viele Minijobber, wechselnde Einsatzorte, Zuschläge nach RTV und Sofortmeldungen beim Zoll machen die Abrechnung deutlich komplexer als in anderen Branchen. Dadurch steigen die Kosten – oder der eigene Aufwand.
Der größte Hebel liegt nicht bei der Abrechnung selbst, sondern bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung: Zeiten erfassen, prüfen, Zuschläge berechnen. Hier gehen in vielen Betrieben 5–15 Stunden pro Monat verloren.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, automatisiert genau diesen Schritt – und senkt damit die Gesamtkosten der Lohnabrechnung erheblich.
01 – BesonderheitenWarum Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung teurer ist
Was sollte eine Lohnabrechnung kosten? Diese Frage klingt einfach, hat aber in der Gebäudereinigung eine komplexe Antwort. Denn die Branche bringt Besonderheiten mit, die den Aufwand – und damit die Kosten – deutlich nach oben treiben.
Während ein Bürobetrieb mit 20 Festangestellten und gleichbleibenden Gehältern relativ günstig abrechnet, sieht die Realität in der Gebäudereinigung anders aus:
Warum ist die Abrechnung in der Reinigung komplexer?
Viele Minijobs – oft 60–80 % der Belegschaft sind geringfügig beschäftigt, mit eigenen Melde- und Beitragspflichten. Wechselnde Arbeitszeiten – anders als bei festen Gehältern muss jede Abrechnung individuell berechnet werden. Zuschläge nach RTV – Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge müssen korrekt berechnet und dokumentiert werden. Sofortmeldungen beim Zoll – bei jeder Neueinstellung muss noch am selben Tag eine Meldung an die Deutsche Rentenversicherung erfolgen. Hohe Fluktuation – Ein- und Austritte erzeugen zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Das bedeutet konkret: Ein Gebäudereiniger mit 30 Mitarbeitenden hat nicht 30 einfache Abrechnungen, sondern 30 individuelle Fälle – mit unterschiedlichen Stundenzahlen, Zuschlägen und Lohngruppen. Das ist der Grund, warum der Preis pro Abrechnung so stark variiert.
02 – SteuerberaterOption 1: Lohnabrechnung beim Steuerberater
Die meisten Gebäudereiniger lassen die Lohnabrechnung vom Steuerberater erledigen. Das ist bequem, hat aber seinen Preis.
Was kostet der Steuerberater pro Mitarbeiter?
Die Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) gibt einen Rahmen vor, innerhalb dessen der Steuerberater seine Gebühren festlegt. Für die Lohnabrechnung gilt § 34 StBVV. In der Praxis sehen die Preise für Gebäudereiniger so aus:
| Leistung | Preisspanne | Typisch bei 30 MA |
|---|---|---|
| Grundgebühr / Monat | 20–50 € | 35 € |
| Pro Abrechnung (Minijob) | 10–20 € | 15 € |
| Pro Abrechnung (Teilzeit/Vollzeit) | 20–35 € | 28 € |
| Sofortmeldung (pro Meldung) | 5–15 € | 10 € |
| Jahresmeldungen / Lohnsteuer | 50–150 €/Jahr | 100 € |
| Bescheinigungen (ELStAM, AU etc.) | 5–15 €/Stück | variiert |
Quelle: gesetze-im-internet.de – Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV)
Rechenbeispiel: 30 Mitarbeitende (20 Minijobs, 10 Teilzeit)
Grundgebühr: 35 € + 20 Minijobs × 15 € = 300 € + 10 Teilzeit × 28 € = 280 € + Sofortmeldungen (ca. 3/Monat) = 30 €. Monatliche Gesamtkosten: ca. 645 € – das sind 21,50 € pro Abrechnung im Schnitt.
Vorteile und Nachteile beim Steuerberater
Steuerberater
- Haftung liegt beim Steuerberater
- Fachliche Kompetenz in Steuer- und Sozialversicherungsrecht
- Alles aus einer Hand (Fibu + Lohn)
- Vertretungssicher bei Urlaub/Krankheit
Steuerberater
- Teuerste Option pro Abrechnung
- Oft keine Branchenkenntnis (RTV, Zuschläge)
- Abhängigkeit von einem Dienstleister
- Rückfragen bei fehlerhafter Datenlieferung = Zusatzkosten
03 – LohnbüroOption 2: Externes Lohnbüro
Eine Alternative zum Steuerberater ist ein spezialisiertes Lohnbüro. Lohnbüros konzentrieren sich ausschließlich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung und sind deshalb oft effizienter – und günstiger.
| Leistung | Standard-Lohnbüro | Spezialisiert auf Reinigung |
|---|---|---|
| Pro Abrechnung | 8–15 € | 12–20 € |
| Grundgebühr | 0–30 € | 15–40 € |
| Sofortmeldungen | oft inklusive | oft inklusive |
| RTV-Zuschläge | selten korrekt | integriert |
| Branchenkenntnis | gering | vorhanden |
Der Preisunterschied zum Steuerberater liegt typischerweise bei 30–50 %. Allerdings bieten Lohnbüros keine steuerliche Beratung – für Steuerfragen brauchst du trotzdem einen Steuerberater. Mehr zur Abwägung findest du im Artikel Externe vs. interne Lohnbuchhaltung.
Achtung: Nicht jedes Lohnbüro kennt die Gebäudereinigung
Wenn dein Lohnbüro die Zuschläge nach Rahmentarifvertrag nicht korrekt berechnet, bist du als Arbeitgeber haftbar – nicht das Lohnbüro. Besonders kritisch: Nachtarbeitszuschläge, Feiertagszuschläge und die korrekte Eingruppierung in Lohngruppen. Frage vor Vertragsabschluss explizit nach Erfahrung mit dem RTV.
04 – Selber machenOption 3: Lohnabrechnung selber machen
Manche Gebäudereiniger überlegen, die Lohnabrechnung komplett intern abzuwickeln – mit Software wie DATEV Lohn & Gehalt, Lexware Lohn oder Sage. Das kann wirtschaftlich sein, bringt aber erhebliche Risiken.
✓ Wann es sich lohnen kann
- Du hast eine ausgebildete Lohnbuchhalterin im Betrieb
- Mehr als 50 Mitarbeitende (Skaleneffekt)
- Stabile Belegschaft mit wenig Fluktuation
- Gute Kenntnis des RTV und Sozialversicherungsrecht
⚠ Wann du es lieber lassen solltest
- Keine Fachkraft für Lohn im Betrieb
- Hohe Fluktuation und viele Sofortmeldungen
- Unsicherheit bei RTV-Zuschlägen
- Kein Vertretungskonzept bei Urlaub/Krankheit
Risiko: Fehler in der Lohnabrechnung sind teuer
Falsch berechnete Zuschläge, fehlende Sofortmeldungen oder falsche Lohngruppen können zu Nachzahlungen, Bußgeldern und Nachforderungen der Sozialversicherung führen. Ein einziger Fehler bei 30 Mitarbeitenden über 12 Monate kann schnell mehrere Tausend Euro kosten – mehr als ein Jahr Steuerberater.
05 – VergleichDer große Kostenvergleich
Um die richtige Entscheidung zu treffen, hilft ein direkter Vergleich aller drei Optionen. Hier die Gegenüberstellung für typische Betriebsgrößen in der Gebäudereinigung:
| Kriterium | Steuerberater | Lohnbüro | Selber machen |
|---|---|---|---|
| Kosten (10 MA/Monat) | 200–380 € | 120–230 € | 15–50 € (Software) |
| Kosten (30 MA/Monat) | 500–800 € | 300–550 € | 30–80 € (Software) |
| Kosten (80 MA/Monat) | 1.200–2.200 € | 700–1.400 € | 50–150 € (Software) |
| Personalaufwand intern | gering | gering | hoch (Fachkraft nötig) |
| RTV-Kenntnis | selten | je nach Anbieter | muss selbst vorhanden sein |
| Haftung bei Fehlern | Steuerberater | eingeschränkt | komplett beim Betrieb |
| Flexibilität | mittel | mittel | hoch |
| Skalierbarkeit | gut | gut | begrenzt |
Wichtig: Software-Kosten ≠ Gesamtkosten
Die Software für die Lohnabrechnung kostet vielleicht nur 30–80 € im Monat. Aber dazu kommt der Zeitaufwand deiner Lohnbuchhalterin: Bei 30 Mitarbeitenden in der Gebäudereinigung sind das realistisch 20–30 Stunden pro Monat. Bei einem Stundensatz von 25 € intern kommen also 500–750 € Personalkosten obendrauf. Selber machen ist also nur dann wirklich günstiger, wenn die Fachkraft ohnehin im Betrieb beschäftigt und nicht voll ausgelastet ist.
06 – Versteckte KostenDer wahre Kostentreiber: Die vorbereitende Lohnbuchhaltung
In fast jedem Gespräch über Lohnabrechnungskosten wird ein entscheidender Posten vergessen: die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Das ist der gesamte Prozess vor der eigentlichen Abrechnung – und genau hier liegt der größte Hebel.
Was gehört zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung?
Die Kette sieht in der Gebäudereinigung typischerweise so aus: Arbeitszeiten erfassen (Stundenzettel einsammeln oder digitale Zeiterfassung prüfen), Sollzeit mit Istzeit abgleichen, Zuschläge berechnen (Nacht, Sonn-/Feiertag, Überstunden), Abwesenheiten eintragen (Urlaub, Krankheit, Feiertage), Daten an den Steuerberater übermitteln und Rückfragen klären.
Die Ersparnis von 8–14 Stunden pro Monat ist der eigentliche Grund, warum eine digitale Zeiterfassung mit automatischer Lohnvorbereitung die Gesamtkosten der Lohnabrechnung so deutlich senkt – oft mehr als der Unterschied zwischen Steuerberater und Lohnbüro.
„Mendato ist seine rechte Hand. Seit er alle Aufträge im System hat, vergisst er keine Abrechnung mehr – vorher hat er manche Kunden schlicht nicht abgerechnet.“
– Saeid Hakimi, DE-Reinigung (wachsend, < 30 MA)
07 – LösungLohnabrechnungskosten senken mit Mendato
Die effektivste Strategie, um die Kosten der Lohnabrechnung zu senken, ist nicht der Wechsel vom Steuerberater zum Lohnbüro – sondern die Automatisierung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, übernimmt genau diesen Teil:
Was Mendato für die Lohnvorbereitung leistet
Digitale Zeiterfassung – Reinigungskräfte stempeln per App (GPS, NFC oder manuell). Keine Stundenzettel mehr einsammeln, keine Excel-Listen übertragen.
Automatische Zuschlagsberechnung – Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden gemäß RTV systemseitig berechnet. Kein manuelles Nachrechnen, keine Fehlerquelle.
Soll-Ist-Abgleich in Echtzeit – Überstunden und Unterstunden werden automatisch saldiert. Du siehst jederzeit, wo deine Mitarbeitenden stehen.
Fertiger LODAS/DATEV-Export – Am Monatsende exportierst du die fertigen Lohndaten per Klick. Dein Steuerberater bekommt alles fix und fertig – keine Rückfragen, keine Korrekturen.
Was kostet Mendato?
| Paket | Reinigungskräfte | Preis/Monat | Enthaltene Module |
|---|---|---|---|
| S | 0–10 | 99 € | Aufträge, Zeiterfassung, Buchhaltung, Lohnexport |
| M | 11–30 | 199 € | + Kundenportal, erweitertes Controlling |
| L | 31–50 | 299 € | + Subunternehmerportal |
| XL | 51–100 | 499 € | Alle Module |
| Enterprise | 100+ | individuell | Modulare Konfiguration |
Rechenbeispiel: 30 Mitarbeitende
Ohne Mendato: Steuerberater 645 € + manuelle Vorbereitung ca. 325 € (13 Std. × 25 €) = 970 €/Monat.
Mit Mendato: Mendato 199 € + Steuerberater (reduziert, da Daten fix fertig) ca. 400 € + Vorbereitung ca. 25 € (1 Std.) = 624 €/Monat.
Ersparnis: ca. 346 €/Monat – das sind über 4.100 € pro Jahr.
08 – FazitEmpfehlung nach Betriebsgröße
Die Frage „Was sollte eine Lohnabrechnung kosten?“ lässt sich nicht pauschal beantworten. Aber hier sind die wichtigsten Orientierungswerte für Gebäudereiniger:
5–15 MA
- Steuerberater oder Lohnbüro
- Mendato S (99 €) für Zeiterfassung + Lohnexport
- Budget: 200–400 €/Monat gesamt
15–50 MA
- Steuerberater + Mendato M/L
- Lohnvorbereitung automatisiert
- Budget: 400–800 €/Monat gesamt
50+ MA
- Interne Lohnbuchhaltung + Mendato XL
- Oder: Steuerberater + Mendato XL
- Budget: 600–1.200 €/Monat gesamt
Unabhängig von der Betriebsgröße gilt: Der größte Hebel liegt in der Automatisierung der vorbereitenden Lohnbuchhaltung. Wer hier investiert, spart langfristig deutlich mehr als beim Verhandeln von Centbeträgen pro Abrechnung.
Mehr zum Thema findest du auch im Steuerberater-Leitfaden für Gebäudereiniger.
Nächster Schritt
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