Definition
Der Dienstplan legt fest, wann welche Mitarbeitenden arbeiten – inklusive Schichtzeiten, freier Tage, Pausen und Vertretungsregelungen. In der Gebäudereinigung ist er die Grundlage für die tägliche Personalsteuerung.
Zusammenfassung – Dienstplan auf einen Blick
Der Dienstplan regelt, wer wann arbeitet. Er muss Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge und individuelle Vereinbarungen berücksichtigen.
In der Gebäudereinigung besonders herausfordernd: viele Teilzeitkräfte, unterschiedliche Schichtmodelle und häufige kurzfristige Änderungen.
Digitale Dienstpläne sparen Zeit, reduzieren Fehler und geben Mitarbeitenden über die App Zugriff auf ihren aktuellen Plan.
01 – GrundlagenWas gehört in den Dienstplan?
Ein Dienstplan in der Gebäudereinigung ist mehr als eine simple Tabelle mit Namen und Uhrzeiten. Er muss verschiedene Arbeitszeitmodelle unter einen Hut bringen: Vollzeitkräfte mit 8-Stunden-Schichten, Teilzeitkräfte mit 3–4 Stunden und Minijobber mit flexiblen Einsätzen.
Ein vollständiger Dienstplan enthält: Name und Personalnummer, Arbeitstage und Schichtzeiten, zugeordnetes Objekt, geplante Pausen, freie Tage und Vertretungsregelungen. Zusätzlich sollten Qualifikationen hinterlegt sein – nicht jeder Mitarbeitende kann jedes Objekt bedienen.
In der Praxis arbeiten viele Reinigungsbetriebe mit festen Wochenplänen, die sich wiederholen. Änderungen entstehen durch Krankheit, Urlaub oder neue Aufträge. Genau hier wird es komplex.
Kategorie
Organisation
Auch bekannt als
Schichtplan, Arbeitsplan, Wochenplan
Relevant für
GF, Objektleiter, Personalabteilung
Mendato-Modul
02 – RechtRechtliche Anforderungen
Der Dienstplan muss eine Reihe gesetzlicher Vorgaben einhalten. Die wichtigsten Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG):
| Regelung | Vorgabe | Praxis-Tipp |
|---|---|---|
| Max. Arbeitszeit | 8 Std./Tag (10 Std. möglich bei Ausgleich) | Bei Doppelschichten aufpassen |
| Ruhezeit | Mind. 11 Std. zwischen zwei Schichten | Häufiger Fehler bei Früh-/Spätwechsel |
| Pausenregelung | 30 Min. ab 6 Std., 45 Min. ab 9 Std. | Im Plan explizit einplanen |
| Sonntagsarbeit | Mind. 15 freie Sonntage/Jahr | Bei Dauerobjekten dokumentieren |
| Vorlaufzeit | Mindestens 2 Wochen (Empfehlung: 4 Wochen) | Tarifvertrag prüfen |
⚠ Achtung: Dokumentationspflicht
Seit dem EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung müssen Arbeitgeber die Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden systematisch erfassen. Der Dienstplan allein reicht nicht – es braucht zusätzlich eine Zeiterfassung, die Soll- und Ist-Zeiten vergleicht.
Zusätzlich gelten die Regelungen des Rahmentarifvertrags für die Gebäudereinigung, der unter anderem Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit regelt. Der Betriebsrat hat bei der Dienstplangestaltung ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG.
03 – AbgrenzungDienstplan vs. Einsatzplanung
Dienstplan und Einsatzplanung werden oft synonym verwendet – sind aber nicht dasselbe:
Dienstplan
- Regelt: Wer arbeitet wann?
- Fokus: Arbeitszeiten & Schichten
- Zeithorizont: Woche / Monat
- Rechtsrelevant: ArbZG, Tarifvertrag
Einsatzplanung
- Regelt: Wer arbeitet wo & was?
- Fokus: Objekt- & Aufgabenzuordnung
- Zeithorizont: Täglich / Woche
- Operativ: Kapazität & Vertretung
In der Praxis greifen beide Planungen ineinander. Ein gutes System verbindet Dienstplan und Einsatzplanung, sodass du gleichzeitig siehst: Wer arbeitet wann UND wo.
04 – Digitale LösungDigitaler Dienstplan mit Mendato
Papierne Dienstpläne am schwarzen Brett – das kennt jeder Reinigungsbetrieb. Das Problem: Änderungen erreichen die Mitarbeitenden nicht, Kopien sind veraltet, und der Objektleiter hat keinen Überblick.
Immer aktuell: Digitale Dienstpläne sind in Echtzeit aktuell. Änderungen werden sofort sichtbar – für Planer und Mitarbeitende.
Regelkonform: Die Software prüft automatisch Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen. Verstöße werden markiert, bevor sie passieren.
Mitarbeiter-App: Reinigungskräfte sehen ihren Dienstplan jederzeit auf dem Smartphone. Kein Anrufen, kein Nachfragen – alles transparent.
Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit und andere Abwesenheiten fließen direkt in die Planung ein. Das System zeigt sofort, wo Unterbesetzung droht.
✓ Mendato-Vorteil
Mendato verbindet Dienstplanung mit Zeiterfassung und Einsatzplanung. Du siehst auf einen Blick, ob der Plan auch gelebt wird – und wo Abweichungen entstehen.
05 – FazitDer Dienstplan als Grundlage für alles
Ohne sauberen Dienstplan funktioniert nichts: keine korrekte Zeiterfassung, keine saubere Lohnabrechnung, keine zuverlässige Einsatzplanung. Der Dienstplan ist die Basis, auf der alles andere aufbaut.
Investiere deshalb in ein System, das Dienstplanung digital, regelkonform und transparent macht – für dich als Planer und für deine Mitarbeitenden vor Ort.
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