Mendato vs. GEK Software – Vergleich für Gebäudereiniger (2026)

01 – EinführungWarum dieser Vergleich anders ist

Bei der Auswahl einer Software für Unterhaltsreinigung und Gebäudedienste taucht ein Problem immer wieder auf: Viele Lösungen decken nur einzelne Teile der Wertschöpfungskette ab. Der Vergleich zwischen Mendato und GEK Software ist deshalb besonders spannend – denn hier stehen nicht zwei direkte Konkurrenten gegenüber, sondern zwei Systeme mit grundlegend unterschiedlichen Schwerpunkten.

GEK Software ist seit Jahren im Markt etabliert und bekannt für detaillierte Kalkulationen, Leistungsverzeichnisse und strukturierte Arbeitspläne. Der Fokus liegt klar vor dem Vertragsabschluss: Was kostet ein Objekt wirklich? Ist das Angebot wirtschaftlich tragfähig?

Mendato verfolgt einen anderen Ansatz: Die Software ist als operatives Betriebssystem für Gebäudereinigungsunternehmen konzipiert. Im Mittelpunkt stehen Einsatzplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Controlling – also alles, was nach dem Vertragsabschluss passiert.

02 – ProduktfokusKalkulation vs. operativer Betrieb

GEK Software wird häufig im Vertrieb oder in der Kalkulationsabteilung eingesetzt – oft als Ergänzung zu bestehenden ERP-Systemen. Die zentrale Frage, die GEK beantwortet: „Was kostet dieses Objekt wirklich – und ist das Angebot wirtschaftlich tragfähig?"

Mendato beantwortet eine andere Frage: „Wie wird dieses Objekt sauber umgesetzt, gesteuert, abgerechnet und ausgewertet?" Der Fokus liegt auf dem laufenden Betrieb – von der Schichtplanung über die Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung.

03 – SoftwareaufbauSystemlogik & Aufbau

GEK Software arbeitet als zentrale Web-Anwendung mit Fokus auf Kalkulations- und Angebotslogik. Die Oberfläche ist funktional und datenorientiert – viele Nutzer beschreiben sie als leistungsstark, aber eher traditionell im Design. GEK ist bewusst kein operatives Einsatz- oder Planungssystem, sondern ein spezialisiertes Werkzeug für einen klar definierten Bereich.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – vom Objektleiter bis zur Buchhalterin. Der Plattform-Ansatz ermöglicht hohe Skalierbarkeit und kurze Einarbeitungszeiten.

04 – OrganisationslogikWie bilden beide Systeme die Branche ab?

GEK Software bildet Leistungen primär aus Kalkulationssicht ab: Leistungsverzeichnisse, Leistungsarten, Preise und Zeiten. Die operative Trennung in Kunde, Objekt und Auftrag steht nicht im Mittelpunkt – weil GEK nicht für die operative Steuerung gebaut ist, sondern für die wirtschaftliche Bewertung.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Dadurch lässt sich Unterhaltsreinigung sauber von Sonderreinigung trennen, jeder Auftrag hat eigene Schichten, eine eigene Abrechnung und klare Margen pro Leistungsart. Bei wachsenden Unternehmen mit vielen Objekten macht genau diese Struktur den Unterschied.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung & operative Umsetzung

Die Zeiterfassung ist einer der zentralen Unterschiede zwischen beiden Systemen – und gleichzeitig der Punkt, an dem die unterschiedliche Philosophie am deutlichsten wird.

GEK Software ist keine Zeiterfassungs- oder Einsatzsoftware. Auf den Funktionsseiten liegt der Schwerpunkt sichtbar auf Kalkulation, Angebotswesen und Arbeitsplänen. Die operative Umsetzung – also die Frage „Wer hat wann wo tatsächlich gearbeitet?" – erfolgt außerhalb von GEK, typischerweise über andere Systeme oder manuell.

Mendato integriert die gesamte operative Ebene: mobile Zeiterfassung (Video ansehen), Schichten, Aufgaben, Fotodokumentation, Abweichungen und Nachweise. Die erfassten Zeiten fließen direkt in Abrechnung, Controlling und Margenberechnung. Zusätzlich bietet Mendato ein Hybridmodell: Betriebe, die noch teilweise auf Papier arbeiten, können Stundenzettel importieren (Video ansehen) und schrittweise digitalisieren.

06 – Buchhaltung & AbrechnungBuchhaltung & Rechnungsstellung

Die Frage nach der Rechnungsstellung ist einer der „harten" Unterschiede zwischen beiden Lösungen – und für die Erwartungshaltung besonders wichtig.

GEK Software erstellt keine Rechnungen im System. Stattdessen gibt es eine Schnittstelle zu externen Rechnungsprogrammen. Das ist ein bewusster Designentscheid: GEK sitzt in der Kalkulations- und Angebotsphase, nicht in der laufenden Faktura. Für die Abrechnung brauchst du also ein zusätzliches System.

Mendato deckt die Buchhaltung operativ ab: einsatzbasierte Abrechnung, Offene-Posten-Logik, flexible Rechnungszusammenstellung, E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) und Abrechnung nach tatsächlich erbrachter Leistung. Die Daten aus der Zeiterfassung fließen automatisch in die Rechnung – kein Copy-Paste, keine Medienbrüche.

07 – ControllingControlling & Steuerung

Beide Systeme bieten Controlling – aber aus völlig unterschiedlichen Perspektiven. Genau hier zeigt sich, warum der Vergleich kein klassisches „besser oder schlechter" ist.

GEK Software liefert starke Kalkulationskennzahlen: Angebots- und Kostenlogik, Szenarien zur Angebotsbewertung und Deckungsbeiträge auf Kalkulationsebene. Ideal, wenn du vor Vertragsabschluss prüfen willst, ob sich ein Angebot lohnt – und wo du nachbessern musst.

Mendato bietet operatives Controlling auf Basis realer Daten: Umsatz und Kosten pro Kunde, Objekt, Auftrag, Mitarbeiter und Subunternehmer. Inklusive ABC-Analysen, Zeit- vs. Erlös-Vergleiche und Echtzeit-Kennzahlen. Die zentrale Frage hier: „War der Auftrag tatsächlich profitabel – und wenn nicht, warum?"

08 – SubunternehmerSubunternehmer-Verwaltung

GEK Software bietet keine integrierte Subunternehmer-Planung oder -Abrechnung. Der Fokus liegt auf interner Kalkulation und Angebotslogik – externe Partner werden nicht im System abgebildet.

Mendato bietet ein dediziertes Subunternehmerportal: explizite Subunternehmer-Strukturen, Planung auf Auftragsebene, getrennte Abrechnung per Gutschriftverfahren (Video ansehen) und Controlling-Auswertungen. Das ist besonders relevant für große Organisationen, Standortpartner-Modelle und Mischstrukturen aus eigenen Reinigungskräften und externen Teams.

09 – PreisePreise & Kostenstruktur

Beide Anbieter veröffentlichen ihre Preise transparent. Wichtig: Die Kosten lassen sich nicht direkt 1:1 vergleichen, weil der Leistungsumfang grundlegend verschieden ist.

Bei GEK Software kommen zum Monatspaket noch einmalige Einrichtungskosten für Installation, Workshop und Schulung hinzu (zusammen typischerweise über 9.000 € netto). Mendato startet bei 99 €/Monat für bis zu 10 Reinigungskräfte – alle Module inklusive, 7 Tage kostenlos testbar, ohne Kreditkarte. Für große Firmen mit ca. 1.000 Reinigungskräften liegt Mendato bei ca. 3.999 €/Monat – inklusive aller operativen Module.

10 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Öffentliche Nutzerbewertungen helfen bei der Einschätzung beider Lösungen. Mendato ist auf Google und Trustpilot mit sehr guten Bewertungen präsent. Für GEK Software konnten zum Stand Februar 2026 keine öffentlichen Bewertungen auf Google oder Trustpilot gefunden werden.

11 – VergleichstabelleGEK Software vs. Mendato auf einen Blick

12 – FazitWelche Software löst welches Problem?

GEK Software

GEK Software ist eine hochspezialisierte Lösung für Kalkulation, Angebotswesen, Arbeitspläne und Auswertungen. Ihre große Stärke liegt eindeutig vor dem operativen Betrieb: Dort, wo Preise entstehen, Leistungen sauber definiert werden und Angebote wirtschaftlich korrekt aufgebaut sein müssen. Wer viele Ausschreibungen kalkuliert, komplexe Leistungsverzeichnisse strukturieren will und Kalkulation als strategischen Hebel versteht, findet in GEK ein starkes Werkzeug.

Gleichzeitig ist GEK bewusst kein operatives ERP: Rechnungsstellung, laufende Buchhaltung, Zeiterfassung und Subunternehmer-Verwaltung sind nicht Bestandteil der Software. Für den operativen Alltag brauchst du zusätzliche Systeme.

Mendato

Mendato ist als operatives Betriebssystem für Gebäudereinigungsunternehmen konzipiert. Personalplanung, Zeiterfassung, Abrechnung, Buchhaltung und Controlling greifen ineinander. Mendato denkt Prozesse end-to-end – von der erbrachten Leistung bis zur abrechenbaren Position. Gerade bei wachsenden Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden, unterschiedlichen Leistungsarten, Ausfällen, Reklamationen oder Subunternehmer-Strukturen spielt diese prozessorientierte Architektur ihre Stärken aus.

13 – FAQHäufig gestellte Fragen

Ähnliche Vergleiche