Mendato vs. Profacilo – Gebäudereiniger-Software im Vergleich

01 – EinführungWorum es in diesem Vergleich geht

In diesem Artikel vergleichen wir Mendato und Profacilo aus der Perspektive von Gebäudereinigungsunternehmen, die im Alltag mit Personalplanung, Zeiterfassung, Buchhaltung und Controlling arbeiten müssen.

Die Unterschiede liegen in Softwareaufbau, Systemarchitektur, Abrechnungslogik und Skalierungsansatz – den Punkten, die über langfristige Stabilität entscheiden.

02 – ProduktfokusZwei Branchenlösungen – unterschiedliche Ansätze

03 – SoftwareaufbauEine zentrale Web-App vs. rollengetrennte Anwendungen

Profacilo setzt auf einen zentralen Systemansatz: eine Web-App für alle Backoffice-Rollen plus eine separate Zeiterfassungs-App. Alle Nutzer arbeiten in derselben Oberfläche, gesteuert über Rechtekonzepte. Vorteil: schneller Überblick. Grenze: steigende Komplexität bei mehreren Rollen.

Mendato trennt die Software nach Rollen: Buchhaltung, Aufträge, Controlling und eine mobile App. Jede Rolle sieht nur, was sie braucht – das reduziert Komplexität und macht das System stabil bei mehreren Objektleitern und wachsenden Teams.

04 – SystemarchitekturObjektzentriert vs. Leistungs-/Auftragsebene

Profacilo arbeitet objektorientiert: Unterhaltsreinigung, Glas und Sonder laufen im selben Kontext. Gut bei einfachen Objekten – bei Komplexität vermischen sich Leistungsarten und Margen.

Mendato: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Objekt kann mehrere Aufträge enthalten – z. B. Unterhaltsreinigung, Glas und Sonder. Jeder mit eigenen Schichten, Margen und Dokumenten.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung & Zuschläge

Zeiterfassung im Alltag

Profacilo nutzt eine Web-App fürs Backoffice und ergänzt das um eine Zeiterfassungs-App für die Mitarbeitenden im Objekt. Digitale Zeiterfassung statt Papier, schneller Überblick. Die entscheidende Frage ist: Was passiert nach dem Check-in/Check-out? Wie sauber werden Zeiten in Lohnvorbereitung und Abrechnung übernommen?

Mendato bettet Zeiterfassung in die Prozesskette: Planung → Einsatz → Nachweis → Abrechnung → Controlling. Das dreistufige Zeitmodell (Sollzeit → Planzeit → Istzeit) ermöglicht präzise Abweichungsanalysen.

Zuschläge – der unterschätzte Zeitfresser

Profacilo bietet die Möglichkeit, Zuschläge zu erfassen. Die entscheidende Frage ist allerdings, ob diese tariflogisch automatisiert sind oder eher manuell je nach Setup nachgebaut werden müssen.

Mendato ist in diesem Bereich stärker auf systemische Zuschlagslogik ausgelegt – Zuschläge müssen nicht jedes Mal händisch nachgebaut werden, wenn das Team größer wird.

06 – StundenzettelKlassische Stundenzettel & Hybrid-Modelle

Profacilo setzt auf digitale Zeiterfassung ohne Papier-Stundenzettel-Option. Wer analog arbeitet, kann nicht ohne Weiteres eingebunden werden.

Mendato geht einen hybriden Weg: Neben der mobilen Zeiterfassung per App unterstützt Mendato auch klassische Papier-Stundenzettel über einen Stundenzettel-Importer. Papier-Zeiten werden strukturiert ins System übernommen und landen anschließend im gleichen Prozess (Lohn, Abrechnung, Controlling). So funktioniert der Stundenzettel-Import

07 – PersonalplanungUnterhaltsreinigung vs. Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Profacilo bietet ein solides Schicht- und Planungsmodell für die Unterhaltsreinigung. Die Planung bleibt objektzentriert – komplexe Intervalllogiken nicht immer abbildbar.

Mendato denkt Personalplanung deutlich granularer – nicht nur als Kalender, sondern als operativen Steuerungsprozess. Flexible Intervall- und Schichtlogiken, Planung auf Auftragsebene, Verknüpfung mit Checklisten und Erwartungen. Vertretungen lassen sich systematisch abbilden. So funktioniert der Dienstplan

Sonderreinigung

Profacilo ermöglicht flexible Einsatzplanung – Teams können hinzugefügt oder geändert werden, geeignet für kurzfristige Einsätze.

Mendato bietet ebenfalls sehr flexible Einsatz- und Teamplanung, mit dem zusätzlichen Vorteil der klaren Trennung nach Leistungsart. Einsätze werden direkt zur Grundlage für Abrechnung und Controlling.

08 – BuchhaltungBuchhaltung & Abrechnung

Buchhaltung wird bei Software-Vergleichen oft oberflächlich behandelt – dabei ist sie einer der entscheidendsten Faktoren im Alltag.

Profacilo bietet objektbasierte Abrechnung mit Dauerrechnungen. Abrechnung ist nicht mit Einsätzen verknüpft – bei Pauschalmodellen kein Problem, bei variablen Leistungen entsteht manueller Aufwand.

Mendato verfolgt einen anderen Ansatz: Abrechnung entsteht aus der Leistung. Die Buchhaltungs-App arbeitet mit einer zentralen Offene-Posten-Logik: Alle abrechenbaren Leistungen landen in einer Offene-Posten-Liste – dort prüfen, flexibel bündeln und Reklamationen berücksichtigen, ohne Rechnungen kaputtzumachen.

Beide unterstützen Dauerrechnungen und E-Rechnung – der Unterschied liegt in der Entstehung der Inhalte.

09 – ControllingControlling & Unternehmenssteuerung

Profacilo bietet klassische Controlling-Funktionen: Umsatzübersichten, Rechnungsdaten, Auswertungen auf Mitarbeiter- und Objektebene. Für den Rückblick „Was ist passiert?“ gut geeignet. Grenzen zeigen sich bei leistungsbezogenen Margenanalysen und der vollständigen Verzahnung von Zeit-, Leistungs- und Finanzdaten.

Mendato trennt Controlling bewusst in eine eigene Controlling-App. Hier geht es nicht nur um Zahlenanzeige, sondern um aktive Unternehmenssteuerung: Auswertungen auf Kunden-, Objekt- und Auftragsebene, Margenanalysen und ABC-Analysen. Damit beantwortet Controlling: „Warum ist es passiert – und was machen wir jetzt anders?“

10 – SubunternehmerSubunternehmer & externe Partner

Profacilo bietet nach aktuellem Stand keine klar dokumentierten Funktionen für die Planung und Abrechnung von Subunternehmern. Einsatz erfolgt außerhalb der Software. Für Betriebe mit reinem Eigenpersonal kein Nachteil.

Mendato bietet explizite Funktionen: Anlage von Subunternehmern als eigene Struktur, Planung auf Auftragsebene, klare Trennung zwischen eigenen Mitarbeitenden und externen Partnern, separate Abrechnung und Auswertungen im Controlling. Über das Subunternehmerportal lässt sich die Zusammenarbeit strukturiert abbilden. Gutschriften für Subunternehmer

11 – SchnittstellenSchnittstellen & Automatisierung

Profacilo: geschlossenes System ohne API, Webhooks oder Zapier. Kein Nachteil bei rein internen Prozessen.

Mendato setzt bewusst auf offene Automatisierung über Schnittstellen: Anbindung an Drittanbieter per No-Code, Zeitdaten an Lohnsysteme, automatische Benachrichtigungen, CRM-Synchronisation.

12 – PreisePreise & Testphase

Profacilo: ab 349 €/Monat + 4,90 €/MA-App + 980 € Einrichtung. Demo-basiert. profacilo.de

Mendato bietet transparente Paketpreise: ab 99 €/Monat (0–10 Reinigungskräfte), 199 € (11–30), 299 € (31–50), 499 € (51–100). Keine Einrichtungsgebühr, keine lineare „pro Mitarbeiter“-Logik. Plus: 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Direkt starten →

13 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen ersetzen keine Testphase, geben aber Hinweise auf Stabilität und Supportqualität.

Mendato weist zusätzlich ca. 32 Bewertungen auf Trustpilot (∅ 4,7) auf – die Streuung über mehrere Plattformen spricht für breite operative Nutzung.

14 – VergleichstabelleProfacilo vs. Mendato auf einen Blick

15 – FazitWelche Software passt zu deinem Betrieb?

Profacilo

Profacilo ist funktional umfangreich. Der zentrale Web-App-Ansatz bietet schnellen Überblick und niedrige Einstiegshürde – für Betriebe mit überschaubaren Strukturen und Pauschalabrechnungen praktikabel.

Grenzen zeigen sich bei komplexen Leistungsstrukturen, einsatzbasierter Abrechnung und Subunternehmer-Modellen. Das Lizenzmodell wird bei Wachstum teurer, eine freie Testphase gibt es nicht.

Mendato

Mendato verfolgt einen deutlich prozessualeren Ansatz. Die dreistufige Architektur (Kunde → Objekt → Auftrag) ermöglicht klare Planung, saubere Abrechnung und belastbare Margen. Die spezialisierten Apps zahlen sich aus, sobald Leistungen getrennt, Abrechnung einsatzbasiert und Controlling aktiv genutzt werden soll.

16 – FAQHäufig gestellte Fragen

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