Die häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung

Zusammenfassung – Die 10 teuersten Fehler

Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung ist fehleranfällig, weil die Branche komplex ist: allgemeinverbindlicher Rahmentarifvertrag, verschiedene Lohngruppen, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit, viele Minijobber und Teilzeitkräfte.

Die meisten Fehler passieren nicht beim Steuerberater, sondern in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung – also beim Erfassen der Zeiten, beim Berechnen der Zuschläge und bei der Zuordnung der Lohngruppen. Falsche Zuschläge nach RTV, fehlende Objektzuordnungen und unleserliche Stundenzettel sind die Top-3-Fehlerquellen.

Die Konsequenzen reichen von Nachzahlungen an Mitarbeitende (rückwirkend bis zu 3 Jahre) über Bußgelder bis 500.000 € (Mindestlohngesetz) bis hin zu Kundenverlust bei fehlender Dokumentation.

Mendato verhindert die häufigsten Fehler systemseitig: automatische Zuschlagsberechnung nach RTV, Lohngruppen pro Auftrag und DATEV-Export per Klick.

01 – Das ProblemWarum Fehler in der Lohnabrechnung so teuer sind

Hand aufs Herz: Wie sicher bist du, dass jede einzelne Lohnabrechnung in deinem Betrieb zu 100 % korrekt ist? Die Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung gehört zu den komplexesten überhaupt. Und Fehler fallen oft erst auf, wenn es richtig weh tut – bei einer Zollprüfung, bei einem Arbeitsgerichtsprozess oder wenn ein Mitarbeiter seine Abrechnung vom Anwalt prüfen lässt.

Das Besondere an der Branche: Der Rahmentarifvertrag ist allgemeinverbindlich. Das bedeutet, dass er für jeden Gebäudereinigungsbetrieb gilt – egal ob du Mitglied im Innungsverband bist oder nicht. Wer die Tarifvorgaben ignoriert, macht sich angreifbar.

⚠ Das kann passieren

Nachzahlungen: Rückwirkend bis zu 3 Jahre für falsch berechnete Zuschläge. Bei 20 Mitarbeitenden und 50 € Differenz pro Monat sind das 36.000 €.

Bußgelder: Bis zu 500.000 € bei Verstößen gegen das Mindestlohngesetz (MiLoG § 21). Bis zu 30.000 € bei Verstößen gegen die Aufzeichnungspflicht (SchwarzArbG § 8).

Imageschaden: Kunden, die Compliance ernst nehmen, prüfen ihre Dienstleister. Wer keine saubere Dokumentation liefern kann, verliert Aufträge.

Quelle: gesetze-im-internet.de – Mindestlohngesetz § 21

Das Gute: Die meisten Fehler lassen sich mit dem richtigen System und ein bisschen Aufmerksamkeit komplett vermeiden. Hier sind die zehn häufigsten – und wie du sie abstellst.

02 – Fehler 1–3Zuschläge & Tarifvertrag – die teuersten Fehler

Fehler 1: Zuschläge nach Rahmentarifvertrag falsch berechnet

Der mit Abstand häufigste und teuerste Fehler. Der Rahmentarifvertrag für die Gebäudereinigung schreibt verbindliche Zuschläge vor. Viele Betriebe – und auch manche Steuerberater – kennen die genauen Regelungen nicht oder wenden sie falsch an.

Zuschlagsart	Höhe nach RTV	Häufiger Fehler	Konsequenz
Nachtarbeit (20–6 Uhr)	25 %	Wird nicht oder mit 10 % berechnet	Nachzahlung
Sonntagsarbeit	50 %	Wird als normaler Arbeitstag abgerechnet	Nachzahlung + Steuernachteil
Feiertagsarbeit	100 %	Zuschlag vergessen oder nur 50 %	Nachzahlung
Überstunden	25 %	Keine Zuschlagsberechnung bei Überstunden	Nachzahlung

Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung

📚 Praxisbeispiel

Ein Betrieb mit 8 Reinigungskräften, die regelmäßig zwischen 20 und 22 Uhr arbeiten. Der Nachtzuschlag von 25 % wird „vergessen“, weil der Steuerberater nicht weiß, dass der RTV bereits ab 20 Uhr Nachtarbeit definiert (nicht erst ab 23 Uhr wie im Arbeitszeitgesetz). Bei 2 Stunden pro Tag und 20 Arbeitstagen pro Monat sind das ca. 150 € pro Mitarbeiter und Monat. Bei 8 Mitarbeitenden und 3 Jahren Rückwirkung: über 43.000 €.

Fehler 2: Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag komplett vergessen

Noch schlimmer als falsch berechnete Zuschläge: Zuschläge, die überhaupt nicht gezahlt werden. Das passiert häufig bei Betrieben, die ihre Stundenzettel ohne Zeitangabe führen – also nur „4 Stunden Objekt XY“ notieren, aber nicht, wann die Arbeit stattgefunden hat.

Ohne exakte Uhrzeiten kann niemand prüfen, ob Nacht- oder Wochenendarbeit vorlag. Und was nicht dokumentiert ist, wird nicht bezahlt. Das ist ein klassischer Tarifverstoß.

Fehler 3: Zuschläge nicht steuerfrei abgerechnet

Viele Betriebe wissen nicht: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei (§ 3b EStG). Wenn der Steuerberater die Zuschläge zwar zahlt, aber nicht als steuerfrei kennzeichnet, zahlt der Mitarbeitende unnötig Lohnsteuer – und du als Arbeitgeber unnötig hohe Sozialversicherungsbeiträge.

Quelle: gesetze-im-internet.de – EStG § 3b

💡 So vermeidest du Fehler 1–3

Der Schlüssel liegt in der automatisierten Zuschlagsberechnung. Wenn deine Zeiterfassung die genauen Uhrzeiten mit Objektzuordnung erfasst, können Zuschläge nach RTV automatisch berechnet werden. Mendato macht das systemseitig: Nachtarbeit ab 20 Uhr, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag – alles nach den aktuellen Tarifvorgaben. Die fertigen Daten gehen per DATEV-Export an den Steuerberater.

03 – Fehler 4–5Lohngruppen & Eingruppierung

Fehler 4: Falsche Lohngruppenzuordnung

Der Rahmentarifvertrag definiert verschiedene Lohngruppen für unterschiedliche Tätigkeiten. Das Problem: Viele Betriebe ordnen ihre Mitarbeitenden einmal einer Lohngruppe zu – und ändern das nie wieder.

Typisches Beispiel: Eine Reinigungskraft wird als Innenreinigerin (Lohngruppe 1) eingestellt. Nach einem Jahr übernimmt sie auch Glasreinigung – das ist aber Lohngruppe 6 mit höherem Stundenlohn. Wenn du den Wechsel nicht dokumentierst und den höheren Lohn nicht zahlst, drohen Nachforderungen.

Einen Überblick über alle Lohngruppen findest du im Artikel zu Lohngruppen in der Gebäudereinigung.

Fehler 5: Lohngruppe bei Tätigkeitswechsel nicht angepasst

Eng verwandt mit Fehler 4, aber mit einem wichtigen Unterschied: Hier geht es nicht um dauerhafte Wechsel, sondern um tägliche oder wöchentliche Wechsel. In der Gebäudereinigung ist es völlig normal, dass ein Mitarbeiter morgens Unterhaltsreinigung macht und nachmittags eine Grundreinigung.

⚠ Fehler: Pauschale Eingruppierung

Mitarbeiter wird pauschal in LG 1 geführt
Glasreinigung wird mit LG-1-Lohn bezahlt
Keine Dokumentation der tatsächlichen Tätigkeit
Bei Prüfung: Nachzahlung der Differenz

✓ Richtig: Tätigkeitsbezogene Abrechnung

Lohngruppe wird pro Auftrag hinterlegt
Zeiterfassung ordnet automatisch zu
Abrechnung spiegelt tatsächliche Tätigkeiten
Revisionssicher dokumentiert

04 – Fehler 6–7Stundenzettel & Zeiterfassung

Fehler 6: Unleserliche oder unvollständige Stundenzettel

Der Klassiker. Papier-Stundenzettel sind in vielen Reinigungsbetrieben immer noch Standard – und eine der größten Fehlerquellen. Typische Probleme: unleserliche Handschrift, fehlende Pausenzeiten, nachträgliches Ausfüllen am Monatsende, fehlende Unterschriften und keine Angabe von Uhrzeiten (nur Stundenzahl).

Seit dem BAG-Urteil vom September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten systematisch zu erfassen. Papier-Stundenzettel, die am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt werden, erfüllen diese Anforderung nicht.

Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG-Beschluss 1 ABR 22/21

Fehler 7: Fehlende Objektzuordnung der Arbeitszeiten

Selbst wenn die Stundenzettel vollständig sind: Ohne Objektzuordnung weißt du nicht, welcher Mitarbeiter wie lange in welchem Objekt gearbeitet hat. Das hat gleich mehrere Konsequenzen.

Erstens: Du kannst keine Nachkalkulation pro Objekt machen – du weißt also nicht, welche Aufträge profitabel sind und welche nicht. Zweitens: Bei einer Zollprüfung musst du nachweisen können, dass der Mindestlohn eingehalten wurde – und zwar pro Einsatz. Drittens: Kunden mit Compliance-Anforderungen verlangen zunehmend Nachweise über die tatsächlich geleisteten Stunden pro Objekt.

Riskant

Papier-Stundenzettel

Unleserlich und unvollständig
Keine Objektzuordnung
Keine Uhrzeiten = keine Zuschläge
Manipulierbar
15+ Stunden Aufbereitung pro Monat

05 – Fehler 8–9Minijobs & Teilzeit

Fehler 8: Minijob-Grenze überschritten

In der Gebäudereinigung arbeiten überdurchschnittlich viele Minijobber. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 556 € pro Monat. Wird sie überschritten, wird aus dem Minijob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis – mit Rückwirkung.

Das Problem: Viele Betriebe vergessen, dass Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit zwar steuerfrei, aber trotzdem Teil des Entgelts sein können, wenn sie nicht korrekt nach § 3b EStG abgerechnet werden. Außerdem werden Vertretungseinsätze oder Einmalzahlungen nicht berücksichtigt.

📚 Typisches Szenario

Reinigungskraft Anna arbeitet als Minijobberin: 10 Stunden pro Woche à 14,00 € = 560 € im Monat mit vier Wochen. In Monaten mit 5 Arbeitswochen oder bei Vertretungseinsätzen wird die Grenze schnell überschritten. Wenn das über längere Zeit passiert, droht eine rückwirkende Sozialversicherungspflicht – inklusive Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge.

Fehler 9: Urlaubsanspruch falsch berechnet

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 20 Arbeitstage (bei 5-Tage-Woche). Die häufigsten Fehler: Teilzeitkräfte bekommen anteilig zu wenig Urlaub, weil die Umrechnung auf ihre Arbeitstage falsch gemacht wird. Oder Mitarbeitende, die an 3 Tagen pro Woche arbeiten, bekommen den gleichen Urlaub wie Vollzeitkräfte – auch das ist falsch und führt zu Problemen.

06 – Fehler 10Fehlende Dokumentation für Prüfungen

Die Gebäudereinigung gehört zu den Branchen, die vom Zoll besonders häufig geprüft werden – nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG). Bei einer Prüfung musst du für jeden Mitarbeitenden nachweisen können:

Wann wurde gearbeitet (Beginn, Ende, Pausen)? Wo wurde gearbeitet (Objekt)? Wie viel wurde gezahlt (inkl. Zuschläge)? Welche Dokumentationspflicht besteht (Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG)?

⚠ Bußgelder bei Dokumentationsmängeln

Verstoß gegen Aufzeichnungspflicht: Bis zu 30.000 € pro Fall (SchwarzArbG § 8 Abs. 3).

Verstoß gegen Mindestlohn: Bis zu 500.000 € (MiLoG § 21 Abs. 3).

Verstoß gegen AEntG: Bis zu 500.000 € bei Nichtgewährung tariflicher Mindestarbeitsbedingungen.

Quelle: gesetze-im-internet.de – Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)

Die gute Nachricht: Wenn du eine digitale Zeiterfassung mit automatischer Dokumentation nutzt, bist du bei einer Prüfung auf der sicheren Seite. Alle Daten sind revisionssicher gespeichert, mit Zeitstempel und Objektzuordnung – genau das, was der Zoll sehen will.

„Bei der letzten Zollprüfung habe ich einfach den Export aus Mendato gezeigt. Der Prüfer war nach 20 Minuten fertig – früher hat das einen ganzen Tag gedauert.“

– Kai Homrich, BeMA GmbH (51–100 RK)

07 – LösungSo vermeidest du alle Fehler auf einen Schlag

Wenn du die zehn Fehler durchgehst, fällt eines auf: Fast alle Fehler passieren in der Vorbereitung – nicht bei der eigentlichen Lohnabrechnung durch den Steuerberater. Das bedeutet: Du brauchst kein besseres Steuerbüro. Du brauchst einen besseren Prozess für die vorbereitende Lohnbuchhaltung.

Was eine Branchensoftware leisten muss

Eine Software, die diese Fehler verhindern soll, muss Arbeitszeiten mit exakten Uhrzeiten und Objektzuordnung erfassen, Zuschläge nach den aktuellen RTV-Regelungen automatisch berechnen, verschiedene Lohngruppen pro Mitarbeiter und Auftrag abbilden und die fertigen Daten im DATEV-LODAS-Format exportieren.

Wie Mendato die Fehler verhindert

Mendato ist die spezialisierte Branchensoftware für Gebäudereiniger und löst genau die beschriebenen Probleme. Die Zeiterfassung erfolgt per App mit automatischer Objektzuordnung. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag werden systemseitig berechnet – kein manuelles Nachrechnen, kein Vergessen. Lohngruppen sind pro Auftrag hinterlegt und werden automatisch korrekt abgerechnet.

Der fertige Lohndaten-Export im DATEV-LODAS-Format geht direkt an den Steuerberater – ohne Zwischenschritte, ohne Übertragungsfehler. Hier kannst du Mendato 7 Tage kostenlos testen.

08 – FazitCheckliste: Fehler vermeiden in 5 Schritten

Die gute Nachricht zum Schluss: Keiner dieser Fehler ist unvermeidbar. Mit dem richtigen System und einem klaren Prozess kannst du die häufigsten Fehler in der Lohnabrechnung komplett eliminieren.

✓ Deine 5-Schritte-Checkliste

1. Zeiterfassung digitalisieren: Exakte Uhrzeiten mit Objektzuordnung – per App oder Hybridmodell (App + Stundenzettel-Import).

2. Zuschläge automatisieren: Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge nach RTV systemseitig berechnen lassen – nicht per Excel.

3. Lohngruppen pro Auftrag hinterlegen: Nicht pauschal pro Mitarbeiter, sondern pro Tätigkeit/Objekt.

4. Minijob-Grenzen überwachen: Automatische Warnungen bei Annäherung an die Geringfügigkeitsgrenze.

5. DATEV-Export nutzen: Saubere, fertige Daten an den Steuerberater – keine handgeschriebenen Listen, kein Excel.

Den kompletten Überblick zur Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung – inkl. Schritt-für-Schritt-Anleitung – findest du im Leitfaden zur Lohnabrechnung.

Mendato 7 Tage kostenlos testen

Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.

Jetzt kostenlos starten →

09 – FAQHäufig gestellte Fragen

Welche Fehler passieren am häufigsten bei der Lohnabrechnung in der Gebäudereinigung?

Die häufigsten Fehler sind: falsche oder fehlende Zuschläge nach Rahmentarifvertrag (Nacht, Sonntag, Feiertag), falsche Lohngruppenzuordnung, fehlende Objektzuordnung der Arbeitszeiten, unleserliche oder unvollständige Stundenzettel, falsche Berechnung von Minijob-Grenzen und fehlende Dokumentation für Zollprüfungen.

Was passiert, wenn Zuschläge nach Rahmentarifvertrag falsch berechnet werden?

Bei falscher Zuschlagsberechnung drohen Nachzahlungen an Mitarbeitende – rückwirkend bis zu drei Jahre. Zusätzlich können Bußgelder bei Zollprüfungen verhängt werden, wenn die Mindestlohnvorgaben durch fehlende Zuschläge unterschritten werden. Die Nachforderungen summieren sich schnell auf mehrere tausend Euro.

Wie vermeide ich Fehler bei der Lohngruppenzuordnung?

Prüfe für jeden Mitarbeitenden, welche Tätigkeiten tatsächlich ausgeführt werden – nicht nur, was im Arbeitsvertrag steht. Ein Reiniger, der regelmäßig Glasreinigung durchführt, muss nach Lohngruppe 6 bezahlt werden, auch wenn er als Unterhaltsreiniger eingestellt wurde. Dokumentiere Tätigkeitswechsel und nutze eine Software, die verschiedene Lohngruppen pro Mitarbeiter abbilden kann.

Warum sind Stundenzettel eine häufige Fehlerquelle?

Papier-Stundenzettel sind unleserlich, unvollständig oder werden nachträglich ausgefüllt. Häufig fehlt die Objektzuordnung, Pausenzeiten werden nicht dokumentiert und Nacht- oder Wochenendarbeit ist nicht als solche erkennbar. Bei einer Zollprüfung nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz reichen fehlerhafte Stundenzettel nicht als Nachweis aus.

Kann eine Software Fehler in der Lohnabrechnung verhindern?

Eine spezialisierte Branchensoftware wie Mendato kann die häufigsten Fehler in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung verhindern: Arbeitszeiten werden per App mit automatischer Objektzuordnung erfasst, Zuschläge nach Rahmentarifvertrag systemseitig berechnet und die Daten im DATEV-Format exportiert. Damit fallen manuelle Übertragungsfehler, fehlende Zuordnungen und falsche Zuschlagsberechnungen weg.

Welche Bußgelder drohen bei Fehlern in der Lohnabrechnung?

Bei Verstößen gegen die Mindestlohnvorgaben drohen Bußgelder bis zu 500.000 Euro nach dem Mindestlohngesetz. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz können mit bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Dazu kommen mögliche Nachzahlungen an Mitarbeitende und Sozialversicherungsträger.