Mendato vs. SAPHIR – Software für Gebäudereiniger im Vergleich

01 – EinführungWarum dieser Vergleich?

Du suchst eine Software für dein Gebäudereinigungsunternehmen und stehst vor der Frage: SAPHIR oder Mendato? Beide richten sich an professionelle Reinigungsbetriebe – verfolgen aber grundlegend verschiedene Ansätze. SAPHIR ist seit über 40 Jahren als ERP-System etabliert. Mendato setzt auf operative Steuerung statt reine Verwaltung.

In diesem Vergleich schauen wir uns an, worin sich beide Systeme konkret unterscheiden – bei Zeiterfassung, Buchhaltung, Planung, Controlling und Preisen. Fakten statt Floskeln.

02 – ProduktfokusERP-Verwaltung vs. operative Steuerung

SAPHIR vereint Buchhaltung, Lohn, Faktura, Materialwirtschaft und Dokumentenmanagement in einem zentralen System. Der Fokus liegt auf kaufmännischer Verwaltung – klassisch, bewährt und tief.

Mendato ist ein operatives Prozesssystem. Die zentrale Frage: Was passiert im Objekt? Welche Leistung wurde erbracht? Welche Marge bleibt? Buchhaltung und Controlling leiten sich direkt aus den Einsätzen ab.

03 – SoftwareaufbauZentral vs. rollengetrennt

SAPHIR ist modular aufgebaut und bündelt alle Funktionen in einer zentralen Oberfläche. Das ist typisch für ERP-Systeme: Buchhaltung, Personal, Lohn und Auftragsverwaltung laufen in einem Programm. Die Web Edition (SAPHIR 5.0) ergänzt mittlerweile den Desktop-Client. Die Einarbeitung dauert entsprechend länger.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht. Der Objektleiter arbeitet in einer anderen App als die Buchhaltung – das reduziert Komplexität und Fehler.

04 – OrganisationsformWie bildet die Software dein Unternehmen ab?

SAPHIR arbeitet mit einer objekt- und verwaltungsorientierten Struktur. Leistungen, Zeiten und Abrechnung laufen über zentrale Verwaltungslogiken. Verschiedene Leistungsarten pro Objekt lassen sich logisch abbilden – aber nicht strukturell auf eigener Auftragsebene trennen.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Das bedeutet: Unterhaltsreinigung, Glasreinigung und Sonderreinigung sind jeweils eigene Aufträge – mit eigener Planung, eigener Abrechnung und eigenen Margen.

05 – ZeiterfassungZeiterfassung im Vergleich

Zeitmodelle

SAPHIR arbeitet mit den branchenüblichen Zeitebenen. Soll- und Istzeiten werden über das zentrale System verwaltet und stehen für Lohnabrechnung und Nachkalkulation zur Verfügung.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit zeigt, was für diese Woche tatsächlich eingeplant ist – inklusive Vertretungen, Urlaub und Krankheit. So siehst du Abweichungen sofort und nicht erst am Monatsende.

Erfassungsmethoden

SAPHIR ist hier sehr breit aufgestellt: Mobile App, NFC-Chips, QR-Codes, Hardware-Terminals (Datafox) und sogar telefonische Zeiterfassung. Gerade für große, heterogene Belegschaften mit unterschiedlicher Technikaffinität ist das ein klarer Vorteil.

Mendato setzt auf eine mobile App mit Offline-Fähigkeit in 16 Sprachen – plus GPS-Ortung auf Wunsch. Die Zeitdaten fließen direkt in Planung und Abrechnung ein. 📹 Zeiterfassung im Video ansehen

Hybridmodell

SAPHIR bietet verschiedene Erfassungswege – ein explizites Papier-zu-Digital-Hybridmodell mit Stundenzettel-Import ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato ermöglicht beides: digitale Erfassung per App und den Import klassischer Papier-Stundenzettel. So können Betriebe schrittweise digitalisieren, ohne alles auf einmal umzustellen. 📹 Stundenzettel-Import im Video

Offline & Mehrsprachigkeit

SAPHIR unterstützt Offline-Zeiterfassung über die App und Terminals. Details zur Mehrsprachigkeit der App sind öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato bietet volle Offline-Fähigkeit und eine App in 16 Sprachen – ideal für multinationale Teams in der Gebäudereinigung.

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Die Lohnvorbereitung ist in der Gebäudereinigung komplex: Rahmentarifvertrag (RTV), Nacht- und Feiertagszuschläge, Lohngruppen und verschiedene Arbeitszeitmodelle müssen korrekt abgebildet werden.

SAPHIR hat hier eine seiner größten Stärken: eine vollintegrierte, zertifizierte Lohn- und Gehaltsabrechnung inklusive DATEV-, ELSTER- und SEPA-Anbindung. Für Unternehmen, die Lohn komplett intern abwickeln, ist das ein massiver Vorteil.

Mendato verfolgt den Ansatz der strukturierten Lohnvorbereitung: RTV-Zuschläge werden automatisch berechnet und die fertigen Lohndaten per Klick exportiert – fertig für DATEV oder den Steuerberater. 📹 Lohndaten-Export im Video

07 – PersonalplanungEinsatz- und Schichtplanung

Unterhaltsreinigung

SAPHIR bietet klassische Einsatz- und Personalplanung. Die Zuordnung erfolgt über Objekte und Zeiträume innerhalb des ERP-Systems.

Mendato verknüpft Schichten direkt mit Aufträgen. Ein Dienstplan wird pro Auftrag erstellt – nicht pro Objekt. So weißt du genau, welche Kraft für welche Leistung eingeplant ist. 📹 Dienstplan im Video

Sonderreinigung

SAPHIR kann Sonderleistungen im System abbilden. Eine dedizierte auftragsbasierte Planung speziell für Sonderreinigungen ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato behandelt jede Sonderreinigung als eigenen Auftrag – mit eigenem Team, eigener Kalkulation und eigener Abrechnung. Das macht Sonderleistungen planbar statt chaotisch.

08 – SubunternehmerSubunternehmer & Standortpartner

SAPHIR ist primär auf die interne Personalverwaltung ausgelegt. Die Abrechnung von Subunternehmern läuft vermutlich über die integrierte Finanzbuchhaltung – eine eigene operative Subunternehmer-Struktur mit Portal und Planung ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato bietet eine dedizierte Subunternehmer-Logik: eigenes Subunternehmerportal, Planung auf Auftragsebene, automatische Gutschriften und ein eigenes Controlling für Fremdleistungen. 📹 Gutschriften im Video

📹 Zur Video-Referenz

09 – KundenmanagementKundenportal & Kommunikation

SAPHIR bietet CRM-Funktionalität und Auftragsverwaltung innerhalb des ERP-Systems. Ein eigenständiges Kundenportal oder Ticketsystem ist öffentlich nicht dokumentiert.

Mendato stellt deinen Kunden ein eigenes Kundenportal bereit: Leistungsnachweise, Rechnungen und ein integriertes Ticketsystem für Reklamationen und Sonderwünsche. 📹 Kundenportal im Video | 📹 Ticketsystem im Video

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

SAPHIR veröffentlicht keine Preise auf der Website. Die Konditionen werden individuell nach Projektumfang vereinbart – inklusive Einrichtung, Schulung und laufender Lizenz. Das kann gut passen, macht aber die Vorab-Kalkulation schwieriger.

Mendato arbeitet mit transparenten Paketpreisen ab 99 €/Monat, basierend auf der Anzahl der Reinigungskräfte. 7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte. Alle Preise ansehen

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Kundenbewertungen zeigen, wie Software im Alltag funktioniert:

12 – VergleichstabelleSAPHIR vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitSAPHIR oder Mendato – welche Software passt?

SAPHIR

SAPHIR ist ein etabliertes, tiefgehendes Branchen-ERP mit über 40 Jahren Erfahrung. Wer Lohn, FiBu und Materialwirtschaft komplett intern abbilden will, findet in SAPHIR eine leistungsfähige Lösung. Die Vielfalt der Zeiterfassungswege (App, Terminal, NFC, Telefon) ist für große Teams ein klarer Vorteil.

Allerdings: Operative Steuerung über Leistung und Marge, Subunternehmer-Management und moderne UX sind nicht der Kernfokus. Die Preise sind nicht transparent und der Einstieg ist projektbasiert.

Mendato

Mendato ist für Gebäudereiniger gebaut, die ihren Betrieb über Leistung, Marge und Einsätze steuern wollen – nicht nur verwalten. Auftragslogik, leistungsbezogenes Controlling, Subunternehmer-Strukturen und Cloud-Architektur machen Mendato stark für wachsende Betriebe.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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