Zusammenfassung – Pflichtangaben Rechnung auf einen Blick
§14 UStG schreibt für jede Rechnung mindestens 10 Pflichtangaben vor – von Name und Anschrift über Steuernummer bis zum Leistungszeitraum. Fehlt auch nur eine Angabe, kann der Vorsteuerabzug des Kunden gefährdet sein.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Betriebe mit über 800.000 € Umsatz E-Rechnungen im B2B-Bereich versenden, ab 2028 gilt die Pflicht für alle (Quelle: datev.de).
Besondere Stolperfallen: ungenaue Leistungsbeschreibungen, fehlende Zeiträume bei Dauerrechnungen und Excel ohne GoBD.
Mendato erstellt Rechnungen mit allen Pflichtangaben automatisch – GoBD-konform und E-Rechnung-ready.
01 – EinleitungWarum Rechnungen in der Gebäudereinigung besonders heikel sind
Eine fehlerhafte Rechnung ist in der Gebäudereinigung mehr als ein Formfehler – sie hat handfeste finanzielle Konsequenzen. Für dich und deinen Kunden. Denn die Reinigungsbranche wird bei Betriebsprüfungen besonders genau geprüft.
Reinigungsbetriebe arbeiten mit Unterhaltsreinigung als Dauerleistung, wechselnden Einsatzorten und einer Mischung aus Festangestellten und Minijobbern. Die Branche zählt zu den Schwarzarbeit-Risikobranchen – das Finanzamt schaut genau hin.
Fehlt der Leistungszeitraum oder eine genaue Leistungsbeschreibung, verliert dein Kunde den Vorsteuerabzug – bei 5.000 € netto sind das 950 €.
⚠ Risiko: Vorsteuerabzug gefährdet
Laut §15 Abs. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug eine ordnungsgemäße Rechnung nach §14 UStG voraus. Eine fehlende Pflichtangabe reicht, um den Abzug zu versagen.
02 – Rechtsgrundlage§14 UStG – Das Gesetz hinter den Pflichtangaben auf Rechnungen
Der §14 UStG ist die zentrale Vorschrift: Er regelt, wann eine Rechnung ausgestellt werden muss, welche Angaben sie braucht und in welcher Form sie übermittelt wird.
Seit dem 1.1.2025 gibt es zwei Rechnungsarten: die E-Rechnung (strukturiertes Datenformat) und die sonstige Rechnung (Papier/PDF). Bei B2B-Leistungen bist du verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung auszustellen.
Quelle: gesetze-im-internet.de – §14 UStG
Quelle: datev.de – E-Rechnung: Gesetzliche Regelungen
03 – PflichtangabenAlle Pflichtangaben auf der Rechnung im Detail
Der §14 Abs. 4 UStG listet die Pflichtangaben jeder Rechnung auf. Hier die vollständige Liste mit Beispielen aus der Gebäudereinigung.
1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Der offizielle Firmenname inklusive Rechtsform und vollständiger Adresse. Also „Clean Team Gebäudeservice GmbH, Industriestr. 12, 44135 Dortmund“ – nicht nur „Clean Team“.
2. Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
Nicht „Hausverwaltung Müller“, sondern „Müller Immobilienverwaltung GmbH, Schillerstr. 8, Berlin“.
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Mindestens eine muss auf der Rechnung stehen. Steuernummer vom Finanzamt (XX/XXX/XXXXX), USt-IdNr. vom BZSt (DE...). Bei Inlandsgeschäften reicht die Steuernummer.
4. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
Das Datum der Rechnungserstellung. Muss nachvollziehbar sein – Rückdatierungen sind problematisch.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer
Jede Rechnung braucht eine einmalige, fortlaufende Nummer (z. B. RE-2026-0001). Keine Nummer darf doppelt vorkommen, keine Lücken.
6. Art und Umfang der Leistung (Leistungsbeschreibung)
Das ist der Punkt, an dem es in der Gebäudereinigung am häufigsten hakt. „Reinigungsarbeiten“ reicht nicht. Die Leistung muss für einen Betriebsprüfer eindeutig zuordenbar sein. Mendato übernimmt die Daten direkt aus der Auftragsverwaltung.
Zu ungenau
- „Reinigungsarbeiten Februar 2026“
- „Dienstleistung laut Vertrag“
- „Gebäudereinigung pauschal“
Konkret genug
- „Unterhaltsreinigung Büroflächen EG+OG, Musterstraße 5, 3x wöchentlich, Februar 2026“
- „Grundreinigung Treppenhaus inkl. Steinboden, Objekt Schillerstr. 8, am 15.02.2026“
- „Glasreinigung Außenfassade 120 m², Objekt Industriepark Nord“
7. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung
Bei einmaligen Leistungen wie einer Grundreinigung genügt das Datum der Ausführung. Bei laufenden Leistungen wie der Unterhaltsreinigung muss der Leistungszeitraum angegeben werden (z. B. „01.02.2026 – 28.02.2026“). Der Hinweis „Rechnungsdatum = Leistungsdatum“ ist bei Einmalleistungen zulässig.
8. Nettobetrag (Entgelt)
Der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer. Bei unterschiedlichen Steuersätzen muss das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt werden.
9. Steuersatz und Steuerbetrag
Reinigungsleistungen: 19 % Regelsteuersatz. Steuerbetrag gesondert ausweisen (z. B. 5.000 € + 950 € USt = 5.950 €).
| Pflichtangabe | Rechtsgrundlage | Beispiel Gebäudereinigung |
|---|---|---|
| Name + Anschrift (beide) | §14 Abs. 4 Nr. 1 | Vollständige Firmierung inkl. Rechtsform + Adresse |
| Steuernr./USt-IdNr. | §14 Abs. 4 Nr. 2 | DE 123456789 oder 123/456/78901 |
| Rechnungsdatum | §14 Abs. 4 Nr. 3 | 01.03.2026 |
| Rechnungsnummer | §14 Abs. 4 Nr. 4 | RE-2026-0312 (fortlaufend) |
| Leistungsbeschreibung | §14 Abs. 4 Nr. 5 | Unterhaltsreinigung Büro EG+OG, 3x/Woche |
| Leistungszeitraum | §14 Abs. 4 Nr. 6 | 01.02. – 28.02.2026 |
| Netto + Steuer + Brutto | §14 Abs. 4 Nr. 7+8 | 5.000 € + 950 € (19 %) = 5.950 € |
| Entgeltsminderungen | §14 Abs. 4 Nr. 7 | 2 % Skonto bei Zahlung in 10 Tagen |
04 – SonderfälleSonderfälle: Kleinunternehmer, Reverse Charge & Dauerrechnungen
Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)
Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt (Vorjahresumsatz unter 22.000 €), darf keine USt ausweisen. Seit dem 1.1.2025 ist ein ausdrücklicher Hinweis Pflicht: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§19 UStG)“.
Kleinunternehmer sind von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht befreit, müssen aber seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können.
Quelle: ihk.de – Pflichtangaben für Rechnungen
Reverse-Charge-Verfahren (§13b UStG)
Wenn du als Subunternehmer Reinigungsleistungen erbringst, die als Bauleistung gelten, kann Reverse Charge greifen. Du stellst eine Netto-Rechnung aus, der Empfänger schuldet die USt. Vermerk: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
Dauerrechnungen bei Unterhaltsreinigung
Eine Dauerrechnung deckt den gesamten Vertragszeitraum ab und erleichtert auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung. Sobald sich Preis, Leistungsumfang oder Steuersatz ändern, muss eine neue ausgestellt werden.
💡 Praxis-Tipp: Dauerrechnungen und E-Rechnung
Laut Finanzverwaltung reicht eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum mit Vertrag als Anhang. Vor dem 1.1.2027 erteilte Dauerrechnungen müssen nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden.
Abschlagsrechnungen
Bei großen Aufträgen wie einer Baureinigung sind Abschlagsrechnungen üblich. Sie müssen alle Pflichtangaben enthalten und als Teilzahlung gekennzeichnet sein. Die Schlussrechnung listet alle Abschläge auf und zieht sie ab.
05 – E-RechnungE-Rechnungspflicht – Was sich seit 2025 ändert
Die Pflichtangaben auf einer E-Rechnung sind identisch mit denen einer Papierrechnung – der Unterschied liegt im Format. Das Wachstumschancengesetz (27.03.2024) hat die Regeln grundlegend geändert.
Was ist eine „echte“ E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturiertes elektronisches Format für maschinelle Verarbeitung:
- Reiner XML-Datensatz
- Maschinenlesbar, kein visuelles PDF
- Standard für öffentliche Aufträge
- Entspricht der EU-Norm EN 16931
ZUGFeRD (ab 2.0.1)
- Hybridformat: PDF + eingebettetes XML
- Lesbar für Mensch und Maschine
- Populär bei kleinen Betrieben
- Profile MINIMUM und BASIC-WL nicht ausreichend
Die Übergangsfristen im Detail
Der Gesetzgeber hat gestaffelte Übergangsfristen eingebaut:
| Zeitraum | Was gilt? | Betrifft dich, wenn… |
|---|---|---|
| Seit 01.01.2025 | Empfangspflicht für E-Rechnungen – für alle Unternehmen | …du Rechnungen von anderen Unternehmen bekommst (z. B. Lieferanten, Subunternehmer) |
| 2025 – 2026 | Papier/PDF weiterhin erlaubt zum Versand | …du noch keine E-Rechnungssoftware hast. PDF nur mit Zustimmung des Empfängers. |
| Ab 01.01.2027 | E-Rechnungspflicht für Betriebe mit > 800.000 € Umsatz (2026) | …dein Betrieb mittelgroß bis groß ist. |
| Ab 01.01.2028 | E-Rechnungspflicht für alle im B2B-Bereich | …du im B2B arbeitest (also quasi jeder Gebäudereiniger). |
Quelle: ihk.de – E-Rechnungspflicht ab 2025
⚠ Achtung: E-Mail-Postfach reicht für den Empfang
Für den Empfang reicht ein E-Mail-Postfach. Die E-Rechnung muss aber GoBD-konform archiviert werden – unveränderbar, 8 Jahre.
06 – Typische FehlerDie 5 häufigsten Rechnungsfehler in der Gebäudereinigung
Diese Fehler kosten Geld. Wer sein Controlling im Blick hat, erkennt sie früher.
Fehler 1: Fehlender oder ungenauer Leistungszeitraum
Oft steht nur „Februar 2026“, ohne konkrete Daten. Richtig: „01.02.2026 – 28.02.2026“ – am besten mit Objekt-Bezug.
Fehler 2: Zu vage Leistungsbeschreibung
„Reinigungsarbeiten laut Vertrag“ reicht dem Finanzamt nicht. Die Rechnung muss ohne Vertrag verständlich sein: Art der Reinigung, Objekt und Häufigkeit.
Fehler 3: Lücken in der Rechnungsnummerierung
Manuelle Nummerierung in Excel führt zu Lücken oder Doppelungen – beides sorgt für Rückfragen bei der Betriebsprüfung.
Fehler 4: Falscher Steuersatz
Reinigungsleistungen = 19 %. Der ermäßigte Satz von 7 % gilt nicht. Bei gemischten Rechnungen (Material + Dienstleistung) muss alles sauber aufgeschlüsselt werden.
Fehler 5: Excel-Rechnungen ohne GoBD-Konformität
Excel ist veränderbar, nicht GoBD-konform und erschwert die Nachkalkulation. Rechnungen müssen revisionssicher gespeichert werden.
⚠ Ohne Rechnungssoftware
- Pflichtangaben werden vergessen
- Keine fortlaufende Nummerierung
- Rechnungen nachträglich veränderbar
- Keine GoBD-konforme Archivierung
- E-Rechnungspflicht ab 2028 nicht erfüllbar
✔ Mit Mendato Buchhaltung
- Pflichtangaben automatisch ausgefüllt
- Fortlaufende Nummerierung garantiert
- Revisionssichere Speicherung
- GoBD-konform ab Erstellung
- E-Rechnung-ready (XRechnung & ZUGFeRD)
„Vorher Word und Excel – mit Mendato geht das jetzt automatisch, alle Pflichtangaben sind drin.“
– Susanne Cicecüce, Susi Sauber (40+ Reinigungskräfte)
07 – ChecklisteCheckliste: Alle Pflichtangaben auf einen Blick
Alle Pflichtangaben nach §14 UStG plus Besonderheiten für die Gebäudereinigung – zum Abhaken vor dem Versand. Passend dazu: die kostenlose Rechnungsvorlage für Gebäudereiniger.
| ☐ | Pflichtangabe | Gesetzliche Grundlage | Tipp für Gebäudereiniger |
|---|---|---|---|
| ☐ | Name + Anschrift (Leistender) | §14 Abs. 4 Nr. 1 | Inkl. Rechtsform |
| ☐ | Name + Anschrift (Empfänger) | §14 Abs. 4 Nr. 1 | Filiale oder Zentrale? |
| ☐ | Steuernr. oder USt-IdNr. | §14 Abs. 4 Nr. 2 | Mind. eine von beiden |
| ☐ | Rechnungsdatum | §14 Abs. 4 Nr. 3 | Exaktes Datum |
| ☐ | Fortlaufende Rechnungsnr. | §14 Abs. 4 Nr. 4 | Lückenlos, auto. |
| ☐ | Leistungsbeschreibung | §14 Abs. 4 Nr. 5 | Art + Objekt + Häufigkeit |
| ☐ | Leistungszeitraum | §14 Abs. 4 Nr. 6 | Start- und Enddatum |
| ☐ | Netto + Steuer + Brutto | §14 Abs. 4 Nr. 7+8 | 19 % für Reinigung |
| ☐ | Skonti/Rabatte | §14 Abs. 4 Nr. 7 | Wenn vereinbart |
| ☐ | Kleinunternehmer-Hinweis | §19 UStG | Pflicht seit 01.01.2025 |
| ☐ | Reverse-Charge-Hinweis | §13b UStG | Bei Bauleistungen |
| ☐ | E-Rechnungsformat | §14 Abs. 1+2 | Ab 2028 B2B Pflicht |
✔ Tipp: Checkliste automatisch abhaken
Mit Mendato werden alle Pflichtangaben automatisch aus Auftrags- und Kundendaten befüllt – kein manuelles Abhaken nötig.
08 – FazitRechnungen richtig schreiben spart bares Geld
Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind kein bürokratischer Selbstzweck. Sie schützen dich vor Nachzahlungen, deine Kunden vor dem Verlust des Vorsteuerabzugs und deinen Betrieb vor unangenehmen Überraschungen bei der Betriebsprüfung.
Gerade in der Gebäudereinigung lohnt es sich, die Rechnungsstellung sauber aufzusetzen – am besten mit einem spezialisierten Rechnungsprogramm für Gebäudereiniger. Die E-Rechnungspflicht ab 2028 kommt – wer jetzt umsteigt, spart sich später den Stress.
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