Zusammenfassung – Überstunden & Unterstunden auf einen Blick
Überstunden entstehen, wenn die tatsächliche Arbeitszeit die vereinbarte Sollzeit überschreitet. Unterstunden entstehen, wenn weniger gearbeitet wird als vereinbart – z. B. bei Objektausfall oder saisonalen Schwankungen.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlaubt maximal 10 Stunden pro Tag bei einem 6-Monats-Schnitt von 8 Stunden. Der Rahmentarifvertrag (RTV) für Gebäudereiniger regelt Zuschlagspflichten und eine Verfallfrist von 2 Monaten (gesetze-im-internet.de, die-gebaeudedienstleister.de).
Ohne klares Kontingent und Arbeitszeitkonto riskierst du Nachzahlungen, Bußgelder bis 30.000 € und Probleme beim Zoll.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, berechnet Arbeitszeitkonten automatisch aus der digitalen Zeiterfassung – inklusive Soll-Ist-Abgleich, Zuschlagserkennung und Lohndaten-Export.
01 – GrundlagenWas sind Überstunden und Unterstunden?
Überstunden und Unterstunden in der Gebäudereinigung sind kein Randthema – sie betreffen praktisch jeden Betrieb. Wer Reinigungskräfte auf wechselnden Objekten einsetzt, kennt das Problem: Mal dauert ein Einsatz länger als geplant, mal fällt ein Objekt kurzfristig weg. Das Ergebnis sind Plus- oder Minusstunden auf dem Arbeitszeitkonto.
Die Begriffe klingen simpel, sind aber rechtlich klar definiert:
Überstunden
- Arbeitszeit über der vertraglichen Sollzeit
- Beispiel: Vertrag = 25 Std./Woche, gearbeitet = 29 Std.
- Ergebnis: +4 Überstunden
- Müssen vergütet oder durch Freizeit ausgeglichen werden
Unterstunden
- Arbeitszeit unter der vertraglichen Sollzeit
- Beispiel: Vertrag = 25 Std./Woche, gearbeitet = 21 Std.
- Ergebnis: –4 Unterstunden
- Dürfen nur bei vereinbartem Arbeitszeitkonto verrechnet werden
Wichtige Unterscheidung: Überstunden vs. Mehrarbeit
Überstunden = Arbeitszeit über der individuellen vertraglichen Sollzeit. Mehrarbeit = Arbeitszeit über der tariflichen oder gesetzlichen Höchstarbeitszeit (z. B. über 8 Std./Tag laut ArbZG). In der Praxis werden beide Begriffe oft vermischt – rechtlich macht es aber einen Unterschied, vor allem beim Zuschlag.
02 – RechtRechtsgrundlagen: ArbZG, Rahmentarifvertrag & BAG-Urteile
In der Gebäudereinigung greifen mehrere Regelwerke ineinander. Wenn du Überstunden und Unterstunden sauber managen willst, musst du diese drei Ebenen kennen:
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das ArbZG setzt den gesetzlichen Rahmen: Maximal 8 Stunden pro Werktag, erweiterbar auf 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten (oder 24 Wochen) ein Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird (§ 3 ArbZG). Bei Verstößen drohen Bußgelder bis zu 30.000 € (§ 22 ArbZG).
Quelle: gesetze-im-internet.de – Arbeitszeitgesetz
Rahmentarifvertrag (RTV) für Gebäudereiniger
Der RTV regelt branchenspezifisch, was bei Überstunden gilt. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt laut § 3 RTV grundsätzlich 39 Stunden für Vollzeitkräfte. Für Überstunden sieht der RTV Zuschlagspflichten vor. Außerdem regelt § 20 RTV eine Verfallfrist von 2 Monaten nach Fälligkeit für Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis.
Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – Rahmentarifvertrag (PDF)
BAG-Rechtsprechung
Das Bundesarbeitsgericht hat klargestellt: Ohne ausdrückliche Vereinbarung darf der Arbeitgeber keine Minusstunden anrechnen. Wenn der Betrieb keine Arbeit zuweist, trägt er das Betriebsrisiko (§ 615 BGB). Außerdem hat das BAG 2022 bestätigt, dass Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen müssen (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, Az. 1 ABR 22/21).
Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG-Rechtsprechung
03 – PraxisWie entstehen Überstunden und Unterstunden in der Gebäudereinigung?
Die Gebäudereinigung ist eine Branche, in der Arbeitszeitabweichungen systembedingt auftreten. Anders als im Büro schwankt die Istzeit bei Reinigungskräften teilweise erheblich.
Typische Ursachen für Überstunden
Vertretungseinsätze sind der Klassiker: Fällt eine Kollegin krank aus, übernimmt jemand anders das Objekt – zusätzlich zum eigenen Pensum. Auch Sonderreinigungen, längere Einsatzzeiten bei großflächiger Verschmutzung oder neue Objekte in der Einarbeitungsphase führen regelmäßig zu Plusstunden.
Typische Ursachen für Unterstunden
Objektausfälle sind der häufigste Grund: Ein Kunde kündigt, ein Objekt ist wegen Renovierung gesperrt, oder Feiertage reduzieren die Einsatztage. Auch saisonale Schwankungen und Arbeitnehmer-Ausfälle ohne Vertretungsbedarf erzeugen Minusstunden.
Praxisbeispiel: Objektwechsel im Sommer
Reinigungskraft Maria hat einen Vertrag über 25 Stunden pro Woche. Im Juli kündigt ein Kunde (Objekt A, 8 Std./Woche). Erst im September kommt ein neues Objekt dazu. Ergebnis: Maria arbeitet 8 Wochen lang nur 17 statt 25 Stunden – das sind 64 Unterstunden. Ohne Arbeitszeitkonto muss der Arbeitgeber trotzdem die vollen 25 Stunden bezahlen (§ 615 BGB).
04 – ArbeitszeitkontoSo funktioniert die Verrechnung
Das Arbeitszeitkonto ist das zentrale Werkzeug, um Überstunden und Unterstunden sauber zu verwalten. Es funktioniert wie ein Zeitguthaben-Konto: Plusstunden werden gutgeschrieben, Minusstunden abgezogen.
Damit ein Arbeitszeitkonto rechtlich wirksam ist, muss es klar vereinbart sein – im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag. Ohne Vereinbarung darf der Arbeitgeber keine Minusstunden anrechnen.
Beispiel: Typisches Arbeitszeitkonto
| Woche | Sollzeit | Istzeit | Differenz | Saldo kumuliert |
|---|---|---|---|---|
| KW 1 | 25,0 Std. | 27,5 Std. | +2,5 | +2,5 |
| KW 2 | 25,0 Std. | 25,0 Std. | 0,0 | +2,5 |
| KW 3 | 25,0 Std. | 21,0 Std. | –4,0 | –1,5 |
| KW 4 | 25,0 Std. | 28,0 Std. | +3,0 | +1,5 |
| KW 5 | 25,0 Std. | 30,0 Std. | +5,0 | +6,5 |
Diesen Soll-Ist-Abgleich jeden Monat in Excel zu pflegen, ist extrem fehleranfällig. Genau deshalb setzen immer mehr Betriebe auf eine digitale Zeiterfassung, die das Arbeitszeitkonto automatisch berechnet. Mehr dazu im Artikel Arbeitszeitkonto in der Gebäudereinigung.
Tipp: Monatliche Saldomitteilung
Informiere deine Mitarbeitenden jeden Monat schriftlich über ihren aktuellen Kontostand. Das schafft Transparenz, vermeidet Überraschungen bei der Lohnabrechnung und ist bei einer Zollprüfung Gold wert.
05 – KontingenteKontingente richtig definieren
Ein Kontingent legt fest, wie viele Plus- und Minusstunden maximal auf dem Arbeitszeitkonto auflaufen dürfen. Ohne klare Kontingente laufen Arbeitszeitkonten unkontrolliert ins Plus oder Minus – mit teuren Konsequenzen.
Was gehört in die Kontingent-Regelung?
| Regelungspunkt | Empfehlung | Beispiel |
|---|---|---|
| Obergrenze Plus | 20–40 Stunden | Ab +30 Std.: Auszahlung oder Freizeitausgleich |
| Untergrenze Minus | –15 bis –25 Stunden | Ab –20 Std.: Einsatzplanung anpassen |
| Ausgleichszeitraum | 3–6 Monate | Saldo muss bis Halbjahresende ausgeglichen sein |
| Auszahlung | Stundenlohn + Zuschlag | Tariflicher Zuschlag gemäß RTV |
| Verfallfristen | Laut RTV: 2 Monate | Schriftliche Geltendmachung erforderlich |
| Bei Kündigung | Plus: Auszahlung / Minus: klare Regel | Restguthaben mit letzter Abrechnung auszahlen |
Kontingente im Arbeitsvertrag verankern
Ein häufiger Fehler: Das Arbeitszeitkonto existiert als „stille Vereinbarung“ oder Excel-Tabelle – ohne rechtliche Grundlage. Damit ein Kontingent wirksam ist, brauchst du eine schriftliche Klausel mit Ober- und Untergrenze, Ausgleichszeitraum, Kündigungsregelung und Vergütung bei Überschreitung.
Musterklausel (vereinfacht)
„Die Parteien vereinbaren ein Arbeitszeitkonto. Plusstunden bis +30 Stunden und Minusstunden bis –20 Stunden werden saldiert. Der Ausgleichszeitraum beträgt 6 Kalendermonate. Überschreitet das Guthaben +30 Stunden, erfolgt eine Auszahlung mit dem nächsten Gehalt inklusive tariflichem Zuschlag.“ – Bitte immer vom Fachanwalt prüfen lassen!
06 – RisikenRisiken & Bußgelder bei falscher Handhabung
Wer Überstunden und Unterstunden nicht sauber dokumentiert, riskiert gleich mehrere Probleme:
⚠ Ohne klares Kontingent
- Bußgelder bis 30.000 € bei ArbZG-Verstößen
- Nachzahlung von Überstunden inkl. Zuschlag
- Zollprüfung deckt Lücken auf
- Minusstunden-Verrechnung rechtswidrig
- Mitarbeitende klagen erfolgreich
✓ Mit klarem Kontingent
- Rechtssicher bei Zoll- und Betriebsprüfung
- Transparente Saldoübersicht
- Planbare Personalkosten
- Minusstunden dürfen verrechnet werden
- Sauberer Export an DATEV
Achtung: Zoll prüft in der Gebäudereinigung besonders häufig
Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) kontrolliert die Gebäudereinigung überdurchschnittlich oft. Seit dem BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassungspflicht (2022) musst du Beginn, Ende und Dauer jedes Arbeitstages dokumentieren. Fehlende Aufzeichnungen können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden und geben dem Zoll Anlass, die gesamte Lohnabrechnung zu prüfen.
Quelle: gesetze-im-internet.de – Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
„Wir hatten in Hotels zwei Zeiterfassungssysteme parallel – handschriftliche Listen und die App. Die Stunden haben nie zusammengepasst. Seit alles über ein System läuft, stimmen die Kontostände endlich.“
– Ilknur Serbest, Richtig Sauber Service-Partner GmbH (über 300 MA)
07 – Digitale LösungÜberstunden und Unterstunden mit Mendato im Griff
Excel-Tabellen und Papier-Stundenzettel stoßen beim Management von Überstunden und Unterstunden schnell an Grenzen. Sobald du mehr als 10–15 Reinigungskräfte hast, wird die monatliche Saldo-Berechnung zum Zeitfresser.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, löst genau dieses Problem:
Automatischer Soll-Ist-Abgleich
Mendato vergleicht die vertraglich vereinbarte Sollzeit mit der erfassten Istzeit – automatisch und in Echtzeit. Das Arbeitszeitkonto wird täglich aktualisiert.
Zuschlagserkennung
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden gemäß den tariflichen Vorgaben automatisch berechnet. Besonders wichtig für verschiedene Lohngruppen, bei denen Zuschläge auf Überstunden oft vergessen werden.
Lohndaten-Export
Am Monatsende exportierst du die fertigen Lohndaten – inklusive Überstunden, Zuschläge und Kontostände – direkt an deinen Steuerberater oder in DATEV. Mehr dazu: Zeiterfassung & Lohnabrechnung automatisieren.
In Mendato enthalten
Arbeitszeitkonto pro Mitarbeiter mit Soll-Ist-Abgleich, Zuschlagsberechnung für Nacht/Sonn-/Feiertag, Lohndaten-Export für DATEV, Dienstplanung mit Soll-Stunden pro Objekt und Controlling-Auswertungen. Ab 99 €/Monat für bis zu 10 Reinigungskräfte.
08 – FazitHandlungsempfehlungen
Überstunden und Unterstunden in der Gebäudereinigung sind kein Luxusproblem – sie betreffen jeden Betrieb. Die gute Nachricht: Mit klaren Regeln und der richtigen Software lässt sich das Thema sauber lösen.
1. Arbeitszeitkonto schriftlich vereinbaren – Im Arbeitsvertrag, mit Ober-/Untergrenze und Ausgleichszeitraum.
2. Kontingente realistisch wählen – +30/–20 Stunden haben sich als praxistauglicher Standard etabliert.
3. Zeiterfassung digitalisieren – Seit dem BAG-Urteil 2022 ist die Erfassungspflicht Realität. Papier und Excel reichen nicht.
4. Monatlich prüfen und kommunizieren – Saldomitteilungen schaffen Transparenz und schützen vor Konflikten.
5. Lohndaten sauber exportieren – Die Kette Zeiterfassung → Arbeitszeitkonto → Lohnexport spart Stunden und vermeidet Fehler.
Nächster Schritt
Schau dir das kurze Video zur Mendato-Zeiterfassung an: Mendato Zeiterfassung (YouTube) – oder starte direkt mit dem kostenlosen 7-Tage-Test.
Mendato 7 Tage kostenlos testen
Alle Funktionen. Keine Kreditkarte. Keine Verpflichtung.
Jetzt kostenlos starten →