Zusammenfassung – Arbeitszeitkonto auf einen Blick
Ein Arbeitszeitkonto vergleicht Soll-Stunden (laut Vertrag) mit Ist-Stunden (tatsächlich gearbeitet). Die Differenz ergibt Überstunden oder Unterstunden.
In der Gebäudereinigung schwanken Arbeitszeiten extrem – spontane Absagen, Vertretungen und unterschiedliche Objektdauern machen ein sauberes System unverzichtbar. Ohne Arbeitszeitkonto entstehen Lohnfehler, Streit und Bußgeldrisiken.
Laut BAG-Urteil vom 13.09.2022 (Az. 1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber zur systematischen Arbeitszeiterfassung verpflichtet. Ein Arbeitszeitkonto ist der logische nächste Schritt.
Excel ist ein guter Start. Mendato automatisiert den gesamten Prozess – von der Zeiterfassung bis zur Lohnvorbereitung.
01 – GrundlagenWas ist ein Arbeitszeitkonto?
Ein Arbeitszeitkonto ist im Grunde eine Gegenüberstellung: Wie viele Stunden sollte ein Mitarbeiter arbeiten – und wie viele Stunden hat er tatsächlich gearbeitet?
Die Differenz zeigt dir sofort, ob Überstunden (positiver Saldo) oder Unterstunden (negativer Saldo) entstanden sind. Klingt simpel. In der Praxis wird es allerdings schnell kompliziert – besonders in der Unterhaltsreinigung, wo kaum ein Tag dem anderen gleicht.
💡 Einfach erklärt
Soll-Stunden = vertraglich vereinbarte Arbeitszeit pro Monat (z. B. 173,33 Std. bei Vollzeit).
Ist-Stunden = tatsächlich geleistete Arbeitszeit laut Zeiterfassung.
Saldo = Ist minus Soll. Positiv = Überstunden. Negativ = Unterstunden.
02 – PraxisrelevanzWarum Arbeitszeitkonten in der Gebäudereinigung so wichtig sind
In kaum einer Branche schwanken die Arbeitszeiten so stark wie in der Gebäudereinigung. Mal dauert ein Objekt länger, weil mehr Schmutz angefallen ist. Mal sagt ein Kunde spontan ab. Mal springt jemand als Vertretung ein. Und am Monatsende steht der Objektleiter vor der Frage: Wer hat wie viel gearbeitet – und stimmt das überhaupt?
Ohne ein sauberes Arbeitszeitkonto entstehen schnell Missverständnisse. Der Mitarbeiter denkt, er hat 20 Überstunden – tatsächlich sind es 4. Ein Einsatz wird abgesagt – aber niemand bucht die Unterstunde. Am Ende zahlt der Betrieb zu viel oder zu wenig – und der Streit ist vorprogrammiert.
🔍 Praxisbeispiel
Reinigungskraft Markus arbeitet bei 5 Objekten. Im Januar springt er 3× als Vertretung ein, aber ein Objekt fällt wegen Betriebsferien komplett weg. Ohne Arbeitszeitkonto weiß am Monatsende niemand genau, ob Markus Plus oder Minus hat. Mit Arbeitszeitkonto: Saldo +6,5 Std. – sauber dokumentiert, keine Diskussion.
Ein funktionierendes Arbeitszeitkonto bedeutet für jeden Gebäudereinigungsbetrieb: weniger Diskussionen, weniger Lohnfehler, faire Bezahlung und eine saubere Lohnabrechnung. Das spart nicht nur Nerven, sondern auch bares Geld.
03 – PraxisfälleWie Überstunden und Unterstunden entstehen
Überstunden – typische Ursachen
In der Gebäudereinigung passiert es täglich, dass Mitarbeitende länger arbeiten als geplant. Die häufigsten Gründe:
Objekt dauert länger als geplant: Mehr Schmutz, aufwendigere Reinigung – echte Mehrarbeit. Spontane Zusatzaufträge: Der Kunde ruft an und bittet um eine Extra-Reinigung. Vertretung bei Krankheit: Ein Kollege fällt aus, jemand anderes übernimmt. Zusatzaufgaben vom Objektleiter: „Bitte nimm heute den Müll mit raus.“ Planungsfehler: Zu wenig Minuten eingeplant – die Reinigungskraft arbeitet länger, ohne dass es jemand merkt.
Unterstunden – oft unklar, aber wichtig
Unterstunden sind für viele ein Reizthema. Hier die häufigsten Fälle:
Kunde sagt Einsatz ab: Klassischer Fall – die Stunden fallen weg. Mitarbeiter kommt zu spät: 5 Minuten hier, 10 Minuten da – das summiert sich. Pausen werden überzogen: Auch das muss erfasst werden. Objekt zu lang geplant: Planungsfehler des Arbeitgebers – kein Minus für den Mitarbeiter!
⚠ Achtung: Unterstunden bei Planungsfehlern
Wenn ein Objekt schneller fertig ist, weil die Planung zu großzügig war, darf der Arbeitgeber das nicht als Unterstunde verbuchen. Das Betriebsrisiko trägt der Arbeitgeber – nicht die Reinigungskraft. (Grundlage: § 615 BGB – Annahmeverzug)
Quelle: gesetze-im-internet.de – § 615 BGB Annahmeverzug
⚠ Ohne Arbeitszeitkonto
- Überstunden bleiben unsichtbar
- Unterstunden werden nicht erfasst
- Lohnabrechnung basiert auf Schätzungen
- Streit zwischen Mitarbeiter und Chef
- Zollprüfung = echtes Problem
✔ Mit Arbeitszeitkonto
- Jede Stunde sauber dokumentiert
- Überstunden fair vergütet oder ausgeglichen
- Unterstunden transparent und nachvollziehbar
- Lohnabrechnung auf Basis realer Daten
- Zollprüfung? Kein Stress
04 – Recht & PflichtGesetzliche Grundlagen für das Arbeitszeitkonto
Das Thema Arbeitszeiterfassung hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Hier die wichtigsten rechtlichen Eckpunkte, die jeder Gebäudereiniger kennen sollte:
BAG-Urteil zur Arbeitszeiterfassung
Am 13. September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht entschieden (Az. 1 ABR 22/21): Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das betrifft auch die Gebäudereinigung – und zwar jeden Betrieb, unabhängig von der Größe.
Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG-Urteil 1 ABR 22/21
Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
Das Arbeitszeitgesetz regelt maximale Arbeitszeiten (8 Std./Tag, max. 10 Std.), Pausen (ab 6 Std. mind. 30 Min.) und Ruhezeiten (mind. 11 Std. zwischen zwei Schichten). Ein Arbeitszeitkonto hilft dabei, diese Grenzen im Blick zu behalten.
Tarifvertrag Gebäudereinigung
Der Rahmentarifvertrag für die Gebäudereinigung ist allgemeinverbindlich – er gilt also für alle Betriebe der Branche, nicht nur für Innungsmitglieder. Für das Arbeitszeitkonto relevant: Lohngruppen, Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit sowie der branchenspezifische Mindestlohn.
Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung
📚 Zusammenfassung: Deine Pflichten
Arbeitszeiten systematisch erfassen (BAG-Urteil 2022). Arbeitszeitgrenzen einhalten (max. 10 Std./Tag, Pausen, Ruhezeiten). Tarifvertrag beachten (Zuschläge, Mindestlohn, Lohngruppen). Dokumentation aufbewahren – mindestens 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
05 – Excel-VorlageSo nutzt du die kostenlose Arbeitszeitkonto-Vorlage
Excel ist für viele Gebäudereiniger der erste sinnvolle Schritt. Kostenlos, sofort nutzbar, schnell erklärt – und ideal für kleine Teams. Deshalb stellt Mendato eine kostenlose Excel-Vorlage zur Verfügung, die speziell für die Gebäudereinigung entwickelt wurde.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1 – Soll-Stunden eintragen: Trage die vertraglich vereinbarte Monatsarbeitszeit ein (z. B. 173,33 Std. bei Vollzeit, oder die jeweiligen Stunden bei Minijob oder Teilzeit).
Schritt 2 – Ist-Arbeitszeit eintragen: Übernimm die tatsächlich geleisteten Stunden aus der Zeiterfassung – ob Stundenzettel, App oder Terminal.
Schritt 3 – Automatische Berechnung: Die Vorlage berechnet automatisch Überstunden, Unterstunden und den monatlichen Saldo.
Schritt 4 – Monatsübertrag: Am Monatsende wird der Saldo automatisch in den Folgemonat übernommen.
Schritt 5 – Jahresübersicht: Auf einen Blick siehst du, wie sich die Stunden über das Jahr entwickelt haben – mit farblichen Markierungen bei kritischen Werten.
📋 Arbeitszeitkonto Excel-Vorlage herunterladen
Die Mendato-Vorlage für Gebäudereiniger – mit automatischer Berechnung von Überstunden, Unterstunden und Monatsübertrag.
- Monatsübersicht mit Soll/Ist
- Jahresübersicht mit Übertrag
- Automatische Formeln
- Farbliche Markierungen
- Komplett anpassbar
Öffnet Google Sheets – du erhältst automatisch eine eigene Kopie zum Bearbeiten.
Gut zu wissen
Diese Vorlage bringt dich sofort ins Arbeiten – und für kleine Teams reicht sie völlig aus. Sobald du aber merkst, dass du jeden Monat Stunden damit verbringst, Zeiten abzutippen und Formeln zu prüfen, lohnt sich der Blick auf den nächsten Schritt: eine Lösung, die Zeiterfassung und Arbeitszeitkonto automatisch verbindet – ohne Excel, ohne Zettelwirtschaft.
Genau das macht Mendato. Aber dazu gleich mehr – schau dir erstmal an, was die Vorlage kann und wo ihre Grenzen liegen.
| Funktion | Excel-Vorlage | Mendato Software |
|---|---|---|
| Soll/Ist-Vergleich | ✓ Manuell | ✓ Automatisch |
| Überstunden-Berechnung | ✓ Formel | ✓ Echtzeit |
| Monatsübertrag | ✓ Manuell | ✓ Automatisch |
| Zuschlagsberechnung | ✗ Nein | ✓ Nacht/Sonntag/Feiertag |
| Anbindung Zeiterfassung | ✗ Nein | ✓ App, GPS, NFC |
| Mitarbeiter-Transparenz | ✗ Nein | ✓ Eigenes Dashboard |
| Lohnvorbereitung | ✗ Manuell | ✓ DATEV-Export |
06 – Grenzen von ExcelWarum Excel irgendwann zum Risiko wird
Lass uns ehrlich sein: Excel funktioniert. Aber es ist nicht langfristig gedacht. Ab einer gewissen Betriebsgröße werden die Schwächen zum echten Problem.
Excel-Stundenkonten
- Manuelle Eingaben = hohe Fehlerquote
- Keine Verbindung zur Zeiterfassung
- Niemand weiß, wer was geändert hat
- Dateien gehen verloren oder werden überschrieben
- Keine automatische Zuschlagsberechnung
- Keine Transparenz für Mitarbeiter
Digitale Lösung
- Ist-Stunden fließen automatisch ein
- Direkte Anbindung an Zeiterfassungs-App
- Änderungen revisionssicher protokolliert
- Cloud-basiert – kein Datenverlust
- Zuschläge automatisch berechnet
- Jeder Mitarbeiter sieht sein eigenes Konto
Für kleine Betriebe mit unter 10 Reinigungskräften ist Excel absolut ausreichend. Sobald das Team wächst, mehrere Objekte parallel laufen und die Schichtplanung komplexer wird, braucht es eine robustere Lösung.
📈 Wann wird Excel zum Problem?
Faustregel: Ab 10–15 Mitarbeitenden steigt der manuelle Aufwand exponentiell. Zwei Stunden pro Woche für das Pflegen von Excel-Listen sind keine Seltenheit. Bei 20+ Reinigungskräften wird es zum Vollzeitjob – oder es passieren Fehler.
„Früher haben wir mit Excel gearbeitet – irgendwann war das Chaos nicht mehr zu handhaben. Seit Mendato läuft alles automatisch, und die Mitarbeiter sehen ihre Stunden selbst.“
– Serkan Efe, Klarschiff Fritzlar (60+ RK)
07 – Software-LösungWarum Zeiterfassung + Software langfristig unverzichtbar ist
Ein Arbeitszeitkonto ist nur so gut wie die Daten, die es füttert. Wenn Ist-Stunden auf Papierzetteln stehen, die erst am Monatsende abgetippt werden, ist das Konto zwar geführt – aber nicht zuverlässig.
Eine gute Software für die Gebäudereinigung verbindet alle Bausteine:
Automatische Erfassung aller Ist-Stunden – per App, GPS oder NFC-Tag direkt am Objekt. Kein Nachtragen, keine Zettelwirtschaft. Mendato bietet dafür die Operations-App, die Reinigungskräfte auf ihrem Smartphone nutzen.
Automatische Zuschlagsberechnung – Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertagsarbeit. Mendato berechnet alle Zuschläge gemäß Tarifvertrag automatisch – ohne manuelles Nachschlagen.
Transparenz für Mitarbeiter – Jede Reinigungskraft kann ihr eigenes Arbeitszeitkonto in der App einsehen. Das reduziert Rückfragen und schafft Vertrauen.
Sofortige Warnungen bei Unterstunden – Wenn jemand unter den Soll-Stunden liegt, fällt das sofort auf – nicht erst am Monatsende.
Direkte Übergabe an die Lohnabrechnung – Die fertigen Daten fließen per DATEV-Export direkt zum Steuerberater. Weniger Stress, weniger Kosten, weniger Fehler.
🎥 Video-Tipp
Wie die Zeiterfassung in Mendato funktioniert, zeigt dieses kurze Video: Mendato Zeiterfassung in Aktion
08 – FazitEin klar geführtes Arbeitszeitkonto schafft Frieden im Betrieb
Sobald Arbeitszeiten transparent und klar dokumentiert sind, wird der ganze Betrieb ruhiger. Weniger Diskussionen, weniger Fehler, faire Bezahlung, zufriedene Mitarbeiter, saubere Lohnabrechnung – das ist kein Wunschdenken, sondern das Ergebnis eines funktionierenden Arbeitszeitkontos.
Der Weg dahin ist klar: Excel ist ein super erster Schritt. Die kostenlose Vorlage von Mendato hilft dir, sofort loszulegen. Sobald dein Betrieb wächst und die Komplexität zunimmt, ist der Umstieg auf eine digitale Lösung der logische nächste Schritt.
Mendato verbindet Zeiterfassung, Arbeitszeitkonto, Zuschlagsberechnung und Lohnvorbereitung in einer einzigen Plattform – speziell für die Gebäudereinigung entwickelt. 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte.
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