Zusammenfassung – Zeiterfassung Gesetz 2026
Die Zeiterfassungspflicht gilt bereits – seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21), nicht erst ab 2026. Quelle: bundesarbeitsgericht.de
Papier ist riskant – der EuGH verlangt ein „objektives, verlässliches System“ (C-55/18). Papier erfüllt das nicht. Quelle: curia.europa.eu
Gebäudereiniger doppelt betroffen – MiLoG (§17) verlangt tägliche Dokumentation. Bußgelder bis 30.000 €. Quelle: dbb.de
Digitale Zeiterfassung ist die sicherste Lösung. Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, erfüllt diese Anforderungen ab Werk.
01 – RechtsgrundlageWarum Zeiterfassung bereits Pflicht ist
Wenn du eine Gebäudereinigung führst, weißt du, wie schwer es ist, Arbeitszeiten sauber zu dokumentieren. Deine Mitarbeiter sind selten im Büro, arbeiten an mehreren Objekten, haben kurze Schichten und wechseln mehrfach am Tag den Einsatzort. In vielen Betrieben tragen Objektleiter die Zeiten stellvertretend ein, Zettel gehen verloren oder werden erst Tage später abgegeben.
Seit den Entscheidungen des EuGH (2019) und des BAG (2022) ist die Zeiterfassung Gesetz 2026 nicht mehr nur eine Prozessfrage – sie ist gesetzliche Pflicht.
EuGH-Urteil 2019 – Der Startpunkt
Der EuGH hat am 14. Mai 2019 mit dem Urteil C-55/18 alle EU-Arbeitgeber verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Quelle: curia.europa.eu – EuGH C-55/18
Was bedeutet das konkret?
Nicht manipulierbar. Klar zeigt: Wer hat wann gearbeitet? Prüfern zugänglich. Nicht auf Vertrauen basiert. Stundenzettel aus Papier erfüllen das aus Sicht des EuGH nicht.
BAG-Urteil 2022 – Die Pflicht gilt jetzt
Am 13. September 2022 bestätigt das BAG: Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen – ohne Übergangsfrist. Es müssen Beginn, Ende und Dauer jeder Arbeitszeit erfasst werden – nicht nur Überstunden.
Quelle: bundesarbeitsgericht.de – BAG 1 ABR 22/21
Das BAG schreibt nicht vor, dass digital erfasst werden muss. Aber das System muss objektiv und verlässlich sein. Papier erfüllt das nicht. Excel „irgendwie“, aber nicht sicher.
Arbeitsschutzgesetz – Die Grundlage
Die Pflicht leitet sich aus §3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Die Dokumentationspflicht ist auch ohne neues Gesetz vollständig bindend.
Mindestlohngesetz – Doppelte Betroffenheit
Die Gebäudereinigung wird durch das Mindestlohngesetz zusätzlich kontrolliert. Tägliche Dokumentation von Beginn, Ende, Dauer. 2 Jahre Aufbewahrungspflicht.
Quelle: dbb.de – MiLoG-Dokumentationspflichten
Bußgelder bis 30.000 €
Der Zoll prüft die Gebäudereinigung überdurchschnittlich häufig. Bei Verstößen gegen die MiLoG-Dokumentationspflicht drohen Bußgelder bis 30.000 €.
Rahmentarifvertrag (RTV)
Der Rahmentarifvertrag schreibt uhrzeitgebundene Zuschläge vor: Nacht, Sonntag, Feiertag, Mehrarbeit. Ohne korrekte Zeitdokumentation keine rechtssichere Berechnung.
Quelle: verdi.de – Tarifinformationen
02 – PflichtenWas du 2026 wirklich erfassen musst
Viele glauben, sie müssten „nur Überstunden erfassen“. Falsch. Du musst vollständig erfassen: Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Arbeitsdauer, Pausen, Überstunden, Sonn-/Feiertagsarbeit, Nachtarbeit, objektbezogene Zeiten, Wechselzeiten und Wartezeiten.
In der Gebäudereinigung kommen erschwerend hinzu: viele kurze Schichten, mehrere Objekte pro Tag, viele Minijobber und eine hohe Fehlerrate bei Papier.
Mehr dazu: Stundenzettel Gebäudereinigung – Pflicht, Probleme & Alternativen.
03 – MethodenPapier, Excel oder digital – Was ist erlaubt?
Papier – erlaubt, aber gefährlich
Das BMAS stellt immer noch eine Vorlage bereit. Aber Papier ist manipulierbar, verlierbar, nicht objektiv und nicht revisionssicher. Objektleiter tragen oft Zeiten für andere ein – extrem riskant.
Quelle: bmas.de – Stundenzettel-Vordruck
Falls du noch Papier nutzt: Kostenlose Stundenzettel-Vorlage als Übergangslösung.
Excel – erlaubt, aber nicht revisionssicher
Einträge können überschrieben werden. Keine Änderungshistorie, kein Audit-Trail, keine Objektzuordnung, keine Echtzeitdaten.
Digital – die einzige sichere Lösung
Digitale Systeme erfüllen alle Anforderungen: objektive Erfassung, Echtzeit, Protokollierung, sichere Speicherung und manipulationssichere Historie. Das entspricht exakt dem EuGH-Kriterium.
| Kriterium | 📋 Papier | 📊 Excel | 📱 Digital |
|---|---|---|---|
| Objektiv | ✗ Nein | ~ Bedingt | ✓ Ja |
| Revisionssicher | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Manipulationssicher | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Echtzeitfähig | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Audit-Trail | ✗ Nein | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Objektzuordnung | ~ Manuell | ~ Manuell | ✓ Auto |
| Zollprüfungssicher | ✗ Riskant | ~ Bedingt | ✓ Ja |
04 – DefinitionWas „digitale Zeiterfassung“ wirklich bedeutet
Es gibt keine gesetzliche Definition. Aber folgende Merkmale gelten als wahrscheinlich verpflichtend: Mitarbeiter erfasst selbst, in Echtzeit, per Smartphone oder Terminal. Keine manuellen Nachträge, jede Änderung protokolliert, zentrale Speicherung, Behördenzugriff und eindeutige Zuordnung zu Mitarbeiter und Objekt.
Quelle: anwalt.de – Moderne Zeiterfassungssysteme
05 – SicherheitManipulationssicherheit – Was zählt
Gerichte stufen Manipulation bei der Zeiterfassung als schwerwiegenden Vertrauensbruch ein. Fristlose Kündigung möglich.
Quelle: lag-mv.de – LAG MV 5 Sa 128/22
Papier und Excel bieten keinen Schutz. Digitale Systeme protokollieren jede Veränderung und verhindern rückwirkende Änderungen. Mehr: Manipulationssichere Zeiterfassung.
06 – BrancheWarum Papier in der Gebäudereinigung besonders problematisch ist
Mitarbeiter arbeiten selten am Büro, vieles läuft über Vorarbeiter, viele kurze Einsätze, Zettel gehen verloren und Übertragungsfehler sind häufig. Für Zoll, Kunden oder Gerichte sind Papierzettel kaum noch glaubwürdig.
Quelle: reinigungsmarkt.de
„Mit Mendato hätten 7.000 € Strafe vermieden werden können – von Anfang an sauber digital aufgestellt.“
– Cristian Springean, SIMAVA Clean GmbH (Zoll & Rechtssicherheit)
07 – RisikenFolgen bei Verstößen
⚠ Ohne digitale Zeiterfassung
- Bußgelder bis 30.000 € (MiLoG)
- Nachzahlungen von Löhnen & SV
- Strafrechtliche Risiken bei Manipulation
- Kundenverlust bei fehlender Doku
- Probleme bei Ausschreibungen
- Kein Nachweis bei Streitigkeiten
✓ Mit digitaler Zeiterfassung
- Rechtssicher dokumentiert
- Zuschläge nach RTV automatisch
- Manipulationssicher & revisionsfest
- Zollprüfung jederzeit bestanden
- Kundenvertrauen durch Transparenz
- Objektbezogene Nachweise per Klick
08 – FazitHandlungsempfehlungen
Damit du 2026 sauber aufgestellt bist: Stelle auf digitale Zeiterfassung um, dokumentiere objektbezogen, verbinde Zeiten mit der Lohnabrechnung, schule deine Mitarbeiter, eliminiere Papier komplett und erstelle interne Richtlinien für Pausen und Objektwechsel.
Mendato, die spezialisierte Software für Gebäudereiniger, bildet alle Anforderungen ab – von der GPS-Zeiterfassung per App über die automatische Zuschlagsberechnung nach RTV bis zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung.
„Von Papierstapeln zur komplett digitalen Verwaltung – gewonnene Zeit für Familie und Wachstum.“
– Serkan Efe, Klarschiff Fritzlar (60+ Reinigungskräfte)
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