Buchhaltung & Abrechnung
Dauerrechnungen sparen Gebäudereinigern jeden Monat Stunden. Wann sie sich lohnen, was draufstehen muss, warum viele Softwarelösungen daran scheitern – und wie Mendato das löst.
✅ Zusammenfassung – Dauerrechnungen in der Gebäudereinigung
Eine Dauerrechnung deckt wiederkehrende Leistungen wie die monatliche Unterhaltsreinigung über einen festgelegten Zeitraum ab. Statt 12 Einzelrechnungen pro Jahr schreibst du eine einzige Rechnung – dein Kunde kann trotzdem jeden Monat den Vorsteuerabzug geltend machen.
Viele allgemeine Rechnungsprogramme wie Lexware, sevDesk oder WISO unterstützen Dauerrechnungen nicht oder nur als Abo-Rechnung ohne branchenspezifische Logik. Mendato bietet eine echte Dauerrechnungsfunktion – direkt aus den Auftragsdaten, inklusive Leistungszeitraum und automatischer Neuausstellung bei Änderungen.
Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung für Leistungen, die regelmäßig, in gleicher Art und zum gleichen Preis erbracht werden. Sie gilt über einen längeren Zeitraum – typischerweise ein Kalenderjahr – und ersetzt Einzelrechnungen für jede einzelne Teilleistung.
Rechtlich gibt es keinen Unterschied zwischen einer Dauerrechnung und einer „normalen“ Rechnung. Beide müssen alle Pflichtangaben nach §14 Abs. 4 UStG enthalten. Der Unterschied liegt im praktischen Nutzen: Statt 12 Rechnungen pro Jahr stellst du eine aus.
💡 Praxis-Beispiel
Du reinigst für die Müller Immobilien GmbH jeden Monat 450 m² Bürofläche, 3x pro Woche, für 1.800 € netto/Monat. Statt jeden Monat eine neue Rechnung zu schreiben, erstellst du eine Dauerrechnung über 12 Monate. Dein Kunde überweist monatlich und zieht monatlich Vorsteuer – mit nur einer Rechnung als Beleg.
Die Unterhaltsreinigung ist das Kerngeschäft der meisten Gebäudereinigungsbetriebe – und sie ist per Definition eine wiederkehrende Leistung zu festen Konditionen. Genau dafür sind Dauerrechnungen gemacht.
⚠ Ohne Dauerrechnung
✔ Mit Dauerrechnung
Betriebe mit 30+ Reinigungskräften verlieren ohne Dauerrechnungen mehrere Stunden pro Monat allein durch die Rechnungsstellung – Zeit, die du besser in die Auftragsverwaltung oder Einsatzplanung investierst.
Eine Dauerrechnung muss exakt dieselben Pflichtangaben enthalten wie jede andere Rechnung nach §14 Abs. 4 UStG. Zusätzlich empfiehlt es sich, sie als Dauerrechnung zu kennzeichnen und den Gültigkeitszeitraum klar anzugeben.
| Pflichtangabe | Besonderheit bei Dauerrechnungen |
|---|---|
| Name + Anschrift (Leistender) | Wie bei Einzelrechnungen |
| Name + Anschrift (Empfänger) | Wie bei Einzelrechnungen |
| Steuernr. oder USt-IdNr. | Wie bei Einzelrechnungen |
| Rechnungsdatum | Datum der Ausstellung |
| Fortlaufende Rechnungsnr. | Eine Nummer für den gesamten Zeitraum |
| Kennzeichnung als Dauerrechnung | „Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG“ |
| Leistungsbeschreibung | Art, Objekt, Häufigkeit und Fläche |
| Gültigkeitszeitraum | z. B. „01.01.2026 bis 31.12.2026“ |
| Monatlicher Nettobetrag | Gleichbleibender Betrag pro Teilleistungszeitraum |
| Steuersatz + Steuerbetrag | 19 % für Reinigungsleistungen |
| Entgeltsminderungen | Skonto-Hinweis, falls vereinbart |
Quelle: gesetze-im-internet.de – §14 UStG | IHK Stuttgart – Pflichtangaben Rechnungen
⚠ Typischer Fehler: Leistungsbeschreibung zu vage
„Reinigungsleistungen laut Vertrag“ reicht dem Finanzamt nicht. Richtig: „Unterhaltsreinigung Büroflächen EG + OG, Schillerstraße 8, 10625 Berlin, 450 m², 3x wöchentlich“. Die Dauerrechnung muss ohne den zugrundeliegenden Vertrag verständlich sein – sonst gefährdest du den Vorsteuerabzug deines Kunden.
Rechnung als Dauerrechnung kennzeichnen
Überschrift: „Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG“. So wissen Empfänger und Finanzamt sofort Bescheid.
Gültigkeitszeitraum festlegen
Typisch: Kalenderjahr (01.01.–31.12.) oder Vertragsjahr. Der Zeitraum muss exakt mit Anfangs- und Enddatum angegeben werden.
Leistung konkret beschreiben
Art (Unterhaltsreinigung), Objekt (Adresse), Fläche (m²), Frequenz (3x/Woche) – alles in die Positionsbeschreibung.
Monatlichen Betrag ausweisen
Nettobetrag pro Monat + 19 % Umsatzsteuer + Bruttobetrag. Optional: Jahressumme zur Kontrolle.
Alle übrigen Pflichtangaben prüfen
Firmendaten, Steuernummer, Rechnungsnummer, Zahlungsinformationen – genau wie bei Einzelrechnungen. Checkliste hier.
📌 Kostenlose Vorlage
Auf der Suche nach einer fertigen Vorlage? Unsere Rechnungsvorlage für Gebäudereiniger enthält alle Pflichtangaben und ist als PDF + Google Docs verfügbar.
Eine Dauerrechnung gilt so lange, bis sich etwas ändert. Aber was genau zählt als Änderung?
| Änderung | Neue Dauerrechnung nötig? | Beispiel |
|---|---|---|
| Preiserhöhung | Ja | Tarifliche Lohnerhöhung → höherer m²-Preis |
| Geänderter Leistungsumfang | Ja | Zusätzliche Flächen, andere Frequenz |
| Steuersatzänderung | Ja | Theoretisch: Änderung des USt-Satzes |
| Neuer Gültigkeitszeitraum | Ja | Altes Kalenderjahr läuft ab |
| Neue Bankverbindung | Empfohlen | Änderung der IBAN |
| Einmalige Sonderreinigung | Nein | Separate Einzelrechnung |
| Grundreinigung (einmalig) | Nein | Separate Einzelrechnung |
💡 Praxis-Tipp: Jahresanfang = neue Dauerrechnung
Die meisten Gebäudereiniger stellen ihre Dauerrechnungen zum Kalenderjahr aus. Tipp: Erstelle alle Dauerrechnungen im Dezember für das Folgejahr. So startet der Januar ohne Rückstand – und bei tariflichen Lohnerhöhungen zum Jahreswechsel sind die neuen Preise direkt berücksichtigt.
Dauerrechnungen klingen einfach – und trotzdem scheitern erstaunlich viele Softwarelösungen daran. Der Grund: Allgemeine Rechnungsprogramme sind für Handwerker, Freelancer oder E-Commerce gebaut – nicht für wiederkehrende Gebäudereinigungsleistungen.
Die meisten allgemeinen Rechnungsprogramme bieten bestenfalls eine Abo-Rechnung oder „wiederkehrende Rechnung“. Das klingt ähnlich, ist aber etwas völlig anderes:
Jeden Monat neue Rechnung
Eine Rechnung, 12 Monate gültig
Das ist ein entscheidender Unterschied: Bei einer Abo-Rechnung erhält dein Kunde jeden Monat eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Bei einer echten Dauerrechnung erhält er einmal eine Rechnung, die den gesamten Zeitraum abdeckt. Weniger Papierkram für beide Seiten.
Allgemeine Programme kennen keine Objekte, Flächen, Reinigungsfrequenzen oder Leistungsverzeichnisse. Deshalb können sie keine Dauerrechnung aus Auftragsdaten generieren – du musst alles manuell eintippen. Mendato dagegen erstellt die Dauerrechnung direkt aus dem Auftrag: Objekt, Fläche, Frequenz, Preis – alles ist schon da.
„50 bis 75 Rechnungen mit 2 Klicks vom Handy – Verwaltung fühlt sich nicht mehr nach Arbeit an.“
– Enes Baltaci, Mclean24 (10+ Reinigungskräfte, München)
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Regeln für E-Rechnungen. Was bedeutet das für bestehende und neue Dauerrechnungen?
| Situation | Was gilt? |
|---|---|
| Dauerrechnung vor 01.01.2027 ausgestellt (PDF/Papier) | Kein Handlungsbedarf – muss nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden, solange sich nichts ändert |
| Neue Dauerrechnung ab 2027 (Umsatz > 800.000 €) | E-Rechnung Pflicht – z. B. als XRechnung oder ZUGFeRD |
| Neue Dauerrechnung ab 2028 (alle B2B) | E-Rechnung Pflicht für alle |
| Änderung an bestehender Dauerrechnung | Neue Rechnung nötig – ab 2027/2028 als E-Rechnung |
Quelle: etl.de – E-Rechnungspflicht Zeitplan | Landesamt für Steuern Niedersachsen
💡 BMF-Erleichterung für Dauerrechnungen
Laut Bundesfinanzministerium reicht es bei Dauerschuldverhältnissen, wenn für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung ausgestellt und der Vertrag als Anhang beigefügt wird. Du musst also nicht für jeden Monat eine neue E-Rechnung erstellen. Mendato unterstützt XRechnung und ZUGFeRD bereits – Dauerrechnungen werden automatisch im richtigen Format erzeugt.
Wenn du regelmäßig Unterhaltsreinigung abrechnest, sind Dauerrechnungen keine Kur, sondern Pflichtprogramm. Du sparst deinem Team jeden Monat Stunden, reduzierst Fehler und gibst deinen Kunden einen sauberen Beleg für den Vorsteuerabzug.
Entscheidend ist die richtige Software: Allgemeine Lösungen wie sevDesk, Lexware oder WISO bieten bestenfalls Abo-Rechnungen – aber keine echten Dauerrechnungen aus Auftragsdaten. Mendato ist die einzige Branchensoftware für Gebäudereiniger, die Dauerrechnungen nativ unterstützt: direkt aus Auftrags- und Zeitdaten, mit allen Pflichtangaben, GoBD-konform archiviert und ab 2027 als E-Rechnung versandbereit.
„Transparente Abrechnung für Großkunden über das Kundenportal – deshalb haben wir auf Pro upgraded.“
– Dominik Mayer, Mayer Gebäudereinigung (Filderstadt)
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Eine Dauerrechnung deckt wiederkehrende Leistungen über einen festgelegten Zeitraum ab – zum Beispiel die monatliche Unterhaltsreinigung eines Bürogebäudes. Statt jeden Monat eine neue Rechnung zu schreiben, gilt eine einzige Rechnung so lange, bis sich Preis, Leistungsumfang oder Steuersatz ändern.
Dieselben wie jede Rechnung nach §14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum (Gültigkeitsdauer), Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Zusätzlich empfohlen: der Hinweis „Dauerrechnung im Sinne des §14 UStG“.
Immer wenn sich eine der Rechnungsangaben ändert – zum Beispiel bei Preiserhöhungen, geändertem Leistungsumfang (zusätzliche Flächen, andere Frequenz), Steuersatzänderungen oder einem neuen Gültigkeitszeitraum. Die alte Dauerrechnung verliert dann ihre Gültigkeit.
Ja. Der Rechnungsempfänger kann die ausgewiesene Umsatzsteuer monatlich als Vorsteuer geltend machen, sofern die Dauerrechnung alle Pflichtangaben nach §14 UStG enthält und die Zahlung im jeweiligen Voranmeldezeitraum erfolgt.
Vor dem 1. Januar 2027 als PDF oder Papier ausgestellte Dauerrechnungen müssen nicht als E-Rechnung neu ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern. Neue Dauerrechnungen müssen ab 2027 (bei über 800.000 Euro Umsatz) bzw. ab 2028 (für alle B2B) als E-Rechnung erstellt werden. Laut BMF reicht eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum mit Vertrag als Anhang.