Mendato vs. Excel – Warum Excel für Reinigungsfirmen langfristig an seine Grenzen stößt

01 – EinführungWarum Excel für viele Reinigungsfirmen der Einstieg war

Excel ist für viele Reinigungsfirmen der erste Schritt weg vom reinen Papier. Reinigungskräfte füllen Stundenzettel auf Papier aus, die dann im Büro in Excel-Listen übertragen werden. Am Monatsende werden Über- und Unterstunden berechnet, die Daten gehen an den Steuerberater. Das funktioniert – zumindest am Anfang.

Excel ist leicht verständlich, flexibel und fast jeder kann mit Tabellen umgehen. Die Einstiegshürde ist niedrig. Gerade bei sehr kleinen Teams wirkt Excel deshalb zunächst ausreichend.

In der Praxis zeigt sich jedoch ein klares Muster: Viele Reinigungsfirmen starten mit Excel. Mit mehr Mitarbeitenden, mehr Objekten, mehr Minijobbern und mehr Zuschlägen wird es aber zunehmend problematisch. Der Zeitaufwand steigt, Fehler häufen sich, Kontrollen werden schwieriger.

Genau hier setzt Mendato an. Nicht weil Excel „schlecht“ ist – sondern weil Excel nicht für die operative Realität der Gebäudereinigung gebaut wurde. In diesem Artikel vergleichen wir beide Ansätze: praxisnah, mit Fokus auf Zeiterfassung, Zuschläge, Rechtssicherheit und Skalierbarkeit.

02 – FehlerquellenManuelle Eingabe & Fehleranfälligkeit – Excel skaliert nicht

Excel lebt von manueller Eingabe. In der Praxis kommen Zeiten aus Papier-Stundenzetteln, WhatsApp-Nachrichten oder telefonischen Nachträgen. Diese Daten müssen abgetippt, übertragen, zusammengeführt und kontrolliert werden. Typische Fehlerquellen: falsche Uhrzeiten, vertippte Zahlen, vertauschte Spalten, vergessene Einträge oder doppelte Zeilen. Oft existieren mehrere Versionen derselben Datei – eine im Büro, eine beim Objektleiter, eine beim Steuerberater.

Excel hat keine eingebaute Logik, die warnt, wenn Pausen fehlen, Zeiten unrealistisch lang sind oder gesetzliche Grenzen überschritten werden. Alle Prüfungen müssen manuell erfolgen. Je mehr Mitarbeitende, desto höher der Aufwand. Gerade bei der Lohnabrechnung wirken sich Fehler direkt auf Löhne, Zuschläge und das Vertrauen der Mitarbeitenden aus.

Mit Mendato entfällt dieser manuelle Schritt weitgehend. Zeiten entstehen direkt digital, objektbezogen und sind sofort prüfbar. Der entscheidende Unterschied: Excel verarbeitet Daten nachträglich. Mendato erzeugt Daten im Prozess.

03 – ZuschlägeZuschläge & tarifliche Besonderheiten – Excel wird schnell zum Risiko

In der Gebäudereinigung sind Zuschläge Alltag: Nachtarbeit, Sonntagsarbeit, Feiertage und tarifliche Sonderregelungen nach dem Rahmentarifvertrag (RTV-PDF). Diese Zuschläge sind tariflich geregelt, prüfungsrelevant und Lohnbestandteil.

Excel bietet dafür keine automatische Logik. Alles muss manuell gerechnet oder über komplexe Formeln abgebildet werden. Typische Probleme: Feiertage vergessen, Zuschlagsformeln überschreiben sich, Tarifänderungen werden nicht überall nachgezogen. Excel „weiß“ nicht, welcher Tag ein Feiertag ist oder welche Zuschlagsregel gilt. Quelle: Gebäudereiniger-Innung Berlin – Tariflöhne 2026.

Mit Mendato sind Zuschläge kein nachträglicher Rechenschritt. Sie entstehen automatisch aus Uhrzeit, Wochentag, Feiertag und Einsatz. Keine Excel-Formeln, keine manuelle Prüfung, keine vergessenen Zuschläge. 🎥 Video: Lohndaten-Export

04 – EchtzeitKein Echtzeit-Zugriff – Excel zeigt nur die Vergangenheit

Excel bietet immer nur einen statischen Rückblick. Man sieht, was bereits eingetragen wurde – nicht, was gerade passiert. Zwischen Arbeit im Objekt und Sichtbarkeit im Büro liegen oft Stunden, Tage oder eine ganze Woche. Es gibt keine Echtzeit-Übersicht über Anwesenheiten, keinen Live-Blick auf die Objektabdeckung und keine Warnung bei Abweichungen. Führungskräfte erkennen Probleme erst im Nachhinein – zu spät zum Gegensteuern.

Mit Mendato entstehen Zeiten dort, wo gearbeitet wird. Objektleiter sehen sofort, wer eingecheckt ist, wer fehlt und wo Abweichungen auftreten. Überstundenstände und Auslastung sind tagesaktuell im Blick. 🎥 Video: Zeiterfassung

05 – AbwesenheitenUrlaub & Abwesenheiten – Excel wird schnell unübersichtlich

Excel kann Abwesenheiten zwar eintragen – aber nur als Notlösung. Urlaubstage werden manuell geführt, Resturlaub per Hand berechnet, verschiedene Abwesenheitsarten liegen in separaten Listen. Es gibt keine digitalen Urlaubsanträge, keine Genehmigungsworkflows und keine automatische Prüfung von Kontingenten. Typische Folge: Resturlaub stimmt nicht, Planungen kollidieren mit genehmigtem Urlaub, Krankheit wird vergessen einzutragen.

Mit Mendato sind Urlaub und Krankheit Teil des Systems: digitale Urlaubsanträge, klare Genehmigungen, automatische Urlaubskonten und korrekte Resturlaubsberechnung. Objektleiter sehen sofort, wer verfügbar ist und wo Vertretung nötig wird. 🎥 Video: Urlaubsplaner

06 – SicherheitManipulationsschutz & Datenschutz – Excel bietet keinen verlässlichen Nachweis

Excel-Dateien können überschrieben, nachträglich verändert, gelöscht oder kopiert werden. In der Praxis ist oft nicht nachvollziehbar, wer welche Zeiten geändert hat, wann oder warum. Es gibt keine revisionssichere Historie, kein Änderungsprotokoll und keine rollenbasierte Zugriffskontrolle. Dazu liegen Excel-Dateien häufig lokal auf Rechnern, auf USB-Sticks oder in E-Mail-Anhängen – mit sensiblen Daten wie Arbeitszeiten und personenbezogenen Informationen. Quelle: Bundesbeauftragter für den Datenschutz.

Mit Mendato entstehen Zeiten direkt im System – objektbezogen, mit Zeitstempel und klarer Zuordnung. Änderungen werden dokumentiert, Berechtigungen sind rollenbasiert und Daten liegen zentral geschützt. Das schafft Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

07 – RechtRechtssicherheit – Excel erfüllt die Anforderungen nur eingeschränkt

Der kritischste Punkt bei Excel ist die Rechtssicherheit. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einsetzen müssen. Diese Pflicht wurde durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) bestätigt. Quelle: EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung.

Excel ist nicht explizit verboten. Aber es erfüllt die geforderten Kriterien nur teilweise: nicht manipulationsgeschützt, nicht revisionssicher, nicht echtzeitfähig, nicht systematisch kontrollierend. Damit fehlt Excel genau das, was der EuGH fordert. Auch ver.di (Arbeitszeiterfassung) weist darauf hin, dass Unternehmen sich auf strengere Anforderungen einstellen müssen.

Mit Mendato entsteht Zeiterfassung direkt im Arbeitsprozess: objektbezogen, mit klarer Zuordnung und dokumentierten Änderungen. Das System unterstützt Nachvollziehbarkeit, Transparenz und systematische Kontrolle – damit wird Zeiterfassung rechtlich belastbar dokumentiert.

08 – KostenKosten – Scheinbar günstig, real oft teuer

Excel wirkt auf den ersten Blick kostengünstig: Office-Lizenz oder Google Tabellen, keine monatlichen Gebühren. Was unterschätzt wird, ist der laufende Verwaltungsaufwand: manuelles Abtippen, Korrekturen, Abstimmungen mit Objektleitern und Rückfragen vom Steuerberater.

Dazu kommen Kosten durch Fehler: falsche Lohnabrechnungen, Nachzahlungen, Vertrauensverlust. Und: Excel wächst nicht mit dem Unternehmen. Ab einer bestimmten Größe wird es unübersichtlich und schwer wartbar. Der Verwaltungsaufwand wächst schneller als der Umsatz.

Mit Mendato entstehen zwar Softwarekosten – ab 99 € pro Monat. Dafür entfallen manuelle Dateneingabe, doppelte Arbeit und Korrekturen. Der Fokus verschiebt sich von Verwaltung zu Steuerung.

09 – VergleichstabelleExcel vs. Mendato auf einen Blick

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Mendato bietet auch kostenlose Vorlagen: eine Arbeitszeitkonto-Vorlage und eine Stundenzettel-Vorlage. Excel ist beim Einstieg günstig – die realen Kosten entstehen aber durch Verwaltungsaufwand, Fehler und fehlende Skalierbarkeit. Mendato bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte, damit du den Unterschied im Alltag selbst erlebst.

11 – FazitWarum Excel ein Wachstumshemmnis für Reinigungsfirmen ist

Excel

Excel ist kein schlechtes Werkzeug. Für kleine Teams und wenige Objekte kann es kurzfristig funktionieren. Das strukturelle Problem zeigt sich erst mit dem Wachstum: Zeiten in Tabellen, Zuschläge in Formeln, Urlaube in separaten Listen, Planung im Kopf. Diese Informationen sind nicht in Echtzeit verfügbar, nicht automatisch verknüpft, nicht manipulationssicher und nicht skalierbar.

Die größten Kosten sind nicht die Lizenzen, sondern Zeit für manuelle Eingaben, Kontrollen, Korrekturen, Rückfragen und Diskussionen. Mit zunehmender Unternehmensgröße steigen diese Aufwände nicht linear, sondern exponentiell.

Mendato

Digitale Zeiterfassung mit Mendato setzt genau hier an – nicht als „besseres Excel“, sondern als durchgängiges System: klare Trennung von Soll-, Plan- und Ist-Zeit, automatische Zuschlagslogik, digitale Abwesenheitsverwaltung, Echtzeit-Transparenz und revisionssichere Dokumentation. Zeiterfassung wird vom Pflichtthema zum Steuerungsinstrument.

Excel ist nicht das Problem. Excel ist nur nicht dafür gebaut, eine wachsende Gebäudereinigung zuverlässig, rechtssicher und effizient zu steuern. Wer langfristig wachsen will, kommt an einer spezialisierten Branchenlösung nicht vorbei.

12 – FAQHäufig gestellte Fragen

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