Digitale Zeiterfassung vs. Stundenzettel – Papierzeiterfassung in der Gebäudereinigung im Realitätscheck

01 – EinführungWarum Papierzeiterfassung in der Gebäudereinigung noch existiert

Die klassische Zeiterfassung über handschriftliche Stundenzettel ist in der Gebäudereinigung bis heute weit verbreitet. Papier ist einfach, funktioniert ohne Technik und braucht keine Schulung. Gerade in einer Branche mit vielen Minijobbern, internationalem Personal und wechselnden Einsatzorten wirkt der Stundenzettel zunächst pragmatisch.

Gleichzeitig haben sich die Rahmenbedingungen massiv verändert: mehr Objekte pro Kunde, deutlich mehr Mitarbeitende, komplexere Zuschlagsregelungen und strengere Dokumentationspflichten. Was früher bei 5 Reinigungskräften noch „irgendwie ging“, wird bei 30, 50 oder 100 Beschäftigten zur organisatorischen Dauerbaustelle.

In diesem Artikel vergleichen wir klassische Stundenzettel auf Papier mit der digitalen Zeiterfassung über Mendato – ehrlich, praxisnah und ohne Ideologie. Der Vergleich richtet sich an Reinigungsunternehmer, die wissen wollen, ob sich der Umstieg lohnt – und ab wann.

02 – Rechtlicher RahmenErlaubt, aber strukturell limitiert

Ein häufiger Einwand: „Papier ist doch noch erlaubt.“ Das stimmt – formal. Aktuell ist Papierzeiterfassung in Deutschland noch zulässig. Aber die rechtliche Richtung ist eindeutig.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat bereits 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen (EuGH-Urteil, curia.europa.eu). Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Pflicht 2022 für Deutschland bestätigt – unabhängig von der Unternehmensgröße (BAG-Entscheidung 1 ABR 22/21, bundesarbeitsgericht.de).

Stundenzettel erfüllen die Anforderungen an Objektivität, Manipulationsschutz und Nachvollziehbarkeit nur eingeschränkt. Je größer ein Betrieb wird, desto schwieriger wird es, diese Anforderungen mit Papier sauber einzuhalten.

Mendato gilt als digitales System bereits heute als sicherer Weg, um zukünftige gesetzliche Anforderungen zuverlässig und prüfbar zu erfüllen – mit Zeitstempeln, Objektzuordnung und lückenloser Historie.

03 – Stundenzettel im AlltagWie Stundenzettel in der Praxis wirklich funktionieren

Stundenzettel laufen im Alltag so ab: Mitarbeitende tragen Zeiten handschriftlich ein. Der Zettel wird abgegeben – oft verspätet. Im Büro wird abgetippt, unklare Einträge müssen nachgefragt werden, Zuschläge werden manuell ergänzt, Korrekturen erfolgen rückwirkend.

Dabei entstehen typische Probleme: unleserliche Handschriften, fehlende Pausenangaben, Rundungen („halb acht bis halb vier“), pauschale Unterschriften und nachträgliche Änderungen ohne klare Dokumentation. Das ist nicht böse gemeint – es ist das Ergebnis eines Systems, das keine Struktur vorgibt.

Mendato gibt die Struktur vor: Zeiten entstehen digital, sind einem Objekt und Auftrag zugeordnet und liegen sofort im System. Kein Abtippen, keine Zettelsuche, keine Medienbrüche. Wer sich anschaut, wie das in der Praxis aussieht, findet im Artikel Stundenzettel Gebäudereinigung – Pflicht, Probleme & digitale Alternativen eine detaillierte Analyse.

04 – ZeitmodelleWarum Ist-Zeit allein nicht mehr reicht

Was bei Papier systematisch fehlt

Stundenzettel erfassen fast immer nur eine Zeitebene: die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (Istzeit). Das wirkt logisch, ist aber für die heutige Realität der Gebäudereinigung nicht mehr ausreichend. Es fehlen: Sollzeiten aus dem Arbeitsvertrag, Planzeiten pro Objekt und Vergleiche zwischen Planung und Realität.

Damit kann Papier typische Fragen nicht beantworten: War der Einsatz zu knapp geplant oder wurde zu langsam gearbeitet? Ist das Objekt grundsätzlich unterkalkuliert? Papier liefert Rohzeiten – aber keine Einordnung.

Drei Zeitebenen sind heute Standard

Mendato bildet die Realität mit drei klaren Ebenen ab: Sollzeit auf Mitarbeiterebene, Planzeit auf Objekt- bzw. Auftragsebene, Istzeit aus der tatsächlichen Zeiterfassung. So wird sichtbar, wo Planung angepasst werden muss, wo Prozesse nicht passen und wo Objekte wirtschaftlich problematisch sind. Das ist keine Theorie – das ist operative Steuerung im Alltag. (Video: Zeiterfassung in Mendato)

05 – Fehlerquellen & ManipulationWarum Papier Kontrolle braucht und Systeme Struktur

Stundenzettel scheitern selten an bösem Willen – sie scheitern an Struktur. In der Praxis tauchen immer wieder dieselben Probleme auf: Nachträge Tage später, Rundungen, unleserliche Handschriften, fehlende Pausen, pauschale Unterschriften, mehrere Versionen desselben Zettels.

Viele Betriebe reagieren mit Kontrolle: Zettel prüfen, Rückfragen stellen, Excel gegenchecken. Das Problem: Kontrolle skaliert nicht. Mit 5 Reinigungskräften ist das machbar. Mit 30 oder 100 wird es zum Dauerzustand – hoher Zeitaufwand, immer wieder Diskussionen, steigendes Fehlerrisiko. Papier bietet zudem keinen systematischen Manipulationsschutz: Änderungen sind nicht versioniert, Abweichungen werden oft zu spät erkannt.

Mendato setzt auf manipulationssichere Zeiterfassung: Zeitstempel entstehen automatisch, der Objektbezug ist fest hinterlegt, Nachträge sind sichtbar und dokumentiert. Manipulation wird nicht „verboten“, aber deutlich erschwert und transparent. Eine fachliche Einordnung zu den Vorteilen digitaler Lösungen bietet auch Haufe (haufe.de).

06 – Lohnvorbereitung & ZuschlägeManuell auf Papier vs. automatisiert nach Rahmentarifvertrag

Zuschläge sind einer der größten Schwachpunkte der Papierzeiterfassung. Im Alltag fallen regelmäßig Zuschläge an: für Sonn- und Feiertage, Nachtarbeit, Überstunden und tarifliche Sonderregelungen nach dem Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung (RTV).

Stundenzettel können Zuschläge nicht automatisch erkennen. In der Praxis bedeutet das: Zeiten erst sammeln, Feiertage manuell prüfen, Nachtzeiten händisch berechnen, Zuschläge in Excel ergänzen. Fehler werden oft erst beim Monatsabschluss entdeckt – Feiertage übersehen, Nachtzuschläge falsch berechnet, Korrekturen rückwirkend.

Mendato bildet Zuschläge regelbasiert ab: Feiertage werden automatisch erkannt, Zuschläge gemäß Rahmentarifvertrag berücksichtigt, Zeiten fließen sauber in die Lohnvorbereitung ein. (Video: Lohndaten-Export in Mendato)

07 – Transparenz & EchtzeitVon Wochenverzug zu Echtzeit-Übersicht

Stundenzettel zeigen erst, was war – nicht, was gerade passiert. Abweichungen fallen oft erst am Monatsende auf, Vertretungen werden improvisiert, Überstunden entstehen unbemerkt. Der typische Alltag: Krankheit wird morgens telefonisch gemeldet, niemand weiß, wer aktuell wo eingesetzt ist, Änderungen werden per WhatsApp koordiniert.

Mendato ermöglicht Echtzeit-Übersicht für Objektleiter: Wer ist gerade im Objekt? Welche Einsätze laufen planmäßig? Wo gibt es Abweichungen? Das bedeutet weniger Telefonate, weniger Rückfragen, klarere Abläufe. Die Operations-App von Mendato zeigt den Live-Status aller Einsätze.

GPS: Kontrolle dort, wo sie sinnvoll ist

Stundenzettel bieten keine Ortsprüfung und keine zeitnahe Plausibilisierung.

Mendato nutzt GPS-Zeiterfassung objektbezogen zur Plausibilisierung – nicht als Dauertracking. Check-in am Einsatzort, nicht Bewegungsprofile. Transparent, datenschutzkonform und als Nachweis- und Steuerungshilfe gedacht. (Video: GPS-Ortung in Mendato)

08 – Verwaltung & SkalierungWarum Papier mit Wachstum kollabiert

Stundenzettel funktionieren nur, solange die Komplexität gering bleibt. Mit steigender Größe vervielfacht sich der Aufwand: Stundenzettel einsammeln, fehlenden Zetteln hinterherlaufen, Zeiten abtippen, Rückfragen klären, Korrekturen einpflegen, Exporte für den Lohn vorbereiten. Jeder Schritt kostet Zeit, jeder Schritt ist fehleranfällig.

Viele Betriebe reagieren mit Excel: Papier → Excel → Lohnbüro. Aber Excel ist Nachbearbeitung, keine Zeiterfassung. Daten kommen verspätet, Fehler werden weitergetragen, Versionen widersprechen sich. Eine detaillierte Analyse dazu findest du im Vergleich Mendato vs. Excel.

Mendato setzt früher an: Zeiten entstehen strukturiert, Zuschläge werden automatisch erkannt, Daten liegen zentral vor. Der Effekt: weniger Büroarbeit, weniger Stress zum Monatsende, bessere Planbarkeit. Wachstum bedeutet gleiche Prozesse – nicht mehr Arbeit.

09 – Sprache, Alter & AkzeptanzEhrlich betrachtet

Stundenzettel haben echte Vorteile: keine App, kein Login, keine Spracheinstellung, sofort verständlich. Für ältere Mitarbeitende, Personen ohne Smartphone und Reinigungskräfte mit wenig Deutschkenntnissen wirkt der Zettel niedrigschwellig. Diese Vorteile sind real – und erklären, warum Papier nicht aus Bequemlichkeit, sondern aus Fürsorge genutzt wird.

Die Kehrseite: Was für den Einzelnen einfach ist, wird für den Betrieb kompliziert. Fehlende Einheitlichkeit, hoher Nachbearbeitungsaufwand, Fehler durch Übertragungen. Papier verlagert die Komplexität vollständig ins Büro.

Mendato setzt auf automatische Mehrsprachigkeit – die App passt sich der Sprache des Smartphones an. Keine manuelle Einrichtung, ideal für internationale Teams. Zusätzlich bietet Mendato ein Hybridmodell: Mitarbeitende mit Smartphone nutzen die App, andere arbeiten weiterhin mit Papier. Papierzeiten werden über den Stundenzettel-Import digitalisiert – so liegen alle Zeiten zentral vor. Weitere Praxistipps für ältere Reinigungskräfte gibt es im Artikel Zeiterfassung für ältere Reinigungskräfte.

10 – Warum MendatoFür genau diese Probleme gebaut

Mendato ist nicht als „digitale Stempeluhr“ entstanden, sondern als Antwort auf strukturelle Probleme, die mit Papier nicht lösbar sind: Zeiten auf Papier, Zuschläge im Kopf, Auswertungen in Excel, Lohn beim Steuerberater – nie an einem Ort, nie gleichzeitig aktuell, nie sauber verknüpft.

Mendato setzt genau hier an: eine Struktur für alle Zeiten, ein gemeinsamer Datenstand, ein durchgängiger Prozess von Planung über Lohnvorbereitung bis Controlling. Drei Zeitebenen, automatische Tariflogik, objektbezogene Transparenz, Mehrsprachigkeit, Hybridmodell – alles in einem System.

11 – PreisePreise & Kostenstruktur

Stundenzettel kosten scheinbar nichts – aber der versteckte Aufwand für Abtippen, Prüfen, Korrigieren und Rückfragen übersteigt die Kosten einer digitalen Lösung schnell. Mendato bietet transparente Paketpreise ab 99 € – alle Preise auf mendato.com/preise.

12 – VergleichstabelleStundenzettel vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitWarum Stundenzettel ein Wachstumshemmnis sind

Stundenzettel

Stundenzettel sind kein Zeichen von Rückständigkeit – sie sind ein Zeichen dafür, dass ein Betrieb lange funktioniert hat. Doch die Anforderungen haben sich verändert: mehr Objekte, mehr Mitarbeitende, mehr Zuschläge, mehr Dokumentationspflichten. Papier erzeugt Insellösungen: Zeiten auf Papier, Überstunden in Excel, Zuschläge im Kopf, Urlaube in separaten Listen. Diese Informationen sind nie an einem Ort, nie aktuell, nie sauber verknüpft.

Wer dauerhaft bei Stundenzetteln bleibt, wird steigenden gesetzlichen Anforderungen hinterherlaufen, immer mehr manuelle Prozesse aufbauen und langfristig langsamer wachsen als digital aufgestellte Wettbewerber. Papier ist erlaubt – aber Papier ist kein Zukunftsmodell. Einen umfassenden Überblick zum Thema bietet der Leitfaden Zeiterfassung in der Gebäudereinigung.

Mendato

Mendato ist die Antwort auf alles, was der Stundenzettel nicht leisten kann: Struktur, Transparenz, Tariflogik, Skalierbarkeit. Der Umstieg muss nicht sofort vollständig sein – ein hybrider Übergang ist möglich und in vielen Betrieben sinnvoll. Mendato bietet 7 Tage kostenlose Testphase, ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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