Mendato vs. Papershift – Software-Vergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWorum geht es in diesem Vergleich?

In diesem Artikel vergleichen wir Mendato mit Papershift. Der Schwerpunkt liegt auf Themen, die in der Gebäudereinigung direkt mit HR- und Betriebsprozessen zusammenhängen: Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschläge und Lohnvorbereitung.

Papershift ist eine branchenübergreifende HR- und Workforce-Management-Lösung. Mendato ist eine Branchenlösung für Gebäudedienstleister. Die zentrale Frage lautet deshalb:

Gerade in der Gebäudereinigung wird das schnell klar. Du hast Kunden mit mehreren Objekten. Du hast wiederkehrende Leistungen wie Unterhaltsreinigung. Du hast Sonderreinigung. Und du hast tarifliche Zuschläge. All das muss sauber abbildbar sein – sonst leidet Planung, Nachweise und Lohnvorbereitung.

02 – ProduktfokusHR-Tool vs. Branchensoftware

Papershift positioniert sich als „einfaches HR-Tool" für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten. Es zeigt eine Branchenübersicht mit Beispielen wie Gesundheitswesen und Bildungseinrichtungen. Gebäudereinigung als eigener Branchenfokus ist dort nicht als Kernpositionierung erkennbar. Das heißt nicht „geht nicht" – es heißt nur: Es ist kein Standard-Branchenmodell. (Quelle: papershift.com)

Mendato ist auf die Gebäudereinigungsbranche spezialisiert. Der Ansatz geht über HR hinaus: Es geht um die gesamte Prozesskette im Reinigungsbetrieb. Planung im Objekt, operative Ausführung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung hängen zusammen. Nicht der Mitarbeiter allein steht im Zentrum – sondern auch das Objekt und die Leistung im Objekt.

03 – SoftwareaufbauEine Plattform vs. rollenbasierte Bereiche

Wenn du hunderte Mitarbeitende hast, wird der Softwareaufbau entscheidend. Wer sieht was? Wer darf was? Wie schnell findest du Daten wieder? Objektleiter und Disposition planen Einsätze. Buchhaltung braucht korrekte Daten. Reinigungskräfte arbeiten mobil draußen.

Papershift ist eine cloudbasierte Plattform. Du arbeitest im Browser. Es gibt Rollen und Berechtigungen – du kannst Mitarbeitern unterschiedliche Rollen zuweisen, inklusive Admin-Rollen mit erweiterten Rechten. Für die Organisation nutzt Papershift das Konzept Standorte. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht. Zusätzlich gibt es das Subunternehmerportal.

04 – OrganisationslogikStandorte vs. Kunde → Objekt → Auftrag

Die Gebäudereinigung ist selten „ein Standort". Ein Kunde kann mehrere Objekte haben. Ein Objekt kann mehrere Leistungen haben. Zeiten und Aufgaben hängen am Objekt und an der Leistung. Wenn die Software dafür kein klares Modell hat, musst du dir Ersatzmodelle bauen.

Papershift beschreibt Standorte → Arbeitsbereiche → Schichten als Struktur. Das ist eine sinnvolle Logik für Betriebe, die nach Standort und Bereich planen – zum Beispiel Filialen, Gastronomie oder Produktion. Ein eigenes „Kunde–Objekt–Auftrag"-Modell ist auf den Standardseiten nicht als Gebäudereinigungs-Modell beschrieben. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Das passt direkt zu typischen Gebäudereinigungs-Strukturen. Jedes Objekt hat eigene Leistungen, Zeiten und Nachweise. Die Planung läuft am Objekt – nicht an einem abstrakten Standort.

05 – PersonalplanungUnterhaltsreinigung und Sonderreinigung

In der Gebäudereinigung gibt es zwei verschiedene Planungswelten. Darum betrachten wir sie getrennt.

Unterhaltsreinigung

Papershift kann Schichten anlegen und als Wiederholung speichern: täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich. Auch angepasste Rhythmen wie „alle 2 Wochen" sind möglich. Das ist für wiederkehrende Schichtplanung grundsätzlich wichtig. Aber: Die Gebäudereinigung braucht oft mehr als „Schicht wiederholen". Viele Betriebe brauchen eine zusätzliche Objektlogik und eine klare Leistungslogik. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato ist auf Objekt- und Auftragslogik ausgerichtet. Unterhaltsreinigung lässt sich entlang von Objekten und Leistungsverzeichnissen planen. Das bildet den Alltag realistischer ab. 🎥 ▶

Sonderreinigung

Papershift bietet Dienstplanung und Zeiterfassung. Für Touren- oder Routenlogik ist Papershift auf den Standardseiten nicht als spezialisiertes Tool beschrieben.

Mendato ist stärker auf Einsätze im Objektkontext ausgerichtet. Das ist näher an der klassischen Objektleitung in der Gebäudereinigung – gerade bei dynamischen Aufträgen mit kurzfristigen Änderungen und Umplanungen.

06 – Zeiterfassung & ZuschlägeErfassung, GPS, Sprachen und RTV

Zeiterfassung muss im Alltag funktionieren. Gerade in der Gebäudereinigung hast du viele Mitarbeitende ohne Office-Setup, wechselnde Einsatzorte und Sprachbarrieren.

Erfassungsmethoden

Papershift beschreibt Zeiterfassung für verschiedene Endgeräte: Online, via App und Terminal. Es gibt eine „Time Clock"-App für stationäre Geräte wie Tablets. Mitarbeitende stempeln dort per PIN oder Unterschrift ein und aus. (Quelle: papershift.com/en/time-clock)

Mendato setzt stark auf mobile Zeiterfassung im Objekt. Reinigungskräfte stempeln direkt am Einsatzort. Zusätzlich gibt es den Stundenzettel-Importer – für Betriebe, die hybrid starten wollen. 🎥 ▶ | ▶

GPS & Standort

Papershift beschreibt GPS/Geofencing als zusätzliche Integration im Marketplace – also über Partnerlösungen. (Quelle: papershift.com/marketplace)

Mendato nennt GPS als aktivierbare Funktion direkt in der App. 🎥 ▶

Mehrsprachigkeit

Papershift ist international ausgerichtet mit deutsch- und englischsprachigen Produktseiten. Wie viele Sprachen die Apps im Detail unterstützen, solltest du im Test prüfen.

Mendato unterstützt 16 Sprachen in der mobilen App. Das ist im Alltag entscheidend, wenn Teams mit verschiedenen Muttersprachen arbeiten.

Zuschläge (RTV Gebäudereinigung)

Papershift beschreibt im Payroll-Kontext, dass Zuschläge für Wochenenden, Nächte und Feiertage berechnet werden können. Aber: Eine fertige, branchenspezifische Zuschlagslogik nach Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung ist auf den öffentlichen Seiten nicht als explizites RTV-Paket beschrieben. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato positioniert RTV-Zuschläge als Standard-Feature. Nacht-, Wochenend- und Feiertagszuschläge werden automatisch nach dem Rahmentarifvertrag der Gebäudereinigung berechnet. 🎥 ▶

Zeit-Ebenen: Plan / Soll / Ist

Papershift bietet einen Dienstplan (Plan) und erfasste Zeiten (Ist). Soll-Stunden spielen im Stundenkonto eine Rolle – dort werden erfasste Zeiten und Abwesenheiten mit Soll-Stunden verrechnet.

Mendato arbeitet mit drei klar getrennten Ebenen: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Dadurch siehst du sofort, wo Abweichungen zwischen Vertrag, Planung und tatsächlicher Arbeitszeit entstehen.

07 – LohnvorbereitungDaten sauber exportieren

Viele Betriebe stehen vor der Wahl: Lohn intern abrechnen oder an Steuerberater/Lohnbüro geben. In beiden Fällen brauchst du saubere Daten und Exporte, die wirklich genutzt werden können.

Papershift beschreibt eine Lösung, bei der Personalkosten automatisch berechnet und im DATEV-/SBS-optimierten Format exportiert werden können. Der Export liefert eine Übersicht über Lohnarten, sortiert nach Mitarbeitern und Abrechnungszeiträumen. Das ist ein klassischer Ansatz: vorbereiten und exportieren. (Quelle: help.papershift.com)

Mendato bietet ebenfalls keine eigene Payroll im Sinne eines vollständigen Lohnabrechnungssystems. Der Fokus liegt auf vorbereitender Lohnbuchhaltung – allerdings im Gebäudereinigungs-Kontext. Das heißt: RTV-Zuschläge, Objekt-Zuordnungen und Leistungsdaten fließen automatisch in die Lohnvorbereitung ein. 🎥 ▶

08 – SubunternehmerWerden immer wichtiger – aber brauchen Prozesse

Subunternehmer werden in der Gebäudereinigung immer häufiger eingesetzt. Ob strategisch oder bei Engpässen: Du brauchst saubere Prozesse für Abgrenzung, Nachweis und Abrechnung.

Papershift ist primär als HR- und Workforce-Tool für eigene Mitarbeiter und Schichten beschrieben. Ein eigenes Subunternehmer-Portal oder Abrechnungsmodell ist auf den Standardseiten nicht als Kernmodul erkennbar. (Quelle: papershift.com)

Mendato nennt Subunternehmer als eigenen Bereich mit Portal und Gutschriftenprozess. Subunternehmer können ihre Leistungen selbst dokumentieren. Die Abrechnung läuft über Gutschriften. 🎥 ▶

09 – Preise & TestphasePreise & Kostenstruktur

Beim Preis liegen Papershift und Mendato für 50 Mitarbeitende praktisch gleichauf (300 € vs. 299 €). Der Unterschied: Mendato enthält im Paketpreis bereits RTV-Zuschläge, Subunternehmer-Portal, Objektlogik und Kundenportal – ohne Aufpreis. Mendato bietet außerdem 7 Tage kostenlose Testphase ohne Kreditkarte. Bei Papershift startet die 14-tägige Testphase nach der Buchung. (Quelle: app.papershift.com/register)

10 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Öffentliche Bewertungen geben einen Hinweis darauf, wie zufrieden Nutzer mit einer Software sind. Hier der Stand für beide Anbieter:

11 – VergleichstabellePapershift vs. Mendato auf einen Blick

12 – FazitWelche Software passt zu dir?

Papershift

Papershift ist ein solides Workforce-/HR-Tool. Es denkt in Schichten, Standorten und Arbeitsbereichen. Für Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten bringt es starke Bausteine mit. Lohnvorbereitung läuft über DATEV-/SBS-Exporte.

Papershift kann gut passen, wenn deine Organisation eher standort- oder schichtorientiert ist. Zum Beispiel bei wenigen Einsatzorten, festen Schichten und zentraler Dienstplanung. Sobald du typische Gebäudereinigungs-Komplexität hast – viele Kunden, Objekte, Leistungen pro Objekt – musst du oft mit Ersatzmodellen arbeiten.

Mendato

Mendato ist als branchenspezifischer Ansatz für die Gebäudereinigung ausgelegt. Die Logik Kunde → Objekt → Auftrag bildet die Realität vieler Gebäudedienstleister direkt ab. Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung laufen parallel. RTV-Zuschläge, Subunternehmer-Prozesse und Lohnvorbereitung sind integriert.

Mendato ist die naheliegendere Wahl, wenn du objekt- und leistungsbezogen arbeitest: mit vielen Objekten, parallel mit Unterhalts- und Sonderreinigung, und Planung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung eng am Objekt brauchst.

13 – FAQHäufig gestellte Fragen

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