Zusammenfassung – GPS-Tracking auf dem Privathandy
GPS-Tracking auf privaten Smartphones ist nur mit freiwilliger, schriftlicher Einwilligung erlaubt. Eine Verpflichtung zur Nutzung des Privathandys für betriebliche Zwecke gibt es nicht.
Diensthandys sind datenschutzrechtlich die sicherere Lösung – besonders für Vollzeitkräfte. Für Minijobber kann BYOD (Bring Your Own Device) sinnvoll sein, wenn die Einwilligung dokumentiert ist.
Dauerhafte Ortung und Bewegungsprofile sind grundsätzlich verboten – egal ob Privat- oder Dienstgerät. Erlaubt ist nur punktuelles GPS beim Ein- und Auschecken.
Mendato erfasst GPS ausschließlich beim Stempeln, speichert keine Bewegungsprofile und funktioniert DSGVO-konform auf privaten wie geschäftlichen Geräten.
01 – GrundlageNutzung privater Smartphones darf nicht erzwungen werden
In der Unterhaltsreinigung nutzen viele Mitarbeiter ihr privates Smartphone für die Zeiterfassung. Moderne Apps arbeiten mit GPS, um zu prüfen, ob eine Reinigungskraft tatsächlich am Einsatzort eingestempelt hat. Doch genau hier beginnt ein rechtliches Minenfeld.
Die Regel ist klar: Arbeitgeber dürfen Mitarbeiter in Deutschland nicht verpflichten, ihr privates Smartphone für betriebliche Zwecke zu nutzen. Das gilt für GPS, GPS-Zeiterfassung und alle arbeitsbezogenen Apps gleichermaßen.
⚠ Wichtig
Mitarbeiter dürfen ihr privates Gerät jederzeit ablehnen. Daraus dürfen keine Nachteile entstehen – und der Arbeitgeber muss Alternativen anbieten.
Quellen: anwalt.de – BYOD: Privates Smartphone im Job | betriebsrat.com – Arbeitsmittel & private Nutzung
Diese Rechtslage gilt unabhängig von der Branche – also auch für die Gebäudereinigung. Ob 5 oder 500 Reinigungskräfte: Niemand muss sein Privathandy für die Arbeit hergeben.
02 – BYODBring Your Own Device – nur freiwillig erlaubt
BYOD (Bring Your Own Device) bedeutet, dass Mitarbeiter freiwillig ihr privates Smartphone für die Arbeit nutzen. In der Gebäudereinigung ist das häufig – besonders bei Minijobbern, die nicht mit zwei Geräten arbeiten wollen.
Grundsätzlich ist BYOD erlaubt. Aber nur unter klaren Bedingungen:
✅ BYOD ist rechtskonform, wenn…
• der Mitarbeiter freiwillig zustimmt
• die Einwilligung schriftlich erfolgt
• die Einwilligung jederzeit widerrufbar ist
• der Arbeitgeber transparent informiert, welche Daten verarbeitet werden
• ausschließlich arbeitsbezogene Daten verarbeitet werden
• keine dauerhafte Überwachung stattfindet
Quelle: datenschutz.org – BYOD und Datenschutz
Das Entscheidende: Freiwilligkeit heißt wirklich freiwillig. Kein Druck, keine indirekten Nachteile, kein „dann bekommst du halt keine Schichten“. Sobald der Arbeitgeber Druck ausübt, ist die Einwilligung rechtlich wertlos.
03 – GPS-RegelnGPS auf privaten Smartphones – was erlaubt ist und was nicht
Der Einsatz von GPS auf privaten Geräten ist nur unter engen Voraussetzungen zulässig. Das gilt übrigens genauso für Diensthandys – Dauertracking ist immer verboten.
✔ Erlaubt
- Mitarbeiter hat die App freiwillig installiert
- Zweck klar definiert (z. B. Nachweis des Einsatzortes)
- GPS nur während der Arbeitszeit aktiv
- GPS nur punktuell (Check-in / Check-out)
- Keine Verhaltensüberwachung
- Keine Bewegungsprofile
✘ Nicht erlaubt
- Dauerhafte Ortung / Live-Tracking
- GPS außerhalb der Arbeitszeit
- Ungefragte Standortabfragen
- Zugriff auf Kontakte, Fotos oder Bewegungen
- Erstellung von Bewegungsprofilen
- Leistungsüberwachung per GPS
Die Anforderungen gelten unabhängig davon, ob das Gerät privat oder geschäftlich ist. Der Unterschied liegt nur darin, wer das Gerät bereitstellt – nicht in den Datenschutzregeln selbst.
💡 Praxisbeispiel
Eine Reinigungskraft checkt morgens um 6:00 Uhr per App in einem Bürogebäude ein. Die App erfasst einmalig den Standort, um zu bestätigen, dass die Person am richtigen Objekt ist. Danach wird GPS wieder deaktiviert. Das ist DSGVO-konform.
Würde die App den Standort alle 5 Minuten abfragen, wäre das nicht erlaubt – weil ein Bewegungsprofil entstehen könnte.
04 – VergleichDiensthandy vs. Privathandy – welche Lösung ist rechtssicherer?
Für die Dokumentationspflicht in der Gebäudereinigung stellt sich die Frage: Dienstgerät oder BYOD? Beide Wege sind möglich – aber sie unterscheiden sich deutlich in Aufwand und Rechtssicherheit.
Diensthandy
- Arbeitgeber darf alle nötigen Apps installieren
- Klare technische Konfiguration
- GPS-Einsatz sicher begrenzbar
- Keine Vermischung privater & geschäftlicher Daten
- Weniger Datenschutzrisiken
- Ideal für Vollzeitkräfte & Objektleiter
Privatgerät (BYOD)
- Nur mit freiwilliger, schriftlicher Einwilligung
- GPS ausschließlich arbeitsbezogen
- Technische Zugriffsbeschränkungen nötig
- Höheres Datenschutzrisiko
- Sinnvoll für Minijobber mit wenigen Einsätzen
- Einwilligung muss jederzeit widerrufbar sein
Quelle: datenschutzbeauftragter-info.de – BYOD und DSGVO
| Kriterium | Diensthandy | Privathandy (BYOD) |
|---|---|---|
| App-Installation | ✓ Arbeitgeber entscheidet | → Nur mit Einwilligung |
| GPS-Konfiguration | ✓ Volle Kontrolle | → Eingeschränkt |
| Datentrennung | ✓ Klar getrennt | ✗ Vermischungsgefahr |
| Einwilligung nötig? | ✓ Arbeitsvertrag reicht | → Schriftlich & widerrufbar |
| Kosten | → Anschaffung + Vertrag | ✓ Keine zusätzlichen Kosten |
| Geeignet für | Vollzeit, Objektleiter | Minijobber, selten Einsatz |
| Datenschutz-Risiko | ✓ Gering | ✗ Höher |
In der Praxis empfehlen Datenschutzstellen Diensthandys für alle Mitarbeiter, die regelmäßig mit Apps arbeiten. BYOD bleibt eine sinnvolle Ergänzung – besonders bei Minijobbern mit wenigen wöchentlichen Einsätzen.
05 – MendatoWie Mendato GPS datenschutzkonform nutzt
Mendato wurde so konzipiert, dass GPS im strengen Rahmen der deutschen DSGVO- und BDSG-Vorgaben funktioniert. Keine Grauzonen, keine Kompromisse beim Datenschutz.
1. GPS nur beim Ein- und Auschecken
Mendato prüft den Standort ausschließlich in dem Moment, in dem sich eine Reinigungskraft ein- oder auscheckt. Kein Tracking dazwischen, keine permanente Ortung.
2. Keine dauerhafte GPS-Speicherung
Der Standort wird nicht dauerhaft gespeichert oder historisch abgelegt. Mendato prüft lediglich, ob die Reinigungskraft am richtigen Objekt war – und ordnet die Arbeitszeit dem Einsatzort zu. So funktioniert auch die vorbereitende Lohnbuchhaltung korrekt. Keine Bewegungsprofile, keine Datenbank mit Standorthistorie.
3. Technisch auf die Arbeitszeit begrenzt
Außerhalb der Arbeitszeit gibt es keine Standortabfragen. Das ist nicht nur eine Richtlinie – es ist technisch so gebaut.
4. Aktive Einwilligung in der App
Bei der Installation von Mendato Operations wird erklärt, wofür GPS genutzt wird, wann es aktiv ist, welche Daten gespeichert werden und wie lange. Ein Widerruf ist jederzeit möglich.
5. Funktioniert auf Dienstgeräten und BYOD
Mendato unterstützt beide Modelle: Diensthandys für Vollzeitkräfte und BYOD für Minijobber. Diese Flexibilität macht Mendato besonders praxistauglich für Reinigungsunternehmen jeder Größe.
„Keine Stundenzettel mehr, alles digital. Unsere Leute checken einfach per App ein – und wir sehen sofort, ob alles passt.“
– Carlos Lopes, Piccobello-Hamburg (30+ RK)
06 – PraxisKonkrete Handlungsempfehlung für Reinigungsunternehmen
Du fragst dich, welches Modell für deinen Betrieb am besten passt? Hier ist eine praxiserprobte Empfehlung, die für die meisten Reinigungsunternehmen funktioniert.
Diensthandys für Vollzeitkräfte
Wer täglich mit Branchensoftware arbeitet – also Objektleiter, Vorarbeiter und feste Reinigungskräfte – sollte ein Dienstgerät bekommen. Das spart Diskussionen, vermeidet Datenschutzprobleme und ermöglicht den vollen Funktionsumfang: Checklisten, Qualitätskontrolle, Ticketsystem und mehr.
BYOD für Minijobber
Minijobber, die nur wenige Stunden pro Woche arbeiten, brauchen nicht zwingend ein Diensthandy. BYOD reicht – wenn die Einwilligung sauber dokumentiert ist und GPS nur punktuell beim Check-in und Check-out zum Einsatz kommt.
📋 Checkliste: GPS-Einsatz rechtssicher umsetzen
• Mitarbeiter schriftlich über GPS informieren
• GPS nicht für Leistungsüberwachung verwenden
• Speicherdauer klar begrenzen (z. B. 3–6 Monate)
• Interne Datenschutzrichtlinie erstellen
• Bei BYOD: Einwilligung dokumentieren und Widerruf ermöglichen
• Bei Diensthandys: klare Nutzungsregeln definieren
07 – FazitGPS-Tracking ist erlaubt – aber nur unter klaren Regeln
GPS-Tracking ist in Deutschland erlaubt, wenn es zweckgebunden, minimal und transparent erfolgt. Das gilt für private und geschäftliche Geräte gleichermaßen.
Private Smartphones dürfen nur freiwillig für die Arbeit genutzt werden. Diensthandys sind juristisch die sauberere Lösung – aber BYOD kann sinnvoll sein, besonders bei Minijobbern in der Gebäudereinigung.
Mendato erfüllt alle Anforderungen der DSGVO: GPS wird ausschließlich punktuell zur Arbeitszeitdokumentation genutzt. Es werden nur die notwendigsten Daten gespeichert – keine Bewegungsprofile, keine Überwachung, keine Ortung in der Freizeit.
✓ Mendato = GPS ohne Risiko
Mendato ist die Lösung für Reinigungsunternehmen, die Wert auf Rechtssicherheit, Transparenz und einfache Prozesse legen. Funktioniert auf Diensthandys und Privatgeräten – und ist in 7 Tagen kostenlos testbar.
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