Mendato vs. Shiftbase – Software-Vergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungSchichtlogik oder Objektlogik?

Als Gebäudedienstleister steuerst du Mitarbeitende über mehrere Kunden und Objekte hinweg. Du brauchst eine Personalplanung, die zum Alltag passt: Wer arbeitet wann, wo und für welchen Auftrag? Wie werden Zeiten erfasst? Und wie kommen die Daten sauber in die Lohnabrechnung?

In diesem Vergleich schauen wir uns Mendato und Shiftbase genau an. Der Fokus liegt auf den Themen, die in der Gebäudereinigung direkt mit HR-nahen Prozessen zusammenhängen: Personalplanung, Zeiterfassung, Zuschläge und Lohnvorbereitung.

Die Leitfrage dabei: Reicht ein schichtorientiertes System wie Shiftbase – oder brauchst du eine objekt- und auftragsbezogene Lösung wie Mendato?

02 – ProduktfokusWofür ist welche Software gemacht?

Shiftbase positioniert sich als Workforce-Management-Lösung für verschiedene Branchen. Die drei Säulen sind klar: Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Dazu gibt es eine eigene Branchenseite für Facility Management – aber keinen dedizierten Gebäudereinigungsfokus.

Mendato ist ausschließlich für Gebäudedienstleister gebaut. Die operative Realität im Objekt steht im Mittelpunkt: Kunden, Objekte, Aufträge, Leistungen, Einsätze. Alles hängt zusammen – von der Planung bis zur Rechnung.

03 – SoftwareaufbauWie sind die Systeme aufgebaut?

In Gebäudereinigungsunternehmen arbeiten mehrere Gruppen parallel: Die Objektleitung und Disposition planen, Reinigungskräfte arbeiten mobil im Objekt, und die Buchhaltung braucht geprüfte Zeiten. Je mehr Mitarbeitende du hast, desto wichtiger ist: Wer arbeitet wo im System?

Shiftbase bietet eine Plattform mit Web-Oberfläche und einer Mobile App für iOS und Android. Die App kann von Mitarbeitenden und Planern genutzt werden – abhängig von Berechtigungen. Zusätzlich gibt es einen Kiosk-/Terminal-Ansatz für stationäre Zeiterfassung.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht – die Reinigungskraft sieht eine andere Oberfläche als der Geschäftsführer.

04 – OrganisationslogikStandortlogik oder Objektlogik?

Dieser Punkt ist für die Gebäudereinigung oft entscheidend. Denn in der Praxis hast du häufig: mehrere Kunden, pro Kunde mehrere Objekte, pro Objekt mehrere Leistungen. Zeiten und Nachweise hängen am Objekt und an der Leistung.

Shiftbase organisiert über Locations, Departments und Teams. Du strukturierst über Organisationseinheiten und planst darin Schichten. Das ist eine klassische Standort-/Team-/Schichtlogik. Ein eigenes „Kunde → Objekt → Auftrag"-Modell wird auf den Standardseiten nicht als Gebäudereinigungsmodell beschrieben.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Jede Leistung hängt an einem konkreten Objekt, jeder Einsatz an einem konkreten Auftrag. Zeiten, Nachweise und Abrechnungen lassen sich direkt dem Objekt zuordnen – so wie es dein Auftraggeber erwartet.

05 – PersonalplanungPersonalplanung: Unterhalts- und Sonderreinigung

Unterhaltsreinigung

Shiftbase ist grundsätzlich gut für wiederkehrende Planungen geeignet. Du kannst Unterhaltsreinigung als „wiederkehrende Schichten" über die Employee-Scheduling-Funktion abbilden. Was Shiftbase nicht als Kern beschreibt: eine LV-Logik, bei der Räume, Reviere und Aufgabenpläne direkt aus Leistungsverzeichnissen abgeleitet werden.

Mendato plant Unterhaltsreinigung direkt am Objekt. Einsätze werden mit Intervallen, Wochentagen und Zeiten hinterlegt – abgeleitet aus dem Leistungsverzeichnis (Video). Personal wird dem Objekt fest zugeordnet, und Änderungen greifen sofort im Dienstplan.

Sonderreinigung

Shiftbase bleibt auch bei Sonderreinigung schicht- und teamorientiert. Dynamische Einsätze lassen sich als Schichten organisieren und Teams flexibel einplanen. Was Shiftbase öffentlich nicht als Schwerpunkt beschreibt: Touren- und Routenoptimierung (Reihenfolge, Fahrzeiten, „wer ist am nächsten").

Mendato plant Sonderreinigung auftragsbasiert. Jeder Einzelauftrag bekommt Objekt, Leistung, Personal und Termin. Die Einsatzplanung ist näher am operativen Alltag eines Gebäudedienstleisters – inklusive Dispo-Übersicht und schneller Umplanung.

06 – Zeiterfassung & ZuschlägeZeiterfassung im Gebäudereiniger-Alltag

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung ein Pflichtthema – und ein Praxisthema. Es muss im Alltag funktionieren: mobile Teams, unterschiedliche Sprachen, Nachweisanforderungen und saubere Kontrolle.

Erfassungsmethoden

Shiftbase beschreibt „Mobile or terminal clock-ins" und „Payroll-ready timesheets" auf der Time-Tracking-Seite. Zusätzlich gibt es den Kiosk-Ansatz für stationäre Terminals.

Mendato erfasst Zeiten per Mobile App mit GPS (▶), arbeitet offline-fähig und bietet zusätzlich einen Stundenzettel-Import für den Übergang von Papier zu Digital.

GPS und Standort

Shiftbase beschreibt Geofencing und IP-Restriktionen zur Vermeidung von Buddy-Punching direkt auf der Time-Tracking-Seite. Im Help Center gibt es dazu Clock Boundaries (IP-Adressen als Grenze).

Mendato nutzt GPS-Ortung (▶), die aktivierbar ist und zeigt, ob Mitarbeitende tatsächlich am Einsatzort waren. Das ist im Gebäudereiniger-Alltag oft relevanter als IP-basierte Lösungen – weil Reinigungskräfte selten über ein festes Büro-WLAN arbeiten.

Mehrsprachigkeit

Shiftbase beschreibt, dass Mitarbeitende in ihrem Profil die Sprache anpassen können.

Mendato bietet eine automatische Spracherkennung in der App mit über 16 Sprachen. In der Gebäudereinigung, wo Reinigungskräfte häufig unterschiedliche Muttersprachen haben, ist das ein entscheidender Praxisfaktor.

Zuschläge nach Rahmentarifvertrag

Shiftbase beschreibt Time Tracking, Timesheets und Übergabe Richtung Payroll. Eine fertige, speziell für den Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung (RTV) hervorgehobene Zuschlagslogik ist auf den Standardseiten nicht als Standard beschrieben.

Mendato berechnet Zuschläge nach RTV automatisch: Nachtzuschläge, Feiertagszuschläge, Sonntagszuschläge – direkt bei der Zeiterfassung. Die Werte fließen automatisch in die Lohnvorbereitung (Video).

Zeitebenen: Plan / Soll / Ist

Shiftbase unterscheidet zwischen Plan (Dienstplan/Schichten), Ist (Clock-ins + Timesheets) und Soll (abhängig von Verträgen, Regeln und Abwesenheitsmanagement).

Mendato arbeitet mit drei klaren Ebenen: Sollzeit (was laut Vertrag/LV geleistet werden soll), Planzeit (was im Dienstplan steht) und Istzeit (was tatsächlich gearbeitet wurde). Abweichungen werden sofort sichtbar – pro Mitarbeitende und pro Objekt.

07 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & DATEV

In der Gebäudereinigung ist die Lohnvorbereitung besonders anspruchsvoll: viele Minijobber, unterschiedliche Lohngruppen, Zuschläge nach RTV und die Dokumentationspflicht nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG).

Shiftbase positioniert sich nicht als vollständige Payroll, sondern als System, das Zeiten „payroll-ready" aufbereitet. Für Deutschland gibt es eine DATEV-Integration. Weitere Integrationen findest du im Marketplace.

Mendato liefert eine vollständige vorbereitende Lohnbuchhaltung über die Buchhaltungs-App: RTV-Zuschläge sind automatisch berechnet, Lohndaten können per Klick exportiert werden (▶), und die Übergabe an DATEV oder den Steuerberater ist strukturiert vorbereitet.

08 – SubunternehmerSubunternehmer-Steuerung

Shiftbase ist auf Mitarbeitende, Schichten, Zeiten und Abwesenheiten ausgerichtet. Subunternehmer-Steuerung wird auf den Standardseiten nicht als eigener Kernbereich beschrieben. Wenn du Nachunternehmer mit getrennten Nachweisen, eigener Planung und separater Abrechnung einsetzen willst, müsstest du das außerhalb des Systems oder über Workarounds lösen.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmerportal: Nachunternehmer erfassen ihre Zeiten in einem eigenen System, Gutschriften werden automatisch erstellt (▶), und die Dokumentation läuft getrennt von deinen eigenen Mitarbeitenden.

09 – Preise & TestphasePreise & Kostenstruktur

Shiftbase startet ab 20 € für 5 Mitarbeitende. Der endgültige Preis hängt von der Teamgröße und den gewählten Modulen ab. Es gibt außerdem eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang und eine 14-tägige Testphase für die bezahlte Version (Quelle: shiftbase.com/pricing).

Mendato arbeitet mit transparenten Paketpreisen nach Größenklassen: 99 € (0–10 RK), 199 € (11–30), 299 € (31–50), 499 € (51–100), ab 100+ RK modular. Alle Funktionen sind enthalten – keine versteckten Modulkosten. 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte (Preise).

10 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Öffentliche Bewertungen helfen bei der Einschätzung. Hier der Vergleich der verfügbaren Plattformen:

11 – VergleichstabelleShiftbase vs. Mendato auf einen Blick

12 – FazitWelche Software passt zu dir?

Shiftbase

Shiftbase ist eine solide Workforce-Management-Lösung für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Wenn dein Betrieb in der Praxis wie ein Schichtbetrieb funktioniert und du über Teams und Standorte strukturierst, deckt Shiftbase die Grundlagen ab. Der Einstiegspreis ist niedrig, die DATEV-Integration ist vorhanden, und die Testphase gibt dir 14 Tage zum Ausprobieren.

Anspruchsvoller wird es, wenn du viele Kunden und viele Objekte hast und Leistungen pro Objekt sauber trennen musst. Dann fehlt die native Objekt-Auftrags-Logik, die fertige RTV-Zuschlagsberechnung und Funktionen wie Subunternehmerportal, Kundenportal oder Branchen-Controlling.

Mendato

Mendato ist für genau diese Gebäudereiniger-Realität gebaut: Kunde → Objekt → Auftrag als Grundstruktur, automatische RTV-Zuschläge, vorbereitende Lohnbuchhaltung, Subunternehmerportal und Kundenportal – alles in einem System. Wenn du über 10 Objekte steuerst und branchenspezifische Prozesse brauchst, ist Mendato der direktere Weg.

13 – FAQHäufig gestellte Fragen

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