Mendato vs. TimO – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger

01 – EinführungWarum dieser Vergleich für Gebäudereiniger relevant ist

Viele Gebäudereinigungsunternehmen suchen eine Software, um Arbeitszeiten zu erfassen, Mitarbeitende zu organisieren und Abläufe zu vereinfachen. Dabei tauchen zwei Lösungen regelmäßig auf: TimO und Mendato. Auf den ersten Blick erfüllen beide ähnliche Aufgaben – in der Praxis verfolgen sie aber grundlegend verschiedene Ansätze.

TimO positioniert sich als digitale Lösung für Zeiterfassung und Personalorganisation, branchenübergreifend. Mendato ist als Branchensoftware für Gebäudereinigungen konzipiert – Zeiterfassung ist hier ein Baustein innerhalb eines durchgängigen Betriebsprozesses.

Dieser Vergleich prüft nicht nur Funktionen, sondern die Eignung für die Reinigungsrealität: viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung mit festen Rhythmen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen, gemischte Teams und klare Rollen.

02 – ProduktfokusModulare HR-Suite vs. Branchenplattform

TimO ist keine einzelne Software, sondern ein Baukastensystem. Dazu gehören u. a. TimO Zeiterfassung, Personalverwaltung, Urlaubsverwaltung, Dienstplanung und Terminals. Der Fokus liegt auf HR-nahen Prozessen – branchenübergreifend. Für Reinigungsbetriebe sind relevante Bausteine vorhanden, aber nicht auf Objekt- oder Auftragslogik zugeschnitten. (Quelle: timo24.de)

Mendato ist von Grund auf für Gebäudereinigungen entwickelt. Alle Module sind fachlich aufeinander abgestimmt und an der Realität von Reinigungsbetrieben ausgerichtet. Zeiterfassung ist kein isoliertes HR-Modul, sondern Teil der operativen Steuerung. (Quelle: mendato.com)

03 – SoftwareaufbauHR-Baukasten vs. rollenbasierte Plattform

TimO bündelt mehrere HR-Module in einer zentralen Web-Anwendung. Das bedeutet eine einheitliche Oberfläche, flexible Zusammenstellung und schnellen Einstieg – aber keine klare Trennung nach Objektleitung, Einsatzplanung oder Buchhaltung.

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge, Betrieb, Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht. Weniger Fehlbedienung, bessere Skalierung bei vielen Objekten.

04 – OrganisationsformMitarbeiterlogik vs. Kunde-Objekt-Auftrag

TimO arbeitet organisatorisch aus der HR-Welt heraus. Der zentrale Bezugspunkt ist der Mitarbeitende. Zeiten werden Personen zugeordnet und optional Projekten zugewiesen. Einzelne Objekte können über Projekte „nachgebaut“ werden – bei mehreren Leistungsarten pro Objekt wird die Struktur aber schnell flach.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Innerhalb eines Objekts können mehrere Aufträge existieren – z. B. Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung. Jeder Auftrag hat eigene Planung, Schichten, Zeiten und Abrechnung.

05 – ZeiterfassungHR-Zeiterfassung vs. einsatzintegrierte Zeiterfassung

Zeitmodelle

TimO arbeitet mit zwei Zeitebenen: Sollzeit auf Mitarbeiterebene und Istzeit aus der tatsächlichen Erfassung. Übersichtlich und typisch für HR-Systeme – aber ohne Planzeit pro Objekt oder Leistung.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit definiert, wie viel Zeit für eine konkrete Leistung geplant ist. Damit kannst du geplante vs. tatsächliche Zeiten vergleichen und erkennen, welche Objekte über- oder unterlaufen.

Erfassungsmethoden

TimO bietet eine breite Auswahl an Erfassungswegen: Mobile App, Web-Oberfläche, RFID-Terminals, Fingerprint-Terminals und Stempeluhren. Damit eignet sich TimO besonders für feste Standorte mit zentralem Eingang und klassische Stempeluhr-Szenarien. Die Zeiten werden personenbezogen erfasst und optional Projekten zugeordnet. (Quelle: timo24.de)

Mendato setzt bewusst auf weniger, aber kontextbezogene Methoden: Mobile App, manuelle Nachträge, Planzeit-Übernahme und Import (z. B. von Stundenzetteln – Video ansehen). Der entscheidende Unterschied: Zeiten sind immer einem konkreten Einsatz, Auftrag oder Objekt zugeordnet. Abweichungen zur Planung werden sofort sichtbar. (Quelle: help.mendato.com)

Hybridmodell

TimO setzt auf 100 % digitale Erfassung über App, Web oder Terminal. Ein klassischer Papier-Stundenzettel ist nicht Teil des Konzepts.

Mendato verfolgt bewusst ein Hybridmodell. Neben der App können klassische Stundenzettel weiter genutzt und Papierzeiten digital ins System übernommen werden (Video: Stundenzettel-Import). Ideal für gemischte Teams, ältere Mitarbeitende oder schrittweise Digitalisierung.

Offline & GPS

Beide Lösungen beherrschen Offline-Zeiterfassung zuverlässig. Der Unterschied: TimO speichert und synchronisiert Zeiten personenbezogen. Mendato integriert Offline-Zeiten direkt in Planung, Kontrolle und Abrechnung – Abweichungen zu Planzeiten werden sofort sichtbar. (Video: Digitale Zeiterfassung)

Beim Thema GPS setzt TimO auf einen Standortnachweis beim Stempeln – der Ort wird mit der Person verknüpft. Mendato nutzt GPS einsatzbezogen: Es kann geprüft werden, ob ein Stempel am richtigen Objekt erfolgt – nicht nur wo, sondern ob der Kontext stimmt. (Video: GPS-Ortung)

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

In der Gebäudereinigung ist Lohn kein Nebenprozess. Zuschläge, Abwesenheiten und unterschiedliche Einsatzarten machen die Lohnvorbereitung komplex – besonders wenn der Rahmentarifvertrag (RTV) berücksichtigt werden muss.

TimO erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten zuverlässig und stellt Exporte für externe Lohnprogramme bereit. Eine integrierte Branchenlogik für den RTV der Gebäudereinigung ist jedoch nicht Bestandteil des Systems. Zuschläge müssen im externen Lohnprogramm gepflegt werden.

Mendato bereitet Löhne branchenspezifisch vor. Zeiten sind objekt- und auftragsbezogen, mit Planzeiten verknüpft und um Zuschläge ergänzt. Die Daten kommen bereits vorstrukturiert für DATEV/LODAS und andere Lohnsysteme – weniger manuelle Nacharbeit, geringere Fehleranfälligkeit. (Video: Lohndaten-Export)

07 – PersonalplanungHR-Dienstplanung vs. Einsatzplanung

Unterhaltsreinigung

TimO bietet Schichtplanung auf Mitarbeiterebene mit Wiederholungen über Wochenmodelle. Was fehlt: eine Leistungslogik pro Objekt, Leistungsverzeichnisse, Reviere oder Tätigkeiten als Struktur. (Quelle: timo24.de)

Mendato plant Unterhaltsreinigung leistungsbasiert. Objekte werden in Aufträge gegliedert, Leistungen mit Intervallen versehen, Aufgaben Schichten zugeordnet. Objektleiter sehen genau, was an welchem Tag erledigt werden muss. Unterhaltsreinigung wird so nachvollziehbar, prüfbar und skalierbar.

Sonderreinigung

TimO bietet mit Dienstplan, Urlaubsplaner und Gruppenkalender eine gute Übersicht über Verfügbarkeiten. Die eigentliche Disposition – wer fährt wohin, in welcher Reihenfolge – passiert außerhalb des Systems.

Mendato ermöglicht vollständige Disposition für Sonderreinigung. Neue Einsätze kommen kurzfristig rein, Teams werden umdisponiert, Auswirkungen auf Abrechnung sind sofort sichtbar – alles im selben System. Der Urlaubsplaner mit integrierter Vertretungslogik (Video ansehen) und der Personalfinder (Video ansehen) sorgen dafür, dass Ausfälle schnell aufgefangen werden.

08 – SubunternehmerNicht vorgesehen vs. integrierter Prozess

TimO ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt. Ein separates Subunternehmermodell ist nicht vorgesehen. Zeiten und Leistungen von Subunternehmern müssen außerhalb des Systems dokumentiert werden.

Mendato bietet ein eigenes Subunternehmer-Management. Subunternehmer können als eigene Einheit angelegt werden, Einsätze zugewiesen bekommen und Leistungen dokumentieren. Die Abrechnung erfolgt sauber über das Gutschriftverfahren.

09 – KundenmanagementInternes Ticketsystem vs. Kundenportal

TimO bietet ein Ticketsystem, das primär intern genutzt wird: Anfragen werden im Team erstellt und zugewiesen, Status und Kommentare sind intern nachvollziehbar. Ein dediziertes Kundenportal oder direkte Einsicht für Kunden ist nicht vorgesehen. (Quelle: timo24.de)

Mendato denkt Kundenmanagement vom Auftrag her. Über das Kundenportal können Kunden Einsicht in Objekte und Leistungen nehmen, Tickets und Reklamationen direkt am Objekt erstellen. Gerade bei öffentlichen Auftraggebern oder Filialkunden ist das ein klarer Wettbewerbsvorteil.

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

TimO rechnet pro Nutzer und Modul ab – eine praxisnahe Mindestkonfiguration (mobile Zeiterfassung + Dienstplanung + Urlaubsverwaltung) liegt bei ca. 9–10 € pro Nutzer/Monat. (Quelle: timo24.de) Mendato bietet transparente Paketpreise mit sämtlichen Kernfunktionen – ohne Zusätze pro Modul. Gerade bei vielen Teilzeit- und Minijobkräften ist das wirtschaftlich klar im Vorteil.

11 – BewertungenWas sagen echte Nutzer?

Bewertungen sind kein Qualitätsbeweis, aber sie zeigen Marktdurchdringung und Erfahrungsvielfalt. Wichtig: Anzahl und Sterne – nicht nur die Bewertungshöhe.

12 – VergleichstabelleTimO vs. Mendato auf einen Blick

13 – FazitHR-Zeiterfassung oder Branchensoftware?

TimO

TimO ist eine solide, modulare HR- und Zeiterfassungslösung. Die Stärken liegen in der Arbeitszeiterfassung, der Hardware-Vielfalt (Terminals, Fingerprint, RFID) und dem HR-Werkzeugkasten für Dienstplanung und Urlaubsverwaltung. Für Betriebe mit einfachen Strukturen, wenigen Objekten und ohne komplexe Leistungslogik kann TimO gut funktionieren.

Sobald jedoch mehrere Objekte, Unterhaltsreinigung mit festen Rhythmen oder tarifliche Anforderungen hinzukommen, entstehen strukturelle Lücken: Keine native Auftragsebene, keine integrierte Zuschlagslogik, kein Kundenportal, kein Subunternehmermanagement. Diese Lücken müssen außerhalb des Systems gelöst werden.

Mendato

Mendato ist konsequent als Branchensoftware für Gebäudereinigungen aufgebaut. Die Kombination aus Kunde-Objekt-Auftrags-Struktur, drei Zeitebenen (Soll/Plan/Ist), integrierter Zuschlagslogik und vorbereitender Lohnbuchhaltung bildet die Arbeitsweise von Reinigungsbetrieben 1:1 ab. Besonders relevant wird das, wenn Unterhaltsreinigung ein zentraler Bestandteil ist, viele Teilzeit- oder Minijobkräfte im Einsatz sind und Zeiten direkt für Lohn, Abrechnung und Controlling genutzt werden sollen.

14 – FAQHäufig gestellte Fragen

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