Mendato vs. Clockin – Der vollständige Softwarevergleich für Gebäudereiniger (2026)

01 – EinführungWarum dieser Vergleich für Gebäudereiniger wichtig ist

Viele Gebäudereinigungsunternehmen stehen vor derselben Frage: Welche Software eignet sich wirklich für die Anforderungen der Branche? Dabei taucht Clockin immer häufiger auf. Clockin positioniert sich als moderne Zeiterfassungssoftware für Handwerk, Bau, Industrie und laut eigener Darstellung auch für Gebäudereinigungen.

Gleichzeitig gibt es mit Mendato eine Lösung, die ausschließlich für Gebäudedienstleister entwickelt wurde. Obwohl beide Systeme Zeiterfassung anbieten, verfolgen sie grundlegend unterschiedliche Ansätze: Clockin als branchenübergreifendes Zeiterfassungstool, Mendato als durchgängige Branchensoftware für Gebäudereiniger.

In diesem Vergleich prüfen wir deshalb nicht nur, ob Zeiten erfasst werden können – sondern wie gut beide Systeme die tatsächlichen Abläufe in der Gebäudereinigung abbilden. Viele Objekte pro Kunde, Unterhaltsreinigung mit festen Intervallen, Sonderreinigung mit wechselnden Einsätzen, Zuschläge nach Rahmentarifvertrag und gemischte Teams – das alles muss eine Software im Griff haben.

02 – ProduktfokusZwei verschiedene Welten

Der Produktfokus ist entscheidend, weil Probleme in der Gebäudereinigung selten bei der Zeiterfassung selbst entstehen. Die eigentlichen Herausforderungen liegen bei Struktur, Planung, Zuschlägen und Abrechnung. Ein branchenübergreifendes Tool muss diese Themen vereinfachen oder ausklammern. Mendato kann sie dagegen gezielt abbilden – weil die Software ausschließlich dafür gebaut ist.

03 – SoftwareaufbauZentrale App vs. spezialisierte Module

Clockin – eine Anwendung für alle

Clockin besteht aus einer Web-Anwendung und einer mobilen App. Alle Funktionen laufen in einer zentralen Oberfläche zusammen. Mitarbeitende können per App stempeln oder direkt im Browser Zeiten erfassen. Der Aufbau ist bewusst allgemein gehalten – schneller Überblick, wenig Einarbeitungsaufwand, keine Trennung zwischen Modulen. Grenzen zeigen sich aber bei komplexeren Organisationen: viele Funktionen in einer Oberfläche, unterschiedliche Rollen im selben System, wenig Fokus je Aufgabenbereich.

Mendato – spezialisierte Apps für jede Rolle

Mendato ist in spezialisierte Apps aufgeteilt: Aufträge (Planung), Betrieb (Reinigungskräfte), Buchhaltung, Controlling und Kundenportal. Jede Rolle sieht nur das, was sie braucht.

04 – OrganisationsformProjektlogik vs. Kunde-Objekt-Auftrag

Clockin arbeitet mit einer Kunden-Projekt-Logik. Dieses Modell stammt aus Handwerk und Bau. In der Gebäudereinigung wird es schnell unübersichtlich: Ein Kunde mit vielen Filialen erzeugt zahlreiche Projekte, mehrere Leistungen pro Objekt lassen sich kaum trennen.

Mendato bildet die Branche 1:1 nach: Kunde → Objekt → Auftrag. Ein Objekt kann mehrere Aufträge enthalten (Unterhaltsreinigung, Glasreinigung, Sonderreinigung, Winterdienst). Jeder Auftrag hat eigene Schichten, Zeiten und Mitarbeitende. Die Schichtplanung entsteht direkt aus dieser Struktur.

05 – ZeiterfassungGleiche Basis, unterschiedliche Tiefe

Zeitmodelle

Clockin arbeitet mit zwei Zeitebenen: Soll-Zeit (auf Mitarbeiterebene hinterlegt) und Ist-Zeit (durch die tatsächliche Erfassung). Das ist einfach und übersichtlich – aber es fehlt eine Plan-Zeit auf Leistungsebene. Ohne diese Plan-Zeit lässt sich nicht beurteilen, ob ein Objekt dauerhaft zu knapp geplant ist oder wo Zeitverluste entstehen.

Mendato ergänzt eine dritte Ebene: Sollzeit → Planzeit → Istzeit. Die Planzeit auf Auftragsebene ermöglicht echtes Controlling pro Objekt. Damit wird sichtbar, welche Leistungen aus dem Ruder laufen, wo Planung angepasst werden muss und welche Objekte wirtschaftlich problematisch sind.

Erfassungsmethoden

Clockin bietet App, Terminal und Browser. Mendato setzt auf weniger Wege, dafür stärker eingebettet: Die App erfasst Zeiten im Kontext von Einsätzen und Aufträgen (Video).

Hybridmodell (Papier + App)

Clockin ist konsequent digital ausgerichtet. Für klassische Papier-Stundenzettel gibt es keine dokumentierte Integration. In gemischten Teams entsteht so ein Medienbruch.

Mendato verfolgt einen echten Hybridansatz: Mitarbeitende mit Smartphone erfassen per App, Mitarbeitende ohne Smartphone arbeiten weiter mit Stundenzetteln. Papierzeiten können strukturiert digitalisiert werden (Video: Stundenzettel-Import) – alle Zeiten liegen anschließend zentral im System vor. Für die schrittweise Digitalisierung ist das ein großer Vorteil.

Offline & Mehrsprachigkeit

Beide Systeme bieten Offline-Zeiterfassung. Clockin speichert lokal und synchronisiert automatisch. Mendato ebenfalls, wobei Zeiten Einsätzen und Aufträgen zugeordnet bleiben. Bei der Mehrsprachigkeit bietet Clockin 16 Sprachen (manuell), Mendato passt sich automatisch an die Gerätesprache an.

06 – LohnvorbereitungLohnvorbereitung & Zuschläge

Weder Clockin noch Mendato ersetzen klassische Lohnabrechnungssoftware. Der Unterschied liegt darin, wie gut die Lohnabrechnung vorbereitet wird.

Clockin liefert Arbeitszeiten und Abwesenheitsexporte. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag (RTV) sind nicht integriert – müssen extern ergänzt werden.

Mendato bereitet die Lohnabrechnung strukturiert aus dem operativen Betrieb heraus vor. Zeiten entstehen im Kontext von Aufträgen und geplanten Schichten. Zuschläge nach Rahmentarifvertrag sind systemseitig berücksichtigt – Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge werden automatisch erkannt und in die Lohnvorbereitung integriert. Auch Urlaub und Krankheit sind als Teil der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erfasst, sodass Exporte an Steuerberater oder DATEV klar strukturiert und konsistent sind (Video: Lohndaten-Export).

07 – PersonalplanungWarum Planung in der Gebäudereinigung entscheidend ist

Unterhaltsreinigung

Clockin bietet aktuell keine Schichtplanung, keine Abbildung von Reinigungsintervallen und keine Struktur für Leistungsverzeichnisse. Planung muss in Excel oder auf Papier stattfinden.

Mendato ist genau dafür konzipiert: Objekte werden in Reviere und Räume gegliedert, Aufgaben mit Intervallen versehen. Daraus entstehen Schichten – Reinigungskräfte sehen alles direkt in der Operations-App (Video: Dienstplan).

Sonderreinigung & Abwesenheiten

Clockin kann Sonderreinigung nur indirekt über Projekte abbilden – keine zentrale Einsatzübersicht oder adressbasierte Planung.

Mendato behandelt Sonderreinigung als klar definierte Einsätze, verknüpft mit Kunden und Adressen. Über den Einsatzplan lassen sich Aufträge kurzfristig verschieben und Teams neu zusammenstellen.

08 – SubunternehmerSubunternehmermanagement – Fremdleistungen im Griff

Clockin ist auf eigene Mitarbeitende ausgelegt. In der öffentlichen Dokumentation finden sich keine Funktionen, um Subunternehmer anzulegen, zu disponieren oder abzurechnen. Subunternehmer müssen komplett außerhalb des Systems organisiert werden – per E-Mail, Excel oder Papier.

Mendato verfügt über ein eigenes Subunternehmerportal. Subunternehmer können als eigene Einheit angelegt werden, Einsätze einsehen und Leistungen bestätigen. Abgerechnet wird über ein Gutschriftsystem: Mendato erstellt eine Gutschrift (Video: Gutschriften erstellen), saubere Trennung zwischen Eigen- und Fremdleistung, rechtssichere Abwicklung. Die Subunternehmerleistungen sind auftragsbezogen, zeitlich nachvollziehbar und eindeutig abrechenbar.

09 – KundenmanagementTransparenz, Portale und Reklamationen

Clockin ist auf interne Zeiterfassung ausgerichtet. Ein Kundenportal oder strukturiertes Reklamationssystem sind nicht dokumentiert.

Mendato bietet ein Kundenportal (Video) und ein Ticketsystem für Reklamationen (Video). Kunden sehen Objekte, Zeiten und Einsätze – gerade bei Ausschreibungen wird das immer häufiger vorausgesetzt.

10 – PreisePreise & Kostenstruktur

Mit wachsender Mitarbeiterzahl kippt das Verhältnis schnell – besonders bei vielen Teilzeit- und Minijobkräften, die bei Clockin voll zählen. Mendato bietet Paketpreise mit allen Funktionen inklusive. Du kannst Mendato 7 Tage kostenlos testen – ohne Kreditkarte.

11 – KundenbewertungenWas sagen die Nutzer?

Hier der aktuelle Stand der Google-Bewertungen:

Clockin hat solide Bewertungen – die Rückmeldungen stammen aber aus verschiedenen Branchen (Handwerk, Verwaltung, Dienstleistung). Die Mendato-Bewertungen kommen nahezu ausschließlich von Gebäudereinigern und beziehen sich häufig auf Planung, Struktur und das Zusammenspiel von Zeiterfassung und Abrechnung.

12 – VergleichstabelleDie Vergleichstabelle

13 – FazitWann Clockin reicht und wann Mendato sinnvoller ist

Wann Clockin sinnvoll sein kann

Clockin ist eine solide, branchenübergreifende Zeiterfassung – einfache Einführung, flexible Nutzung per App oder Browser. Clockin kann passen, wenn du ein kleines Team hast, der Fokus auf Zeiterfassung liegt und wenig tarifliche Komplexität besteht.

Wo Clockin an Grenzen stößt

Sobald Unterhaltsreinigung, Schichten und Zuschläge sauber abgebildet werden müssen, stößt Clockin an Grenzen – nicht wegen schlechter Zeiterfassung, sondern weil Branchenlogik fehlt. Ein ähnliches Muster zeigt der Vergleich Mendato vs. Momozeit.

Wann Mendato die bessere Wahl ist

Mendato ist keine reine Zeiterfassung, sondern eine integrierte Branchensoftware. Die Stärken: Kunde → Objekt → Auftrag, Planung von Unterhalts- und Sonderreinigung, drei Zeitebenen, integrierte Lohnvorbereitung, Subunternehmerportal und Kundenportal. Mendato deckt den Funktionsumfang von Clockin ab und erweitert ihn um Planung, Abrechnung und Controlling. Sinnvoll in Kombination mit DATEV oder LODAS.