Zeiterfassungssoftware Gebäude­reinigung – Kriterien für die richtige Wahl

01 – EinführungWarum dieser Leitfaden bei der Entscheidung hilft

Zeiterfassung ist in der Gebäudereinigung kein Nebenthema. Sie ist die Grundlage für Löhne, Zuschläge, Planung, Controlling und Rechtssicherheit. Gleichzeitig ist die Auswahl der richtigen Zeiterfassungssoftware für viele Reinigungsfirmen schwierig – der Markt ist unübersichtlich, und die Unterschiede liegen oft im Detail.

Dieser Artikel ist bewusst kein Produktvergleich und keine Werbung. Er soll dir eine vollständige Entscheidungsgrundlage geben. Nach dem Lesen wirst du wissen, welche Kriterien wirklich relevant sind, warum sie wichtig sind und welche Lösungen zu deinem Betrieb passen.

Spätestens dann zeigt sich, ob eine Zeiterfassungssoftware wirklich für die Gebäudereinigung gebaut ist – oder ob sie nur ein allgemeines Zeiterfassungstool ist. Viele Lösungen stammen aus Handwerk, Industrie oder Büroumfeldern. Diese Branchen funktionieren anders: andere Strukturen, andere Zeitmodelle, andere Anforderungen.

In der Gebäudereinigung geht es nicht nur um „Wann hat jemand angefangen und aufgehört?“ – es geht um objektbezogene Zeiten, unterschiedliche Leistungsarten pro Objekt, Zuschläge nach Rahmentarifvertrag, Planung von Unterhaltsreinigung und Sonderreinigung, Nachweise gegenüber Kunden und Rechtssicherheit gegenüber Behörden.

02 – BranchenfokusWarum die Branche entscheidet – nicht die Funktionsliste

Zeiterfassung ist nicht in jeder Branche gleich. Genau hier liegt einer der größten Fehler bei der Softwareauswahl. Viele Anbieter bewerben ihre Lösungen als „für alle Branchen geeignet“ oder „flexibel einsetzbar“. Das klingt gut – ist für die Gebäudereinigung aber oft ein Nachteil.

Warum die Gebäudereinigung anders funktioniert

Gebäudereinigungen haben eine Arbeitsrealität, die sich deutlich von klassischen Betrieben unterscheidet: Mitarbeitende arbeiten nicht an einem festen Ort, Einsätze finden in vielen Objekten statt, ein Kunde hat oft mehrere Standorte. Dazu kommen parallele Leistungsarten, frühe und späte Arbeitszeiten, ein hoher Anteil an Minijobs und Zuschläge nach Rahmentarifvertrag.

Der Unterschied ist nicht „mehr Funktionen“. Der Unterschied ist die Grundlogik des Systems. Viele Reinigungsfirmen starten mit einer branchenübergreifenden Lösung, weil sie günstiger ist und schnell eingerichtet. Der Wechsel kommt später – wenn der Verwaltungsaufwand explodiert, Excel-Listen wachsen und Fehler in der Abrechnung auftreten.

03 – Architektur & ZeitmodelleWarum die Grundstruktur wichtiger ist als einzelne Funktionen

Viele Reinigungsfirmen vergleichen Zeiterfassungssoftware über Funktionslisten: App vorhanden? Ja. Zuschläge möglich? Ja. Export für den Steuerberater? Ja. Das Problem: Funktionen sagen wenig darüber aus, wie ein System intern denkt.

Die Systemarchitektur entscheidet, ob Daten logisch zusammenhängen, ob Auswertungen sauber möglich sind, ob Planung übersichtlich bleibt und ob das System mit deinem Betrieb mitwächst.

Warum Kunde → Objekt → Auftrag der Standard sein sollte

In der Gebäudereinigung ist die Realität fast immer so aufgebaut: Ein Kunde hat mehrere Objekte, ein Objekt hat mehrere Leistungen, jede Leistung hat eigene Zeiten, Teams, Zuschläge und Abrechnung. Eine saubere Systemarchitektur bildet genau das ab – mit klarer Trennung von Leistungen, sauberer Planung je Auftrag und präzisen Auswertungen.

Warum reine Ist-Zeit nicht ausreicht

Viele Systeme erfassen nur Startzeit, Endzeit und Pause. Damit kannst du Löhne abrechnen und Überstunden zählen. Was du nicht sauber kannst: erkennen, ob ein Objekt zu knapp geplant ist, ob Teams effizient eingesetzt sind oder ob Preise angepasst werden müssten. Probleme werden erst nach dem Monatsabschluss sichtbar – wenn Margen bereits verloren sind.

Gerade die Plan-Zeit ist in der Unterhaltsreinigung der entscheidende Hebel: feste Rhythmen, definierte Leistungsumfänge, klare Vorgaben pro Objekt. Ohne Plan-Zeit erkennst du nicht, ob ein Objekt dauerhaft „überläuft“ oder ob Reinigungskräfte systematisch zu wenig Zeit haben.

04 – Erfassungsmethoden & TechnikApp, Terminal, QR-Code – warum die Methode allein nicht entscheidet

Wenn über Zeiterfassung gesprochen wird, geht es sehr schnell um die Methode: App, Terminal, QR-Code oder NFC. Viele Reinigungsfirmen wählen ihre Software genau danach aus. Das ist verständlich – aber gefährlich. Denn die Erfassungsmethode ist nicht der wichtigste Punkt. Entscheidend ist, wie gut sie zur Realität deines Betriebs passt.

Der häufigste Denkfehler: „Welche Methode ist die beste?“ Die bessere Frage ist: „Welche Methode passt zu meiner Objektstruktur, meinen Mitarbeitenden und meinem Wachstum?“ Eine schlechte App in guter Architektur schlägt ein gutes Terminal in falscher Struktur. Die Methode ist austauschbar – die Systemlogik nicht.

GPS – sinnvoll eingesetzt, nicht als Überwachung

GPS ist eines der meistdiskutierten Themen. Wichtig ist die richtige Einordnung: GPS in der Gebäudereinigung bedeutet nicht permanente Überwachung oder Bewegungsprofile. Sinnvoll eingesetztes GPS bedeutet Prüfung beim Check-in, objektbezogene Anwesenheitsbestätigung und Nachvollziehbarkeit bei Abweichungen.

GPS-basierte Zeiterfassung ist datenschutzrechtlich zulässig, wenn Mitarbeitende informiert sind, der Zweck klar definiert ist und keine Dauerüberwachung erfolgt. Eine gute Lösung gibt dir die Kontrolle darüber, wie GPS genutzt wird.

Offline-Fähigkeit – unverzichtbar im Alltag

Viele Einsatzorte haben keinen stabilen Empfang: Keller, Tiefgaragen, Industriehallen, abgeschlossene Technikräume. Eine Zeiterfassungssoftware muss damit umgehen können. Zeiten müssen auch offline erfasst werden können und sich automatisch synchronisieren, sobald wieder Empfang da ist. Ohne Offline-Fähigkeit entstehen fehlende Zeiten, Nachträge und Frust.

05 – Korrekturen & PlanungWarum Zeiterfassung ohne saubere Planung an Wirkung verliert

Korrekturen und Nachträge

Egal wie gut ein System ist: In der Gebäudereinigung läuft nie alles exakt nach Plan. Jemand vergisst den Check-in, ein Einsatz dauert länger, ein Objekt wird spontan getauscht. Eine gute Software erkennt diese Realität an – sie versucht nicht, Abweichungen zu verbieten, sondern sauber handhabbar zu machen.

Entscheidend ist nicht, ob Korrekturen möglich sind, sondern wie sie möglich sind. Eine gute Lösung trennt klar zwischen Erfassung und Korrektur, macht sichtbar wer was geändert hat, dokumentiert Änderungen nachvollziehbar und ermöglicht Freigaben oder Prüfungen.

Planung – zwei völlig unterschiedliche Welten

In der Gebäudereinigung gibt es zwei zentrale Planungslogiken, die klar getrennt betrachtet werden müssen:

Eine gute Zeiterfassungssoftware muss beide Welten unterstützen – nicht mit einem Kompromiss, sondern mit passenden Werkzeugen. Wenn Planung und Zeiterfassung getrennt sind, stimmen Soll- und Ist-Zeiten nicht überein und Auswertungen werden ungenau. Wenn beides zusammen gedacht wird, werden Abweichungen früh erkannt und Einsatzplanung wird datenbasiert.

Zeiterfassung liefert die Fakten. Planung macht sie steuerbar. Viele Betriebe sagen: „Wir brauchen erstmal nur Zeiterfassung.“ Kurzfristig stimmt das. Langfristig entsteht dann ein zweites Tool, doppelte Pflege und Medienbrüche. Die bessere Frage ist: „Kann diese Zeiterfassung auch die operative Realität abbilden?“

06 – Lohn & ZuschlägeWarum Zeiterfassung ohne Tariflogik gefährlich wird

Spätestens bei der Lohnabrechnung zeigt sich, ob eine Zeiterfassungssoftware wirklich zur Gebäudereinigung passt. Der Rahmentarifvertrag (RTV) ist in der Branche kein Sonderfall, sondern Alltag: Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge, unterschiedliche Zuschlagshöhen je Zeitfenster.

Diese Zuschläge hängen nicht nur von der Stundenzahl ab, sondern von Uhrzeit, Wochentag, Feiertagen und teilweise regionalen Besonderheiten. Eine Zeiterfassungssoftware muss diese Logik verstehen – nicht nur „irgendwie berücksichtigen“.

Quelle: die-gebaeudedienstleister.de – Rahmentarifvertrag Gebäudereinigung

Wichtig: Zeiterfassungssoftware ist keine Payroll – sie ersetzt kein Lohnabrechnungsprogramm. Aber sie ist die Datenbasis für die Lohnabrechnung. Deshalb muss sie saubere Arbeitszeitkonten führen, Über- und Unterstunden korrekt berechnen, Zuschläge eindeutig ausweisen und Exporte für externe Lohnbuchhaltung ermöglichen. Mendato bietet hierfür eine integrierte Lohnvorbereitung mit DATEV-Export.

07 – Kosten, UX & SkalierbarkeitWarum der günstigste Preis selten die beste Entscheidung ist

Preismodelle verstehen

Bei der Auswahl schauen viele Reinigungsfirmen zuerst auf den Preis. Das ist verständlich – aber entscheidend sind nicht nur die monatlichen Lizenzkosten, sondern die Gesamtkosten im Betrieb.

Typische Kostenfallen: zusätzliche Kosten für Zuschlagslogik, Gebühren für DATEV-Exporte, Aufpreise für Objektleiter-Zugänge, Hardware-Kosten und Einrichtungsgebühren. Der größte Kostenfaktor ist aber oft nicht die Software, sondern der Aufwand drumherum: Zeiten manuell nachpflegen, Zuschläge kontrollieren, Fehler korrigieren.

Mendato arbeitet mit Paketpreisen nach Betriebsgröße: ab 99 €/Monat (0–10 RK), 199 € (11–30), 299 € (31–50), 499 € (51–100). Alle Funktionen sind enthalten – keine versteckten Aufpreise für Zuschlagslogik oder Exporte.

Benutzerfreundlichkeit (UX) entscheidet über Akzeptanz

Gute UX zeigt sich nicht in Farben oder Animationen, sondern in konkreten Fragen: Wie viele Klicks braucht ein Check-in? Ist sofort klar, was zu tun ist? Versteht man die App auch ohne Schulung? In der Gebäudereinigung ist das besonders relevant, weil Mitarbeitende wenig Zeit haben, Einsätze unter Zeitdruck stattfinden und Sprachbarrieren vorhanden sind.

Jede unnötige Abfrage erhöht Fehlbedienungen und Frust. In der Praxis verliert die funktional „stärkere“ Software gegen die einfacher nutzbare.

Skalierbarkeit – Wachstum mitdenken

Was bei 5 oder 10 Mitarbeitenden funktioniert, kann bei 50 oder 100 zum Problem werden. Echte Skalierbarkeit bedeutet nicht nur „mehr Nutzer anlegen“, sondern: mehr Objekte ohne Strukturverlust, mehr Rollen (Objektleiter, Büro, Geschäftsführung), saubere Trennung von Zuständigkeiten und klare Rechte.

08 – FazitWie du diese Kriterien für deine Entscheidung nutzt

Die Auswahl einer Zeiterfassungssoftware für die Gebäudereinigung ist keine reine IT-Frage. Sie ist eine strategische Entscheidung für Organisation, Wachstum und Stabilität deines Betriebs. Zeiterfassung entscheidet darüber, wie sauber Löhne abgerechnet werden, wie zuverlässig Zuschläge berechnet sind, wie gut Objekte geplant werden und wie viel Verwaltungsaufwand im Büro entsteht.

Schritt für Schritt zur richtigen Wahl

1. Starte mit deiner Realität, nicht mit Anbietern. Kläre intern: Wie viele Objekte habt ihr? Unterhalts- oder Sonderreinigung oder beides? Wie komplex sind Zuschläge? Wo entstehen die meisten Probleme?

2. Prüfe die Grundlagen zuerst. Branchenfokus, Systemarchitektur, Zeitmodelle, Zuschlagslogik, Skalierbarkeit und UX – wenn ein System hier nicht passt, helfen Zusatzfunktionen nicht weiter.

3. Teste richtig. Baue echte Objekte nach, lege reale Schichten an, lass Reinigungskräfte die App testen, prüfe Zuschläge, simuliere Korrekturen. Die Frage ist nicht „Was kann die Software?“, sondern: „Wie fühlt sich unser Alltag damit an?“

4. Nimm Warnsignale ernst. Sätze wie „Das können wir später anpassen“, „Das machen unsere Kunden meist in Excel“ oder „Für die Gebäudereinigung gibt es einen Workaround“ zeigen oft, dass die Software strukturell nicht passt.

5. Denke langfristig. Die wichtigste Frage ist nicht „Funktioniert das jetzt?“, sondern: „Will ich mit diesem System in 3–5 Jahren noch arbeiten?“

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09 – FAQHäufig gestellte Fragen